השאירו את הידע בארגון

מי שרוצה ללמוד ולהבין כיצד פועלת קהילה מגובשת, לומדת ומצליחה, צריך היה לבוא לכנס KM 2009. כנס ניהול הידע השנתי, שנערך אתמול (ד') זו השנה השביעית ברציפות, עמד מול החשש לגבי כמות המשתתפים, בגלל ה-"מצב". לשמחת כל הצדדים, הפסימיות הייתה מיותרת. את האולם במרכז הכנסים אווניו גדשו כ-300 מנהלי ידע מכל הארגונים במשק, גדולים כקטנים, מהמגזר הציבורי והממשלתי, מצה"ל ומהמגזר הפרטי.

כל הדוברים בכנס לא הותירו ספק בדבר תרומתו של ניהול הידע למימוש היעדים העסקיים של הארגון. הסקר השנתי שנערך על ידי חברת ROM Knowledgeware בשיתוף עם אנשים ומחשבים, הראה, כי בקרב מרבית הארגונים אין כוונה לקצץ בתחום ניהול הידע.

מוריה לוי, מנכ"לית ROM וה-"גורו" האולטימטיבית של קהילת ניהול הידע בישראל, ייעצה לעמיתיה כמה עצות. גם אם תחום ניהול הידע בארגון שלהם לא עומד להיות מקוצץ, אמרה, והתמזל מזלם ואפילו יש להם גם תקציבים – מן הראוי שיצניעו לכת. לא חייבים להעלות את כל הפרויקטים, גם אם הבשילו. ואם כבר מעלים, אז ללא טקסים ראוותניים, ובלא הרבה רעש.

למנהלי הידע נועד תפקיד נוסף בעת משבר. אחת הבעיות החמורות שנובעות מפיטורי עובדים, היא העובדה שהעובד לוקח את הידע איתו. לפעמים מדובר בשנים של התמחות מסוימת בתהליכים. כך, במכתב פיטורים אחד, יכולה עבודה של מאות שנות אדם, המתמחה בנושא מסויים – לרדת לטמיון עם עזיבתו. לוי הציגה המלצה מעניינת, לפיה בכל ארגון יתקיים תהליך מסודר של העברת ידע בין העובדים. לשיטתה, על ארגונים להיערך לקראת פיטורי עובדים, באמצעות תהליכים מסודרים של שיתוף ידע מוגבר בין קבוצות עבודה שונות.

התהליך הזה דורש הרבה מאוד תעצומות נפש מצד בעלי הידע, כמו גם כושר ניהול מבריק של העומדים בראש הפירמידה הארגונית. כי הרי לא יעלה על הדעת שהנהלה תצהיר מראש על כוונותיה לפטר עובדים, ותדרוש מהם להעביר ידע אחד לשני. מעבר לכך, במהלך תהליך הלמידה, ייווצר מצב בו משתפי הידע לא יידעו אם הם המפוטרים העתידיים – או שמא אלו חבריהם. סיטואציה לא קלה לכל הדיעות.

למרות זאת, ברור לכל כי המחיר שהארגון עלול לשלם, אם יאבד את הידע הארגוני בשל עזיבת העובדים הוא גבוה. בכנס הועלה רעיון, שספק אם ניתן לקיימו ברמה החוקית, לפיו שימור הידע צריך להיות חלק בלתי נפרד מהסכם העבודה עם העובד. כלומר, שבחוזה יהיה סעיף שמחייב את העובד לבצע תהליך של שימור ידע, כתנאי לקבלת המגיע לו בחוזה. הדוברים בכנס הסכימו כי תהליך שימור הידע בין העובדים חייב להיות על בסיס של הסכמה, רצון טוב, ובאווירה טובה.

ניהול ידע – ב-DNA של העובדים
אין ספק, זו משימה קשה. אולם אז בא לכנס רון חולדאי, ראש עיריית תל אביב-יפו, והוכיח, כי למרות הקושי – זו משימה אפשרית. לשיטתו, ניהול הידע בעירייה הגדולה הפך להיות חלק מה-DNA של כלל העובדים. שאלתי את חולדאי כיצד הצליח להנחיל נושא זה לאלפי עובדי העירייה, שאינם עשויים כמקשה אחת. "זה עניין של ניהול", ענה חולדאי, "ואי אפשר להסביר כיצד מנהלים נכון, אלא פשוט מבצעים את זה. אבל ברמה הפרקטית, תהליך ההחדרה הוא איטי ביותר. צריך משוגע לדבר שיתחיל בזה".

ה-"משוגע" הזה הוא זוהר שרון, מנהל הידע העירוני בעיריית תל אביב-יפו, שהשתתף גם הוא בכנס. הוא, כמו רבים אחרים, התחיל לטפל בנושא כ-"עבודה נוספת". כאשר החלו להבחין בתוצאות בשטח, נתנה העירייה את משאבי כוח האדם שנדרשו לכך. בתל אביב זה ארך כמעט עשור. ברור שזה לא היה יוצא לפועל, אילו שרון לא היה מוצא אוזן קשבת אצל חולדאי והנהלת העירייה. כיום, אמר חולדאי, מי שלא משתף ידע בעירייה – נחשב לחריג. כך, אם בעירייה יפוטרו עובדים, הרי שבשל הטמעת ניהול הידע שנעשתה, הנזק שייגרם לידע הארגוני יהיה קטן יותר.

יומולדת עשר
אי אפשר לדבר על ניהול ידע בארץ, מבלי לדבר על מוריה לוי, מנכ"לית ROM. לוי החלה לדחוף את התחום בישראל לפני 10 שנים. רבים לא הבינו אז, על מה היא מדברת. במרבית הארגונים כלל לא היה תפקיד מוגדר של מנהל ידע. למעשה, הוא פוזר בין שורה של תפקידים. אבל בעקשנות המלווה בהתמדה, הצליחה לוי להפוך את התחום הזה למקצוע. היא עצמה הגיעה לתחום במקרה, כפי שהעידה על עצמה בראיון לאחרונה. "מנכ"ל חברת היי-טק בשם פוקסקום", אמרה, "הציע לי ב-1999 לעשות פרויקט ניהול ידע. כיוון שלא הכרתי את התחום, החלטתי ללמוד אותו. גיליתי אז שיש כבר גרעין של אנשים בישראל שלומד את התחום, ובתוך חודשיים הייתי בקשר עם עדנה פשר, חלוצת ניהול הידע בישראל, וביחד הקמנו את ROM", סיפרה בראיון.

מאז, התפתח התחום והגיע לאן שהגיע כיום. לוי נחשבת לסמכות מקצועית בתחום. לכנסים שלה ולפורום KMI שהיא מנהלת – במסגרת פורומי הקהילה של אנשים ומחשבים, מגיע בקביעות ובאדיקות מספר גדל והולך של אנשים העוסקים בתחום. המאבק על מעמדם – פסק. גם כעת בתקופת משבר, הם ממשיכים לשמור על מעמדם היציב.