המדריך המלא לרכישת סורק לעסק

כתב: יניב אמינוף, מנהל מכירות החטיבה העסקית, הדפסה וסריקה באפסון (Epson) ישראל.

סורק מסמכים ממיר מילים ותמונות שנמצאים או מודפסים על נייר בשווה ערך דיגיטלי. טכנולוגיית הסריקה משיגה מטרה זו באמצעות שימוש בטכנולוגיה אופטית. מכיוון שנייר מתכלה, תהליך הסריקה מסייע בשימור המידע גם בעתיד.

כיום, סורקי המסמכים נמצאים כמעט בכל מקום. ניתן למצוא טכנולוגיית סריקת מסמכים בבנייני משרדים בתל אביב, טוקיו וניו-יורק, בארגונים שונים – מבתי חולים, אדריכלים ועיריות, ועד למוסדות ממשל, צבא ואינספור עסקים קטנים ובינוניים. אין ספק שיהיה הוגן לומר שסורקי המסמכים פופולריים כיום כמו המדפסת והמחשב האישי. יותר מכך, ניתן לומר שכשעולם ההדפסה עובר למדפסות מרכזיות, עולם הסריקה עובר לסריקה אישית. סריקת מסמך מתחילה תהליך עבודה ולכן, יש צורך בסורק על שולחן העבודה. אסור גם לשכוח עובדת בסיס אחת: ללא גישה לטכנולוגיית סריקת מסמכים מדויקת ואיכותית, מסמכים רבים פשוט ייהרסו במהלך תהליך ההזדקנות והבלאי הטבעי שלהם.

יש בשוק לא מעט סורקים, בגדלים שונים ולמטרות שונות:

סורק שטוח – סורקים שטוחים, המצוידים במשטח סריקה או זכוכית, משתמשים בטכנולוגיית CIS (ר"ת Contact Image Sensor) או בטכנולוגיית CCD (ר"ת Charged Coupled Device).

סורקי מזין – סורקים בעלי מזין נייר לסריקת מסמכים רבי עמודים. סורקי המזין הבסיסיים הם בעלי מזין נייר שמתאים לעד 50 עמודים והסורקים המקצועיים מגיעים עם מזין נייר ל- 100 דפים ומעלה. לסורקים אלה יכולת סריקה דו צידית, שנקראת בעגה המקצועית סריקת דופלקס, ויש להם יכולת סריקה שמגיעה לעומס עבודה של אלפי דפים ביום.

סורקים ידניים – הסורק הידני עובר על המסמך שהתכוונת לסרוק באמצעות תנועה שנוצרת על ידי תנועות היד של מפעיל הסורק. סורקים ידניים שימושיים במיוחד עבור אנשי מכירות או כאשר מדובר בתנאי שטח שבהם יש הכרח בשימוש במוצר נייד.

סורקי סמארטפונים – בשנים האחרונות יש התפוצצות במספר ובמגוון היישומים הניידים. טכנולוגיית הסריקה היא לא יוצאת מן הכלל, ולסמארטפונים רבים יש את היכולת לסרוק מסמכים ואובייקטים. סמארטפונים משתמשים במצלמה המובנית שלהם כדי לצלם תחילה תמונה של אובייקט או מסמך.

סורקים של אפסון. צילום: יח"צ

כיצד לבחור סורק לעסק?

בחירת סורק עלולה להיראות מורכבת בהתחלה. יש לזכור כמה דרישות, כמו גם לקחת מראש בחשבון שיש סוגים רבים ושונים של סורקים לבחירה. כדי לעזור לכם לבחור את סורק המסמכים המתאים ביותר לעסק שלכם, זכור.זכרי את הגורמים הבאים:

מה אתם צריכים לסרוק?
סוג הסורק שתבחרו אמור להיות מסוגל לסרוק בקלות את סוגי המסמכים הדרושים לכם כדי לבצע דיגיטציה ולהפוך את ה-"מצולם" או הנסרק לתמונה דיגיטלית ברורה וחדה. האם אתם סורקים מסמכים וקבלות מנייר? תעודות (רישיונות נהיגה או תעודות זהות)? תצלומים? האובייקטים הנסרקים צריכים להיות השיקול העיקרי בבחירת סורק.

רוב סורקי המסמכים מסוגלים לטפל בקלות ברשומות נייר, קבלות ותעודות שונות. עם זאת, כדי לסרוק תצלומים, תזדקקו לסורק שתוכנן במיוחד לתמונות. סורקי תמונות מציעים רזולוציה גבוהה יותר וצבעים משופרים, ומשמרים את מראה הצילומים בעת ההצגה הדיגיטלית.

כמה מסמכים אתם מתכוונים לסרוק?
אם התכנון הוא לבצע דיגיטציה של עשרות שנים של ארכיוני נייר, יהיה צורך בסורק מסמכים בנפח גדול, שיכול להתמודד עם ערמות מסמכים ללא פיקוח רב או עבודת כפיים. סורקי מסמכים מתקדמים מגיעים בדרך כלל עם מזין אוטומטי, שיכול לבצע דיגיטציה של כמויות גדולות של ניירת ללא פיקוח – מה שמאפשר ליצור ארכיון דיגיטלי ולהעלות לענן את כל ארונות התיוק של פעם. אם הכוונה היא לסרוק מסמכים רק מדי פעם, יהיה טוב יותר להתחיל לחשוב על דגמי סורקים פשוטים (וזולים) יותר.

האם אתם זקוקים לאופציית חיבור המערכת למערכת הניהול הארגונית?
זיהוי תווים אופטי (OCR) הוא תכונה מתקדמת לניהול מסמכים, המאפשרת למחשב לקרוא בקלות את הטקסט במסמכים. ה-OCR מאפשר לארגן, לחפש ולעצב את המסמכים הסרוקים בקלות. מדובר בדרך כלל בתכונה סטנדרטית, שכלולה ברוב סורקי המסמכים המודרניים, והיא יכולה לחסוך לארגונים ועסקים לא מעט זמן. יש בהחלט לבדוק גם את האפשרות להתאים את הסורק למערכת הארגונית, כדי למקסם את תהליכי העבודה. יכולת ברקוד תביא לייעול העבודה, ותאפשר ארכוב וחיפוש מסמכים בקלות יתרה.

נשמח לסייע לכם בהתאמת הסורק המתאים ולעזור בהתאמת סורקי אפסון למערכות הארגון.

להרשמה לאירוע לחצו כאן.