"העתיד שייך לאלה שיוכלו להתאים את עצמם לקצב השינוי המהיר"

לקראת כנס Aligning Execution With Strategy מספר אמיתי כהן, ראש שירותי הייעוץ וה-PPM בחברת הייעוץ והאינטגרציה פרוסיד (Proceed), על האתגרים בבניית תוכניות עבודה בעידן המשתנה ואיך ניתן לצלוח אותם.

"בתקופה האחרונה זיהינו בתהליכי הייעוץ השונים מגמה חדשה בקרב ארגונים גדולים, שבה תוכניות העבודה השנתיות והרב שנתיות שלהם הופכות לפחות ופחות רלוונטיות. זאת, בעיקר מפני שקצב השינוי בתקופה זו מהיר יותר מבעבר ומצבי אי ודאות נעשו נתון קבוע. כשמצב זה לא נתמך על ידי תוכנית העבודה של הארגון, הוא מוצא את עצמו בבעיה", אמר כהן.

הוא הסביר כי "תוכניות העבודה אמורות לממש את אסטרטגיית הארגון בצורה גמישה מספיק על מנת לתת מענה גם לשינויים, אך במרבית המקרים, הן נקבעות זמן רב מראש ולא בנויות באופן המאפשר תמיכה בשינוי. התוצאה שאנחנו פוגשים בשטח היא שבכל שנת עבודה מתחילה לחלחל ההבנה שהתוכנית שגובשה כוללת בחלקה גם פרויקטים לא רלוונטיים, וחלקם אף, בסופו של דבר, לא יצאו לפועל. ברור לנו, בפרוסיד, שבעידן זה נדרש הארגון לגבש מנגנון שיאפשר לו לתכנן קדימה בתנאי אי הוודאות".

"פרוסיד מספקת פתרונות חדשניים ויצירתיים לניהול תוכנית העבודה והפרוטפוליו הארגוני, תוך הובלה מקצועית של גופי CIO ,OCIO ,ePMO ועוד", הוסיף כהן. "אנחנו מסייעים לארגונים לממש את הפוטנציאל הגלום בהשקעותיהם הטכנולוגיות תוך התמודדות עם אי ודאות אפשרית, וכן וידוא הערך המתקבל מההשקעות – החל מפרויקט בודד, דרך אוסף פרויקטים ועד לפורטפוליו הארגוני כולו. אנחנו מסייעים בייעוץ, הטמעת כלים וליווי בכוח אדם, ואף בנטילת בעלות על התהליך ככל שנדרש".

"קורה כאן שילוב מאוד מעניין", אמר. "העולם הפך גלובלי – גבולות מיטשטשים והזירה העסקית משנה את פניה תדיר, ארגונים הופכים רב ממדיים ורב תרבותיים, וזוהי מורכבות שדורשת יכולות אינטגרטיביות גבוהות יותר מבעבר. ומעל כל אלה, קצב השינוי גדל מעריכית – אוטומציה, דיגיטציה, הדרישות המשתנות של השוק, מיזוגים, רכישות ואף מגיפת הקורונה, שהתפרצה בשנה האחרונה. תחת אילוצים אלה נדרשים ארגונים להתאים את עצמם באופן רציף על מנת להמשיך ולהיות תחרותיים בשוק שבו הם פועלים, ולעתים אף מעבר לו".

המרכיב העיקרי של תוכנית ההשקעות הארגונית

"במחזור חייה של כל פירמה קיימים שני מצבים: צמיחה וערך. צמיחה היא השלב הראשוני, שבו הארגון גדל בקצב דו ספרתי בשנה. ערך הוא השלב שבו החברה צומחת בקצב איטי יותר, חד ספרתי לשנה, ובשלב זה היא צריכה להמציא את עצמה מחדש באמצעות יוזמות חדשות שיחזירו אותה, לפחות חלקית, לצמיחה דו ספרתית. כך, לדוגמה, לאחר שאמזון הגיעה לפריסה גלובלית בעולם האי-קומרס, היא התחילה להשקיע במוצרים ובשירותים חדשים – Amazon Go, שירותי בריאות, הלוואות לעסקים קטנים ועוד, על מנת לייצר מנועי צמיחה נוספים", אמר כהן.

לדבריו, "יוזמות אלה הן המרכיב העיקרי של תוכנית ההשקעות הארגונית".

"לכן", ציין, "כשחברה באה לבנות את תוכנית ההשקעות השנתית שלה, עליה להתמודד עם הנחת יסוד של שינוי קבוע, אך עדיין תחת מסגרת עבודה מוגדרת. בשלב בניית התוכנית, פרוסיד מדגישה ללקוחותיה שעליהם להתמקד בשלושה מרכיבים עיקריים: גמישות שתאפשר שינוי במקרה הצורך, וידוא הערך המתקבל מההשקעה ותהליך ביצוע שמבטיח את שניהם".

כהן אמר כי "על מנת לבנות יכולת של מענה לשינויים, תוגדר תוכנית העבודה ברזולוציה רבעונית או חצי שנתית. בכל תקופה יש לבדוק מה הערך שהושג, ואז לעשות כיוונון מחדש לתקופות הבאות. כך אנחנו מייצרים לארגונים ולחברות 'תוכנית עבודה מתגלגלת', שמאפשרת תכנון מספיק זמן קדימה, ובמקביל בניית יכולת לתת מענה לשינוי, כשזה יגיע".

עוד הוא הדגיש ש-"ארגונים נדרשים להפנים שמבלי יכולת הניהול של תכנית עבודה גמישה, התשואה הצפויה מההשקעות השונות, כגון קיצור זמן ההגעה לשוק, חיסכון במשאבים, רמת איכות גבוהה יותר ו/או שביעות רצון הלקוח, תהיה בעייתית ולעתים אף בלתי ניתנת להשגה".

"החוקר הבריטי צ'רלס דארווין קבע ש-'לא המינים החזקים ביותר או האינטליגנטים ביותר הם אלה ששורדים, אלא אלה שמגיבים בדרך הטובה ביותר לשינויים'. בהתייחס לפירמות וארגונים, נראה שממרחק של כ-150 שנים, מילים אלה רלוונטיות מתמיד", אמר כהן.

מה תציגו בכנס?
"הכנס יעסוק בסוגיות מתקדמות בתחום תוכניות העבודה, כגון מענה לשינוי, מדידת תהליך ומדידת ערך, וכן אוטומציה של תהליכי בנייה ובקרה של תוכניות עבודה ארגוניות".

רוצים לשמוע עוד? להרשמה לכנס לחצו כאן.