מחקר: רק ל-46% מהארגונים יש תכניות לשימור המידע שלהם

פחות ממחצית מהארגונים בעולם הם בעלי תכניות לשימור המידע שלהם – נתון המעיד על פער בין יעדי ניהול המידע הארגוני ובין המצב בפועל – כך עולה ממחקר שערכה סימנטק (Symantec). מרבית הארגונים (87%) מאמינים שאסטרטגיית שימור מידע נכונה תאפשר להם למחוק מידע לא נחוץ, בעוד שרק ל-46% מהם יש בפועל תוכנית שימור מידע קיימת.

ענקית האבטחה פרסמה את הממצאים של מחקר תקינות ניהול המידע 2010 שלה (2010 Information Management Health Check Survey), שבוצע ביוני השנה בקרב 1,680 מנמ"רים ויועצים משפטיים בארגונים ב-26 ארצות.

מהמחקר עולה, כי ארגונים רבים שומרים מידע לאורך זמן ללא התייחסות לחשיבותו, במקום להטמיע מדיניות המאפשרת להם למחוק באופן מאובטח נתונים ורשומות לא חשובים. בשל כך, הם סובלים מעלויות אחסון גבוהות, ההולכות וגדלות. כך, משקלול התשובות עלה, כי כרבע מהנתונים בארגונים שמגבים אותם – כלל לא דרש גיבוי. ריבוי הגיבוי וגיבוי לא נכון הביא לחלונות גיבוי הולכים ומתארכים, בעוד שזמני התאוששות הופכים לבלתי מתקבלים על הדעת. ריבוי השמירה והגיבוי גם יחד, נמסר, הביא לחוסר גישה למידע, יחד עם תהליך גילויו, שהפך להיות ממושך, בלתי יעיל ויקר.

עוד עלה, כי ארגונים אינם מיישמים נכונה את נהלי הגיבוי, האחזור וארכוב. כך, כלל פעולות אלה, שנעשו לצורך הלימה לחוקים ותקנות, הביא לשמירה מיותרת של 40% מהמידע הארגוני בממוצע, שלא ענה לדרישות המשפטיות שלמענן גובה.

מהמחקר עלה גם, כי כמעט מחצית מהארגונים בסקר אינם משתמשים באופן הנכון בתוכנות גיבוי והתאוששות שלהם עבור ארכוב. זאת, לצד הנתון המראה שעל אף ש-51% מהארגונים אוסרים על עובדים ליצור ארכיונים פרטיים במחשבים שלהם, הרי ש-65% מהם אישרו, כי העובדים עושים זאת בכל מקרה, ועל בסיס קבוע.

"שימור נתונים ללא הגבלת זמן מוביל לבזבוז אינסופי", אמר שמוליק אנג'ל, מנכ"ל סימנטק ישראל. לדבריו, "ארגונים מודעים לערך של תוכנית ניהול מידע חזקה, אך רבים מדי עדיין ממשיכים בנוהל המיושן של שמירה על הכול לתמיד". אנג'ל הוסיף, כי "כמות הנתונים גדלה באופן אקספוננציאלי, כך ששמירת מידע רב ולא נחוץ לאורך זמן גוזלת כמויות גדולות של נפח אחסון ודורשת יותר מדי משאבי  IT. כתוצאה מכך, עסקים מבזבזים הרבה יותר מדי זמן וכסף בנושא. כל שנדרש מהם הוא לשנות את מדיניות ניהול המידע וגילויו".