מעביר את המושכות: אילן אללוף, מנהל מרכב"ה, מסכם קדנציה

בסוף החודש שעבר סיים אילן אללוף את תפקידו כמנהל יחידת מרכב"ה הממשלתית, שאחראית על מערכת ה-ERP העונה לשם זה. אללוף סוגר קדנציה של חמש שנים ועוד שמונה שנים בסיבוב קודם, כאשר בין לבין הוא מילא תפקידים בסקטור הפרטי, בהם כמנמ"ר חיפה כימיקלים.

מרכב"ה הם ראשי תיבות של מערכת רוחבית כוללת. המערכת מהווה תשתית ה-ERP של הממשלה, והיא מבוססת בעיקר על פלטפורמות של סאפ. זהו אחד הפרויקטים היותר שאפתניים שממשלות ישראל לדורותיהן ביצעו – ודאי בתחום המחשובי, והוא החל עוד בשנת 2000. כיום המערכת נמצאת בשימוש של כל המשרדים ויחידות הסמך של הממשלה, ובסך הכול של כ-90 יחידות ממשלתיות שפרושות ב-600 נקודות ברחבי הארץ. מספר המשתמשים בה עומד על עשרות אלפים – מנהלים ועובדים.

טרם פורסם שמו של המחליף של אללוף, אולם ההערכה היא שזה יקרה בימים הקרובים.

בראיון פרידה מיחידת מרכב"ה שנתן אללוף לאנשים ומחשבים הוא סוקר את האתגרים שעמדו בפניו בניהול ותחזוקת אחת המערכות הקריטיות שבתקשוב הממשלתי, כיצד פעל לקידום שיפור חוויית המשתמש במערכת מורכבת זו, בעיקר התאמתה לעידן הטלפונים הניידים והדיגיטל, ומה הוא משאיר לבא אחריו בתפקיד. אללוף טרם החליט לאן מועדות פניו, אולם לדבריו, זה לא יהיה בסקטור הממשלתי.

מדוע החלטת לפרוש דווקא כעת?
"כי רציתי לעבור לאתגר הבא. ברמה האישית, סיום הקדנציה השנייה שלי במרכב"ה היא סגירת מעגל. היה ועדיין ברור לי שעוד נכונו לפרויקט הזה אתגרים רבים, אבל היה ויש לי את הרצון לעשות משהו אחר. לא אסתיר שהיו לי לא מעט התלבטויות כבר זמן רב האם לעזוב את התפקיד, שהרי יכולתי להמשיך בו עוד כמה שנים. אבל אז הגיע הרצון לעשות משהו אחר, וכשזה בא – אי אפשר להדוף את זה.

כשחזרתי לתפקיד בפעם השנייה היה ברור לי שזה לתקופה של קדנציה אחת, ואני שלם עם ההחלטה לסיים עכשיו ולא להמשיך לקדנציה נוספת".

איך אתה מגדיר את מערכת מרכב"ה?
"מרכב"ה זה קודם כל חזון. זהו חזון שהממשלה הציבה לעצמה, לניהול המשאבים הרוחביים שלה במערכת אחת. באופן כללי. מדובר על ניהול של המשאבים הממשלתיים בעולמות התוכן, ובולט בכך התחום הפיננסי – הנהלת החשבונות, הדו"חות הכספיים והתשלומים. המשרדים השונים מעבירים מאות מיליוני שקלים דרך מרכב"ה. זוהי מערכת סופר קריטית, שאין מצב שהיא עוצרת אפילו לדקה, ואם זה קורה – חייבים לתת מענה מיד, 24 שעות ביממה. בנוסף, יש כל הזמן בקשות מהמשתמשים לשינויים ועדכונים במערכת, לאור הצרכים שלהם.

זה בצד של התחזוקה, אבל זה לא העיסוק העיקרי שלנו. יחידת מרכב"ה היא גוף שמאוד מוטה פרויקטים ותוכנה. כדי להבין את סדרי הגודל, בכל רגע נתון היחידה עוסקת בקצת יותר מ-80 פרויקטי פיתוח שונים, גדולים, בינוניים וקטנים".

מי הלקוחות שלכם?
"הלקוחות המרכזיים שלנו הם בעלי התפקידים בממשלה, שממששים את היעדים העסקיים של גופי המטה הממשלתיים. אחד הבולטים שבהם הוא אגף החשב הכללי במשרד האוצר, על כל שלל פעילותיו".

תן דוגמאות לפרויקטים שביצעתם.
"יש לא מעט, ואחד המרכזיים שבהם היה פיתוח נושא הערבויות הדיגיטליות – תהליך שהיה מורכב וביורוקרטי, ונגע לכל פעם שבה היה צורך לספק ערבויות בממשקים מול משרדי הממשלה, בדרך כלל מכרזים. כיום זה דיגיטלי ונוח לשימוש. לא עשינו אותו לבד אלא עם שותפים רבים, כמו המפקח על הבנקים והמפקח על הביטוח. הערבות מגיעה, בסופו של דבר, חתומה דיגיטלית.

פרויקט נוסף נוגע לתחום גיוס העובדים: מחשבנו את תהליך הראיונות בוועדת הבוחנים בנציבות שירות המדינה. עד אז, כל המידע על התהליך נאסף בקלסרים, ותהליך הראיון וההחלטות האם לקבל את המועמד.ת לעבודה או לא היה מסורבל וערך זמן רב. כיום, רכז הוועדה מכניס את המידע כולו לפלטפורמה דיגיטלית, מה שעשה את תהליך קבלת ההחלטות מהיר, שקוף ואמין יותר. ברמה הטכנולוגית, שמנו את הדגש על חוויית המשתמש, ואנחנו קרובים לדור הבא של הצד הזה של המערכת.

אחד האתגרים שעמדו בפנינו הוא איך נותנים מענה לעבודה עם מרכב"ה באמצעות הטלפון הנייד, בהינתן שמדובר במערכת סגורה, קריטית ורגישה. עשינו עבודה משותפת עם מערך הסייבר הלאומי, מיפינו תהליכים קריטיים – וגם אחרים, שהם פחות קריטיים. כיום אפשר לעבוד עם המערכת באמצעות הסמארטפון. כך, למשל, אלפי מנהלים בשירות הציבורי מאשרים הזמנות רכש מהטלפון הנייד, בכל שעה ומכל מקום. לטעמי זו מהפכה של ממש".

מהי התפיסה הניהולית שלך?
"הקדנציה שלי התאפיינה במה שקרוי אסדרה ניהולית של הרבה תהליכי עבודה, שתכליתה היא לשפר את השירות. יש למרכב"ה הרבה מאוד לקוחות, בכל משרדי הממשלה ויחידות הסמך, ובאופן טבעי, יש לכל אחד מהם בקשות וציפיות, שצריך אותן. השאלה היא איך. הקמנו ועדה משותפת ללקוחות, להנהלות הגופים ולנציגים שלנו, שמקבלת את כל הפניות ויוצרת מנגנוני תיעדוף. הכול נעשה בצורה שקופה וברורה, ואני מקווה שהיחידה תמשיך עם זה גם אחריי, ושזה יצליח".

מה הדבר הכי חשוב שלדעתך עשית בתקופה האחרונה, כזה שתמיד תזכור אותו?
"יש הרבה מאוד חוויות ופרויקטים, אבל לדעתי, הפרויקט שעשינו עם ממשק הטלפונים הניידים הוא דרמטי ומשמעותי לכל הממשלה".

מה אתה משאיר למחליף שלך?
"קודם כל, בתחום התוכנה ממתינים לו הרבה מאוד פרויקטים שברגעים אלה מפותחים וצריך להמשיך אותם. לדוגמה, מערכת השכר של עובדי המדינה. פרויקט נוסף הוא אתר גיוס כוח האדם החדש לשירות הממשלתי, עם כלים מתקדמים. מה שיש היום – אבד עליו הכלח. זה שער הכניסה לכל מי שרוצה לעבוד בממשלה, ולכן צריך להתאים אותו לזמנים של ימינו".