כך ה-IT מסייע לקליטת פליטים מאוקראינה

מדינת ישראל מסייעת בימים אלה, אחרי הסערה שקמה בארץ בנושא, במאמץ העולמי לקליטת פליטים מאוקראינה. כחלק מקליטת הפליטים, מתקיים מבצע "עולים הביתה", שהסוכנות היהודית היא אחד הגופים שלוקחים חלק בו ובכלל, בסיוע שהמדינה מעניקה ליהודים שנמלטים מהתופת. שליחי הסוכנות, בליווי מתנדבים, מסייעים במשימות החילוץ ובתהליכי הקליטה של העולים במתקני המעבר שהיא מפעילה בשיתוף הקרן לידידות בפולין, מולדובה, הונגריה ורומניה – כולן מדינות שגובלות באוקראינה. לאחר תהליך אימות ראשוני ובדיקת זכאות, שמבוצעת על ידי נתיב, העולים החדשים הזכאים מוטסים לישראל. עם נחיתתם הם נקלטים בארץ בסיוע משרד העלייה והקליטה.

לכל ההיערכות הלוגיסטית המורכבת הזו שותפה, מהרגע הראשון, יחידת מערכות המידע של הסוכנות, בראשותו של המנמ"ר, דב יהב. פעילות היחידה במסגרת זו משתקפת בבניית ובתפעול מערך התשתית הפיזית והתקשורת, עם כל האתגרים הקשורים במצב המורכב, וכן באיסוף המידע ובהעברתו לגורמים הנוספים השותפים לתהליך. לצד זאת, הוקם מערך שליטה ובקרה מאויש בצוות ייעודי ומגובה במערכת טכנולוגית ייעודית – אוקטיפוס, שמבוססת על ענן מאובטח. המערכת, שנרכשה מסינרג'י, מנהלת את השליטה והבקרה של כלל מערך ניהול התגובה לאירועים.

דב יהב, מנמ"ר הסוכנות היהודית. צילום: פלי הנמר

יהב הדגיש את שיתוף הפעולה בין הגורמים השונים שפועלים בנושא בגבולות של אותן מדינות עם אוקראינה ובישראל: משרד העלייה והקליטה, ארגון נתיב, הקרן לידידות, חב"ד, הקהילות היהודיות המקומיות ועוד.

מוקד סיוע לפליטים

"טרם פרוץ המלחמה", אמר, "נערכנו והקמנו קו חם שאליו פונים הפליטים כדי לקבל מידע איך ניתן לקבל סיוע. הקו פועל 24/7, ועד כה טיפלנו בעשרות אלפי פניות". הקו מאפשר פנייה באמצעות טופס ייעודי המחובר למערכות הליבה של הארגון, מבוססות סיילספורס, שניתן להגדיר באמצעותו את סוג הסיוע המבוקש. כך, הפליטים הפונים יכולים להסתייע במערכת בבקשה לקבל חילוץ, תרופות, מזון, ביגוד ועוד. כמו כן, הפונה יכול לציין בטופס את מיקומו, והסיוע ניתן כתוצאה משיתוף פעולה עם רבנים מקומיים וגופים נוספים.

המוקד שמקבל את הפניות תוגבר במוקד שירות חיצוני של תקשוב, שאליו מופנות השיחות, לטובת הקטנת עומסים. ערוץ נוסף שהפונים יכולים להיעזר בו הוא ווטסאפ – שירות שמופעל על ידי חברת מולטי-צ'אנל. לטובת החיבור אופיין בוט שמפועל בתרחישים מסוימים, כאשר הכוונה היא לתת גם באמצעי זה מענה מהיר וממוקד.

"תפקיד ה-IT במצב מורכב זה הוא לסייע בתהליכי המיון וקליטת הפליטים בדרך המהירה ביותר, תוך מתן כלים טכנולוגים ודיגיטליים, שמאפשרים לארגון לפעול ביעילות מרבית", ציין יהב.

"אחד האתגרים המרכזיים: ניהול נכון של השליטה והבקרה"

הסוכנות היהודית מפעילה בתקופה האחרונה את שליחיה בגבולות אוקראינה בצורה מתוגברת ונעזרת במתנדבים. "לצורך כך הקמנו מודול של מתנדבים על המערכות שלנו, שמרכז ומסנכרן פעילות זאת כחלק מהמערך הכולל של חדר השליטה והבקרה", אמר יהב.

בצד התשתיתי, סופק ציוד נלווה לכלל השליחים והמתנדבים בשטח והוקמו חדרי ניהול ממוחשבים במתקנים השונים, שמאפשרים עבודה רציפה אל מול מערכות הארגון והעובדים בו. עוד נקודה שעליה עמד יהב היא ש-"במצב מורכב זה, גם מערך הסייבר של הסוכנות פועל שעות נוספות, תחת איומים גוברים על המערכות והאתרים השונים שלנו, כארגון יהודי".

מערכת השליטה והבקרה שמשמשת לצורך הפרויקט. צילום: דוברות הסוכנות היהודית

יהב עמד על אתגרים נוספים בפרויקט: "אחד האתגרים המרכזיים הוא ניהול נכון של תהליך השליטה והבקרה, שכן מעורבים בו גורמים רבים שלכל אחד מהם נדרש ליצור תמונת מצב רלוונטית לאותה נקודת זמן על בסיס הנתונים והמידע הנאספים בשטח, ולאפשר לו תגובה ומתן מענה מהיר לאירועים".

"עוד אתגר הוא המענה המהיר הנדרש לרגולציה משתנה", ציין. הסוכנות היהודית מטפלת בתהליכי העלייה לישראל מאז ומעולם, אך נוכח המציאות המורכבת, היא הייתה צריכה לבצע בזמן קצר התאמות במערכות הליבה שלה ולאפשר גמישות ומודולריות, לטובת מתן מענה להחלטות הממשלה השונות בנושא זה.

"מתן מענה מהיר וממוקד לפליטים"

"השאיפה שלנו היא לגרום לכך שהתהליך יהיה מהיר, יעיל וממוקד, ויאפשר זיהוי ראשוני בלבד, כחלק מבדיקת הזכאות, שמבוצעת על ידי נתיב – לשכת הקשר באזור אוקראינה, ומשם לאפשר עלייה מהירה לארץ", אמר יהב.

בהקשר הזה הוא ציין כי כתוצאה מהמצב, נוצר אתגר נוסף – בניהול דטה לא מטוייב. "אנחנו קולטים ואוספים הרבה מאוד מידע, כחלק מתהליך הזיהוי והעלייה המואצת. כרגע, כל המידע מוזרם למערכות שלנו, ומנותב לגורמים הרלבנטיים. בהמשך, הוא עתיד לשמש אותנו לביצוע ניתוחים שונים, שללא ספק יסייעו לשיפור מסע העלייה וחוויית העולה לארץ", הוסיף.

יהב ציין כי "למרות חוסר הוודאות, נכנסנו לפעילות שלנו בעקבות המלחמה באוקראינה די מוכנים, בעקבות הערכות מצב מוקדמות, שסייעו לנו להקים את התשתיות הטכנולוגיות הנדרשות. כמו כן, הוקם פורום אוקראינה ארגוני בראשות יהודה סיטון, סמנכ"ל תפעול ותוכניות, ובהשתתפות בעלי תפקידים נוספים בסוכנות היהודית, שאני שותף בו ושאמון על מתן פתרונות רחבים למצב הנתון".

לסיכום הוא אמר כי "כולי תקווה שמצב קשה זה יגיע במהרה לסיומו ואני גאה על כך שמערכות המידע, שעליהן אני אמון, מסייעות לסוכנות היהודית לפעול ביעילות ולתת מענה מהיר וממוקד לפליטים הפונים".