בדרך לכל הממשלה: הוטמע אימות מסמכים דיגיטלי במשרד המשפטים

אגף טכנולוגיות דיגיטליות ומידע במשרד המשפטים העלה לאוויר באחרונה פרויקט להפיכת תהליך הבקשות להפקת מסמכי אפוסטיל לדיגיטלי. הפרויקט, מבוסס תשתיות VMware, החל באוגוסט אשתקד והשלב הראשון שלו הסתיים בחודש שעבר. ששון סופרי, מנהל אגף בכיר לטכנולוגיות דיגיטליות ומידע במשרד המשפטים, חשף את הפרויקט בכנס שערך היום (ה') הסניף הישראלי של VMware, בהפקת אנשים ומחשבים, במלון ולדורף אסטוריה בירושלים. באירוע השתתפו נציגי יותר מ-100 לקוחות של החברה מהמגזר הממשלתי והנחה אותו אלון זיתונה, מנהל תחום ממשלה ב-VMware ישראל.

סופרי סיפק נתונים על משרד המשפטים ופעילותו: כך, ציין, המשרד מונה 6,500 עובדים, שמועסקים ב-60 יחידות שונות. "מדובר במורכבות בלתי רגילה. המשרד הוא מעין 'חברת אחזקות' של הרבה יחידות", אמר. לדברי סופרי, "משרד המשפטים מטפל בהיבטים שונים: הפיננסי – רשם החברות, רשם המשכונות, פשיטות רגל, פירוק חברות והרשות לאיסור הלבנת הון; בעולם הנדל"ן – טאבו, השמאי הממשלתי וניהול נדל"ן על ידי האפוטרופוס הכללי; קניין רוחני ורישום פטנטים; המגזר השלישי, עזבונות ורשם העמותות; משפטי – פרקליטות פלילית ואזרחית, סנגוריה ציבורית, סיוע משפטי, ייעוץ וחקיקה, וחנינות; מעמד אישי – ירושה, בתי דין דתיים, רשם הזוגיות, שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות, ופיקוח על האפוטרופוסים ומנהלי עזבון; ומקצועות – רישום רואי חשבון ונוטריונים".

"האגף", סיפר העומד בראשו, "מונה 430 עובדים ב-70 אתרים ברחבי הארץ, והוא מפתח ומתחזק 200 מערכות תפעוליות ו-40 אתרי אינטרנט. תקציבו השנתי של האגף עומד על 350 מיליון שקלים והוא מנהל 300 מיליון מסמכים בשנה".

הפקת מסמכי אפוסטיל מהר יותר ומבלי צורך להגיע למשרד הממשלתי

"אפוסטיל", הסביר סופרי, "הוא מונח מהמשפט הבינלאומי, המתאר מצב שבו משרד ממשלתי מנפיק תעודה ממשלתית למדינות אחרות. מדובר בתהליך ארוך, ידני ומסורבל. הבסיס לתהליך זה הוא אמנת האג, שמגדירה כיצד יש לערוך אותו. ישראל היא המדינה הראשונה בעולם שכלל תהליכי האפוסטיל בה יהיו דיגיטליים, מקצה לקצה, ללא מגע יד אדם. זהו פרויקט שחוצה משרדי ממשלה, עם תשתית להנפקת תעודות מכל משרדי הממשלה".

"אנחנו מטפלים בכ-400 אלף מסמכים בשנה", אמר סופרי. "עד היום, התהליך חייב הגעה פיזית עם אימותים. מדובר בעודף ביורוקרטיה, שמניב בזבוז של ימי עבודה, והוא אורך זמן רב מדי. השירות לא נגיש בחירום ובמהלך הקורונה הוא הושבת כמעט לחלוטין".

הוא ציין את שלבי התהליך שבוצע לקראת הוצאת הפרויקט אל הפועל: "עשינו מסע לקוח. למדנו מה עושים מדינות העולם והאו"ם בתחום. הגדרנו מטרות, חזון ודרישות. הקמנו צוות חוצה משרדי ממשלה, ואז ביצענו תיקוני חקיקה. כך בנינו את התהליך הטכנולוגי: קבלת מסמך מקור חתום דיגיטלית, חתימה דיגיטלית על המסמך החדש בפורמט PDF, ואז שילוב מסמך של תבנית אפוסטיל כקונטיינר יחד עם מסמך המקור". לדבריו, "המערכת כבר עובדת בתהליכים הקשורים לירושה, ברבעון הבא היא תפעל ברשות התאגידים ובמהלך השנה הבאה תוטמע במשרדי הממשלה השונים. מדובר באירוע מורכב, ומשרד הדתות יהיה ראשון להתחבר".

סופרי סיכם באומרו כי "הפרויקט ימנע הליכה למשרד הממשלתי ויקצר משמעותית את תהליך ההפקה של האפוסטיל. הוא מממש את החזון שלנו למעבר לשירותים אונליין מקצה לקצה, עם תשתית מדינתית לתחום, חתימה אלקטרונית מאושרת, פישוט תהליך חתימה לנוטריונים ושילוב התהליך בתהליכים העסקיים בממשלה. הפרויקט יניב חיסכון שנתי של עשרות מיליוני שקלים – לאזרחים ולנוטריונים, יקצר משמעותית את משך התהליך וישפר את השירות לאזרח. מדובר בשילוב אופטימלי של מענה לדרישות טכנולוגיות ועסקיות, תוך עמידה בתקנים לאומיים ובינלאומיים, עם תהליך אימות בלתי ניתן לערעור. הפכנו למדינה מובילה בעולם בתחום האפוסטיל הדיגיטלי".