נציבות שירות המדינה הטמיעה מערכת הממחשבת תהליכי מיון של מועמדים סופיים

נציבות שירות המדינה מטמיעה בימים אלו אצלה ובכל משרדי הממשלה מערכת הממחשבת את כל תהליכי העבודה של ועדות הבוחנים המראיינים את המועמדים לשירות המדינה, אשר הגיעו לשלב הסופי לאחר בחינות ותהליכי מיון ראשוניים.

הפרויקט תוכנן, נכתב ונוהל בהובלת אגף בכיר בחינות ומכרזים (אב"מ) בנציבות שירות המדינה, יחד עם יחידת מרכבה באגף החשב הכללי במשרד האוצר, ובסיוע אגף בכיר טכנולוגיות ומידע בנציבות שירות המדינה.

בכך הושלם תהליך טרנספורמציה דיגיטלית ומחשוב של כל תהליכי הגשת מועמדות לעבודה בשירות המדינה ובגופים ציבוריים, לרוב על ידי מכרזים פומביים שמתפרסמים.

המערכת הוטמעה עד כה ב-60 מתוך 90 משרדים ו-22 בתי חולים ממשלתיים, ובחודשים הקרובים תושלם ההטמעה בכל המשרדים. ההיקף הכספי הכולל שהושקע בפיתוח המערכת מוערך בחמישה מיליון שקל.

השלב הסופי במיון – שמוחשב אחרון

ועדת הבוחנים היא השלב האחרון בהליכי המיון ובחירת המועמד לשירות המדינה. כל השלבים האחרים הם כבר ממוחשבים. הוועדה מתקיימת על ידי המשרד שמחפש מועמדים או על ידי אגף בכיר בחינות ומכרזים, במידה שמדובר במכרזי בכירים או מכרזים מיוחדים. את התהליך כולו מנהל רכז הוועדה. לאחר פרסום המכרז המועמד מגיש את המועמדות באופן דיגיטלי, המשרד בודק או פוסל. אלו שעברו את השלב הראשון נשלחים למכוני מיון, ורק אלו שעברו את המבחנים מוזמנים לראיונות עם חברי ועדת הבוחנים.

עד להטמעת המערכת, כל התהליך המורכב הזה היה ידני ללחלוטין, ובאופן טבעי – מסורבל, לא יעיל ולא שקוף.

אלינור סדון, מנהלת פרויקטים, אגף בכיר בחינות ומכרזים, בנציבות שירות המדינה. צילום: דוברות האוצר

לדברי מיכל הררי, מנהלת מערכות גיוס ולמידה במרכבה, "המערכת החדשה מייצרת קודם כל אחידות בכל משרדי הממשלה, היא הופכת את העבודה לירוקה, ללא שום מסמך מנייר". עוד הסבירה הררי כי המערכת היא אקטיבית, יודעת לחשב באופן אוטומטי וסופי את ציוני המועמדים, מייצרת תיעוד מלא ומדויק של כל מה שקורה בתהליך הראיונות, ומאפשרת בקרה טובה יותר של הנציבות.

לדברי אילן אללוף, מנהל יחידת מרכבה במשרד האוצר, "בפרויקט זה ניתן דגש על חווית המשתמש (UI/UX), לצד הרצון לייעל את תהליכי העבודה של הוועדות, שהיו עד כה עמוסי נייר. לדבריו, "שינוי סביבת העבודה והפיכתה מניהול פיזי לניהול דיגיטלי זה צעד כביר, אך כדי שיצליח הוא חייב להיות מלווה במסכים ידידותיים ובזרימת תהליך אינטואיטיבית, ולשם כך שכרנו את המומחים הכי טובים בנושא".

מיכל הררי, מנהלת מערכות גיוס ולמידה במרכבה. צילום: דוברות האוצר

לדברי אלינור סדון, מנהלת פרויקטים, אגף בכיר בחינות ומכרזים, בנציבות שירות המדינה, יש כ-8,000 מכרזים בשנה, המראיינים ובוחנים כ-70 אלף מועמדים. לשלב הסופי מגיעים שמונה מועמדים, שעוברים תהליך ראיונות קפדני על ידי חברי ועדת הבוחנים.

אילן רם, מנהל מינהל הסגל הבכיר ומ"מ מנהל אגף בכיר בחינות מכרזים בנציבות שירות המדינה. צילום: דוברות האוצר

"המטרה שלנו הייתה לסיים את סאגת תהליך העבודה המסורבל, שדורש ממרכז הוועדה וחבריה לקרוא עשרות מסמכים, שקשורים למועמד, שמאוגדים בערימות של קלסרים", אמר אילן רם, מנהל מינהל הסגל הבכיר ומ"מ מנהל אגף בכיר בחינות מכרזים בנציבות שירות המדינה.

תהליך הפיתוח של המערכת החל ב-2018. הוא הסתיים קצת לפני הקורונה, אבל ההטמעה התעכבה בגלל התפרצות המגיפה, ובנוסף, מאחר שהוועדות עברו לעבוד בזום, היה צורך להתאים רכיבים במערכת לממשקים אלו ולהתמודד עם נושאי אבטחת מידע רגיש.

כעת, עם החזרה לפעילות סדירה במשרדי הממשלה, וחזרה לשלב הראיונות הפיסזיים, מתחילים משרדי הממשלה להריץ את המערכת, בליווי צמוד של אנשי יחידת מרכבה ונציגים של נציבות שירות המדינה.