כך נערכה הסוכנות להמשך הקשר עם יהודי העולם גם בתקופת הקורונה

משבר הקורונה אתגר את הארגונים בישראל לתת מענה להמשכיות עסקית ולקשר עם השלוחות שלהם ועם הלקוחות. לשם כך, הם מבצעים את העבודה מהבית, עם שיחות בזום ובפלטפורמות וידיאו רלוונטיות אחרות. עבור ארגון כמו הסוכנות היהודית מדובר באתגר מורכב טכנולוגית מעט יותר, משום שהוא פונה לאוכלוסיות שונות וממוקם בעשרות מדינות בעולם, כולל באירופה, שסובלת קשות מהמגפה.

עם האתגר הזה התמודדו מנמ"ר הסוכנות הוותיק, דב יהב, וצוות העובדים שתחתיו. בראיון לאנשים ומחשבים הוא מספר על ההתארגנות המהירה, שאפשרה לארגון להמשיך ולתפקד בצורה מלאה גם בעת המשברית הזו. לדברי יהב, בין הסיבות לכך מצויות היערכות נכונה מראש למצבי קיצון והשקעה ארוכת טווח במעבר לענן – דבר שהגדיל את יכולת הגמישות ומתן התשובות של הארגון. בהמשך אתם יכולים לקרוא גם כמה עצות שהוא משיא לעמיתיו המנמ"רים.

איפה תפסה אתכם הקורונה?
"התחלנו את ההיערכות לשעת חירום מיד כאשר החלו הדיווחים בעולם על המחלה וההשלכות שלה. לא המתנו עד להכרזה הרשמית בישראל. יש מדינות באירופה שכידוע נפגעו קשה מהקורונה והיינו צריכים לתת מענה מידי לעובדים שלנו שם, שנאלצו להיכנס להסגר ובידוד. כבר בתחילת המשבר עשינו סימולציות ובמדינות כמו צרפת העברנו את העובדים לעבוד מהבית בשלב מאוד מוקדם. במקביל, נערכנו לתת מענה לעובדים שלנו פה, בארץ, שהוגדרו כחיוניים ועובדים מהבית".

בכמה משתמשי מחשב אתם תומכים?
"אנחנו ארגון גלובלי, שפרוש בעשרות מדינות, עם 2,000 משתמשים, שהם השליחים והנציגים שלנו ברחבי העולם, וכמה מאות פה, בישראל".

מה היו הפעולות שעשיתם?
"ההיערכות שלנו התבססה על שני צירים: לאפשר המשכיות עסקית מלאה ככל האפשר לצד אי התפשרות על רמת האבטחה. עשינו מאמצים רבים כדי לעמוד באתגר האבטחה הלא פשוט הזה, באמצעות הסברה בהיקף נרחב, סרטונים ועוד.

ברמה המעשית, בשלב הראשון טיפלנו בהגדלת רוחב הפס הארגוני, כדי שהעובדים יוכלו לעבוד מהבית, תוך הקפדה חמורה ביותר על נהלי אבטחת מידע. בנוסף, נתנו כ-100 מחשבים ניידים לעובדים שהיו זקוקים לכך, ויכולנו לעמוד בזה בזכות היערכות מוקדמת שלנו, שהתבטאה ברכישת מחשבים כדי שיהיו לנו במלאי.

במקביל, מיפינו את המערכות המרכזיות שלנו. ה-ERP שלנו יושב על אורקל, מערכות ה-CRM יושבות בענן וכך גם מערכות הסיילספורס. אני חייב לציין שהעובדה שבמשך השנים השכלנו להשקיע בפרויקטי ענן סייעה לנו מאוד בהיערכות המהירה והמיידית למשבר ויכולים היינו לתת מענה לאתגרים שהוצבו בפנינו, כמעט ללא תקלות".

איך אפשרתם את המשך הקשר עם הקהילות היהודיות ברחבי העולם, שהן בעצם הלקוחות שלכם?
"תגברנו את הצוותים של מרכז המידע הגלובלי שלנו, שנותן מענה לכל הפונים מקרב הקהילות היהודיות ומסייע לאלה מהם שרוצים לעלות לישראל. נתנו תשומת לב מיוחדת לקהילות יהודיות באירופה, ששם, לצערנו, יש גם חברי קהילה שחלו".

מה לגבי פרויקטים שוטפים במערכות מידע בסוכנות?
"אנחנו לא מפסיקים לתכנן ולקדם פרויקטים, כי תמיד צריך לחשוב על היום שאחרי. על הפרק פיתוח מערכת לניהול שליחים, מערכת לרישום לאירועים של הסוכנות, המשך פרויקטים בעולם הסייבר והמשך ביצוע התאמות ל-GDPR".

אילו תובנות אתה לוקח איתך מהמשבר הזה?
"אין ספק שהקורונה גרמה להאצת מספר טכנולוגיות חשובות שהיו גם קודם, אבל קיבלו עכשיו תשומת לב רבה. ראשית, העבודה מהבית. הוכח חד משמעית שניתן לעבוד מהבית ובצורה יעילה, ואין לי ספק שזה יימשך גם לאחר הקורונה. זה מהווה אתגר עבורנו כאנשי IT , אבל נעמוד בזה.

נושא אחר שקיבל תאוצה הוא פגישות הזום. הפלטפורמה הזו הוכיחה את עצמה ואני רואה בזה לא מעט יתרונות, מעבר לצד הטכנולוגי. דיונים באמצעות הזום מתחילים בזמן, הם ממוקדים ולא מבזבזים זמן על שיחות סרק. מי שמכיר ישיבות רבות משתתפים בוודאי מבין על מה אני מדבר. בנוסף, בזכות התשתיות הטכנולוגיות שלנו, המשכנו את הקשר עם הלקוחות באמצעות הפורטלים ודרך הרשתות החברתיות".

אילו טיפים אתה נותן לעמיתיך המנמ"רים?
"הלקח הכי חשוב הוא להכין היטב את מערכות המידע להמשכיות עסקית – לא רק ברמת התשתיות, מתקני הגיבוי, אלא גם בהיבט האנושי, כפי שקרה כעת, עם המעבר לעבודה מרחוק. חשוב מאוד להשקיע בזה, לגבש נהלים ברורים וידועים לכולם, כדי שכאשר פורץ משבר כמו הקורונה ניתן יהיה ליישם טוב יותר, כפי שקרה אצלנו.

בנוסף, ההנהלות חייבות להפנים שעליהן להשקיע הרבה יותר במערכות מידע, כדי שהארגון יהיה מוכן לכל משבר. הנזק שבאי השקעה גדול, בפרט במצבים כמו המשבר הנוכחי".

.