מבקר המדינה מציג: ככה לא עושים פרויקט IT

פרויקט ה-IT תנופ"ה שנערך בפרקליטות המדינה, בעלות של עשרות אם לא מאות מיליוני שקלים – לא נוהל, בוצע בצורה רשלנית, בזבזנית ואף שחלפו 14 שנים מתחילתו – הוא טרם הסתיים; כך קבע מבקר המדינה, השופט (בדימוס) יוסף חיים שפירא, בדו"ח 69-ב' שפורסם אתמול (ב').

ב-2005 החל פרויקט למחשוב הפרקליטות, עם מערכת תכנון, ניהול ובקרה – תנופ"ה. המערכת תוכננה לאגור את כל המידע הנדרש לעבודת הפרקליטים באופן אלקטרוני ולנהל אותו, להפוך לכלי העבודה העיקרי של הפרקליטים, לשפר ולייעל את עבודתם, להאחיד את שיטות העבודה במחוזות השונים ולבנות יכולת בקרה וניתוח של עבודת הפרקליטות.

"פרויקט תנופ"ה עדיין לא הושלם", קובע המבקר, "המערכת נפרסה במחוזות הפליליים אך לא עלתה לאוויר בכל המחוזות האזרחיים ובמקצת יחידות המטה. חלקים ניכרים מתכולות הפרויקט – טרם החלו".

אין תוכנית עבודה רב-שנתית, אין הגדרת תחומי אחריות

לאחר שב-2009 עבר ניהול הפרויקט מספק חיצוני לניהול משרד המשפטים, "הפסיק המשרד לנהל את פיתוח המערכת כפרויקט אחוד, הכולל הגדרות של תכולה, משאבים ולוחות זמנים. האגף למערכות מידע עבר מניהול פרויקט לניהול משימות פיתוח פרטניות, ו-ויתר על חלק משמעותי ממטרותיו המתוכננות. האגף והפרקליטות לא הכינו תוכנית עבודה רב-שנתית לביצועו. האגף לא ניהל את הפרויקט לפי נוהל מתודולוגיית פיתוח ותחזוקה (מפת"ח), שהיה נוהל מחייב. לא הוסדרו תחומי האחריות של ועדת ההיגוי למחשוב הפרקליטות. הוועדה התכנסה פחות משליש פעמים מהנקבע. לא נקבעו סוגי הבקרות שנדרש לבצע, מדדי תפוקה ותוצאה לבקרה…הפרקליטות והאגף למערכות מידע לא עמדו בחלק מכריע מלוחות הזמנים שנקבעו. הם גם לא עמדו בקביעה מ-2011 ולפיה יש להשלים את הפרויקט בתוך שנתיים. העיכובים בעלייה לאוויר בכל אחת מהיחידות נעו בין שנה לארבע שנים… פרויקט תנופ"ה רחוק מסיום ותכולתו עדיין לא הושלמה… הפרויקט מתנהל כיום בלא מסגרת לוחות זמנים מתכללת, ולא נקבע מועד לסיומו. משרד המשפטים אינו מנהל את עלויות הפרויקט בראייה רב-שנתית ואינו מבצע מעקב מתמשך ופרטני אחר עלויותיו. אין במשרד אומדן של העלויות הצפויות להשלמת הפרויקט. הפרויקט נוהל בלא תקציב ייעודי, ולכן הוא נטול מעקב ובקרה אחר".

"האגף למערכות לא ביצע ניהול סיכונים מלא של הפרויקט, אף שמוטלת עליו החובה לעשות זאת", קבע המבקר, "מסמכי הפרויקט נמצאו מפוזרים אצל גורמים רבים. טרם הושלמו הפריסה הגיאוגרפית של המערכת והטמעתה במחוזות וביחידות הפרקליטות. ב-15 יחידות, בהן כ-30% מכלל עובדי הפרקליטות, המערכת לא עלתה כלל".

המערכת לא אחודה

אף שתנופ"ה הוגדרה כמערכת אחודה, "שתספק את הצרכים המחשוביים לכלל מערכות הפרקליטות, אין היא עושה זאת. יחידות שונות בפרקליטות משתמשות בתנופ"ה ובמערכות מקבילות; המערכת אינה ממלאת את כל צורכיהם של כלל הדרגים בפרקליטות ושל כלל יחידותיה… המטרה הבסיסית שהציבה הפרקליטות – מעבר לניהול תיק אלקטרוני באופן מלא ומחייב – הושגה חלקית. תנופ"ה איפשרה לפרקליטות לעבור לשיטת ניהול מבוססת נתונים, אולם אי-ניהול הידע המקצועי במערכת, וביסוסו על מנוע חוקים עסקיים, שלא נבחרו – מקשים לקיים בקרה על עבודתם המקצועית של פרקליטים".

לא הוקמו ממשקים עם גורמי חוץ

"פיתוח ממשקי עבודה ממוחשבים עם מערכות המידע של גורמי אכיפת החוק – כמעט שאינו מקודם זה שנים", קובע המבקר, "12 שנים לאחר שהמשטרה והפרקליטות החלו לדון ביצירת ממשקים ממוחשבים ביניהן, עדיין לא הסתיימו הדיונים וטרם פותחו ממשקים משמעותיים. תהליכי העבודה של הפרקליטות והמשטרה לא היו רציפים ונקטעו לתקופות ממושכות, ומחלוקות מקצועיות בנושא הממשקים עדיין לא יושבו… ב-2018, יותר מ-15 שנים לאחר ייזום הממשקים, השלב הראשון בהם – שימוש בתיק החקירה הדיגיטלי, עדיין נמצא בשלבים מוקדמים. סוגיות יסוד עדיין שנויות במחלוקת זה שנים וטרם הוכרעו… לא הוקמו ממשקים בין תנופ"ה ובין מערכות המידע של גופים כמו שירות בתי הסוהר; רשות המיסים; הרשות לניירות ערך ויחידות במשרד המשפטים, משרד האוצר ועוד".

"בסוף 2018, שנים לאחר שהוחל בביצוע פרויקט תנופ"ה", מסכם המבקר, "רק חלק מהפרויקט הסתיים וחלק ניכר ממנו לא מומש. יש שורת ליקויים יסודיים בניהול הפרויקט שגרמו לתוצאה האמורה. המשותף להרבה מהליקויים הוא היעדר ניהול במישור הפרויקטלי".

תגובת הגופים המבוקרים

האגף למערכות מידע, הנהלת המשרד והפרקליטות מסרו בתגובה כי "פרויקט תנופ"ה מנוהל על פי מתודולוגיה פנימית שהמשרד כתב… מנכ"לית המשרד תנחה את הפרקליטות ואת האגף להגיש תוכנית רב שנתית להמשך הפרויקט…לא נדרשים כתבי מינוי בפרויקטים של מחשוב בפרקליטות, תחומי האחריות של בעלי התפקידים בפרויקט מוסדרים… לא עלה צורך לקיים דיון ייעודי של ועדת המחשוב המשרדית בעניין תנופ"ה.

תוקם ועדת משנה לוועדת ההיגוי המשרדית שתהיה אחראית לפקח על פרויקטים משמעותיים בהיקפם ובהם תנופ"ה… לוחות הזמנים שהוגדרו לפני 2011 לא היו ריאליים ולא תאמו את היקף הפרויקט בפועל… ניהול הסיכונים הוא תהליך מוסדר ומבוצע במסגרת הבקרות שאנו עושים באגף, עם תעדוף… עלייה לאוויר של מערכת בכל פרקליטות מחוז לוותה בתוכנית הטמעה ששונתה ושוכללה במשך השנים… מטבעה של מערכת מורכבת ומתפתחת כתנופ"ה, הצרכים והדרישות מתעדכנים 'תוך כדי תנועה'… המנכ"לית תנחה את הפרקליטות לגבש מסמך תפיסה אסטרטגי של פרויקט תנופ"ה שיגלם את התפיסה העכשווית של מטרות הפרויקט ותכליותיו שהשתנו משמעותית לאורך הפרויקט… קיימים ממשקים ממוחשבים רבים שטרם הוקמו. נושא זה לא התקדם בלוח הזמנים הרצוי".