מה השתבש בפרויקט הענק להטמעת מערכת ה-ERP בכיל?

כיל הגישה אתמול (ב') לבית המשפט המחוזי בתל אביב תביעת ענק על סך 1.113 מיליארד שקלים נגד יבמ ישראל. התביעה הוגשה לאחר שהנהלת החברה החליטה להפסיק את פרויקט "הרמוניזציה" להקמת מערכת ERP של סאפ בטענה שיבמ, הספקית הראשית, לא מילאה את התחייבויותיה במסגרתו.

כיל טענה כי הפרת ההתחייבויות לכאורה מצד יבמ הביאה לכישלון הפרויקט ולמחיקת ההשקעה בו מהספרים שלה. ההחלטה על הפרויקט התקבלה ב-2012 וביצועו החל שנתיים לאחר מכן. הוא היה אמור היה להיות אחד מפרויקטי ה-ERP הגדולים שנעשו אי פעם במדינה. כיל החליטה לצאת אליו לאחר גידול ניכר במערכות המחשוב של החברה, בעיקר עקב מיזוגים ורכישות, והשקיעה בו סכומים גבוהים שנאמדו במאות מיליוני דולרים. אלא שמשהו בדרך השתבש ובאוקטובר 2016 החליט דירקטוריון החברה לעצור את הפרויקט.

אלוף משנה (מיל') יוסי סופר היה הראשון להטמיע ERP בצה"ל. במסגרת פרויקט פRולוג אותו ניהל באגף הטכנולוגיה והלוגיסטיקה הוטמעה מערכת סאפ בעשור הקודם. לאור הצלחתו בישום הפרויקט באט"ל, סופר היה אחראי לניהול פרויקט ה-ERP הכלל צה"לי. לאחר שחרורו, סופר ניהל את פרויקט ה-ERP בכלל ביטוח. כיום הוא משמש כיועץ בכיר לניהול פרויקטים והטמעת תשתיות מידע בארגונים.

"טיוב והסבת נתונים במגמה לייצר אמת ארגונית אחת"

כשמדובר בפרויקט ענק ומורכב שכזה נדרש Scope פעילות מתוחם, מוגדר ובעל נראות אחרת – עלולים לאבד את הציר המרכזי בפרויקט". אמר סופר בראיון לאנשים ומחשבים.

לדברי סופר, "פרויקט ERP חייב להיות מובל על ידי ההנהלה והמנכ"ל בראשה. זה איננו – רק – פרויקט טכנולוגי אלא פרויקט תרבותי-ארגוני, ולכן המנכ"ל חייב להיות אקטיבי בפרויקט ולגבות את ההחלטות בתהליך היישום. החלפת מנכ"ל או חברי הנהלה משמעותיים תוך כדי הפרויקט מחייבת שימת דגש מיוחדת ותמיכה בהמשכיות הפרויקט".

מימד נוסף, ציין סופר, "הוא המשתמש המוביל, Top User. מדובר בדמות מקצועית בארגון שמביאה את הפרספקטיבה של הצד העסקי ולא זה הטכנולוגי. המשתמש המוביל מכיר את התהליכים העסקיים בתחומו, הוא מבין את משמעות השינוי הצפוי- והאם הוא ניתן להכלה בארגון. עליו להיות איש או"ש (ארגון ושיטות), לוגיסטיקה או רואה חשבון בהקשר לתהליכים הפיננסיים. משתמשים אלה הם יקרי ערך לארגון בשל המרכזיות שלהם והם נחוצים לעבודה השוטפת. מנגד, יש לעשות הכול שהמשתמש המוביל האיכותי יהיה חלק מן הפרויקט. אם יוגדר משתמש מוביל חסר הבנה עמוקה בתהליכי העבודה המיושמים, המיישם יגדיר את התהליך – במנותק מההיבט העסקי. אם הבעיה לא תעלה על ידי המשתמשים בהדרכות – הלקוח עלול לקבל מוצר מדף מנותק מהארגון, חסר תועלת עסקית, שיפגע ביכולת הארגון לממש את יעודו".

המימד השלישי לדברי סופר, הוא הטיוב וההסבות. "מדובר בטיוב והסבת נתונים במגמה לייצר אמת ארגונית אחת, דוגמת זיהוי שם עיר והחלטה על שם אחוד. העיר תל אביב לדוגמא רשומה כ: ת"א, תל-אביב, תל אביב יפו, יפו, יפו תל-אביב ועוד. נדרש להחליט על שם אחיד. יש לנפות מק"טים (מספרים קטלוגיים) כפולים, עודפים, חסרי מלאי ועוד. טיוב הנתונים והסבתם הוא מהלך קריטי להצלחת פרויקט ה-ERP".

המימד האחרון, ציין סופר, "הוא ההדרכה וההטמעה. לא פעם נערכים פרויקטי ERP לתפארת, אלא שלא הושקעו בסיומם משאבים בהדרכות והטמעות. תמיד יש לזכור – המשתמש אינו יודע את מה שלא הסבירו לו. המשתמשים 'נופלים' על מערכת חדשה, שאותה הם לא מכירים היטב או כלל לא. יש להטמיע את המערכת לאורך זמן לאחר העלייה לאוויר – והדבר מחייב השקעה של זמן ומשאבים נוספים".

"בלא טיפול בכל המימדים הללו", סיכם סופר, "הפרויקט נדון לכישלון, וחבל, כי פעמים רבות מדובר בהשקעה של עשרות, אם לא מאות מיליוני שקלים -והשקעה עלולה לרדת לטמיון".