"מחצית מפגישות העבודה בארגונים – לא אפקטיביות"

"47% מפגישות העבודה בארגונים – אינן אפקטיביות. 28% מהזמן בעבודה מוקדש לתגובות ולטיפול במיילים. העלות הכספית של כל פגישה גבוהה, וכסף רב נשפך לפח. הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה בארצות הברית מעריכה כי מדי שנה ארגונים מבזבזים 37 מיליארד דולרים בשל פגישות לא אפקטיביות. יש פה הזדמנות עצומה לשינוי ולחיסכון כספי לארגון – אבל זה הכי קשה כי המדובר בחלק מהתרבות הארגונית", כך אמר אסף אבן, מומחה פתרונות חללי עבודה מודרניי במיקרוסופט ישראל.

אבן דיבר בכנס Innov8work. הכנס, בהפקת אנשים ומחשבים, נערך שלשום (ב') באולם אירועים LAGO בראשון לציון, בהשתתפות מאות מנהלי משאבי אנוש ומומחי מתחמי עבודה משותפים. את הכנס הנחה דיוויד זקס, מנכ"ל טומובוקס.

 "שינויים בארגון יכולים לסייע לו לחסוך לו הרבה כסף"

לדברי אבן, "אנו מבזבזים זמן רב בלדבר על עבודה – במקום לעשות זאת. אנו מבזבזים זמן רב על פגישות עבודה, על מיילים. שינויים בארגון יכולים לסייע לו לחסוך לו הרבה כסף. פעמים רבות הדבר לא נעשה, וזה חבל, כי המידע הזה כבר קיים בארגון – רק נדרש לראות אותו ולטפל בו".

הוא הוסיף כי "בשלושים השנים האחרונות סוגים שונים של מקצועות שונו. זאת, למעט עבודה אחת – של עובדי הידע. זו עבודה שכלית ולא מונוטונית. רוב הארגונים בעולם, הכלכלה העולמית, תלויים בסוג העבודה הזה, של עובדי ידע – על מנת להתפתח. האתגר הוא להפוך את עובד הידע ליותר פרודוקטיבי. אלא שכדי להגיע למצב זה, יש לשאול שאלה מקדימה: איך מודדים תפוקתיות של עובד הידע. קל לומר איך למדוד רפתן, אולם איך ומה הופכים את עובד ידע ליותר פרודוקטיבי – התשובה חמקמקה ומשתנה לפי אופי וסוג הארגון".

אבן הציג את Microsoft’s Workplace Analytics, ואמר כי "כיום יש כלי היכול להגיע לנתונים הקיימים כבר בארגון ולהציף את הנתונים בצורה שניתן להפיק מהם תובנות ולהסיק מהם מסקנות. הכלי עוזר להחליט האם לעשות שינוי בארגון, מהו הכיוון הרצוי של השינוי וכן הוא מספק יכולת למעקב אחר תהליך השינוי".

"גם אנו במיקרוסופט עוברים תהליך של שינוי. השתמשנו בכלי כדי לדעת איפה ואיך לעשות את השינוי, באופן שהוא יחלחל לעומק. ארגונים נדרשים לשינוי ארגוני מונחה-מידע", אמר אבן.

"המספר המירבי של משתתפים בפגישה שרוצים שהיא תצליח, עומד על 7"

לדבריו, "הכלי לוקח את המידע הקיים בדואר האלקטרוני ובפגישות. אל נתונים אלה מוסיפים מדדים שונים, כגון עץ ארגוני, מבנה מחלקות, תפקידים, מדדי ביצועים. בדרך זו הארגון מקבל תשובות לשאלות רבות לגבי התפוקתיות של עובד הידע".

כך, למשל, סיפר אבן, "המספר המירבי של משתתפים בפגישה שרוצים שהיא תצליח, עומד על 7. אם יהיו בה יותר משתתפים – היא תהפוך ללפחות אפקטיבית עד בלתי אפקטיבית. בעזרת הכלי התגלה כי בארגונים רבים, יותר מ-50% של הפגישות שהתקיימו בהם, נכחו מספר גבוה משבעה של משתתפים". דוגמה אחרת, ציין, "היא ארגון שרצה לדעת מה עושים העובדים הטובים בו, בשונה משאר העובדים. הכלי ניתח את הנתונים והעלה כי העובדים הטובים משוחחים פחות עם עובדים אחרים בארגון ופועלים יותר מול גורמי חוץ. או אז הארגון הנחה את כלל עובדיו לעשות כך".

הוא סיכם באומרו כי "שינוי הוא תהליך על שינוי יש להחליט. יש ליזום אותו וללוות אותו במהלכו".