וויקי בלי פדיה

המילה וויקי, או Wiki, מקושרת אסוציאטיבית ל-ויקיפדיה (Wikipedia) – מטבע הדברים, כי זו אנציקלופדיה פופולרית מאוד ואחד האתרים הידועים ברשת. אלא שהמילה הזאת, ומי שאינו מנהל ידע או קרוב לתחום ודאי לא יודע זאת, מתקשרת גם לארגונים. ויקיפדיה היא רק אחד היישומים של וויקי.

ראשיתו של ה-וויקי עוד ב-1994, כשווארד קאנינגהם התחיל לפתח אותו. הוא קרא לו על שם השאטל "Wiki Wiki", שמחבר בין הטרמינלים בנמל התעופה של הונולולו, הוואי. פירוש המילה וויקי בשפה המקומית הוא "מהר".

ה-וויקי, על יישומיו השונים, ובפרט אלה הארגוניים, נדון במפגש של פורום ניהול הידע KMI מבית אנשים ומחשבים, שנערך באחרונה ב-yes Planet בראשון לציון, בהנחייתה של ד"ר מוריה לוי, יו"רית הפורום ומנכ"לית ROM Knowledgeware.

ד"ר לוי ציינה כי "כיום, יותר מ-20 שנים אחרי המצאת ה-וויקי, ארגונים עדיין לא מממשים אותו ויש רק כמה פתרונות וויקי לארגונים. אחרי תקופה כזאת, היינו מצפים שיהיו יותר פתרונות".

"התפיסה של ויקיפדיה שמה רגל ל-וויקי הארגוני, כי היא הצליחה בכל מימד שנסתכל עליו וארגונים רצו לחקות אותה. אלא ש-ויקיפדיה זה לא וויקי, כי אם יישום מסוים של אנציקלופדיה ב-וויקי", אמרה.

במה בדיוק התבטא הכישלון? לדברי ד"ר לוי, "ארגונים סברו שפיתוח של אנציקלופדיה ארגונית הוא מאמץ גדול מדי ואמרו: הבה נעשה אנציקלופדיה קצרה – מילון. חשבו שכל ארגון צריך מילון מונחים וזה קל לעשות. אלא שזה עוזר לחדשים אבל הוותיקים לא משתמשים בזה, הוא לא עונה לצורך הארגוני".

מה זה בעצם וויקי?

ד"ר לוי ציטטה את ההגדרה של וויקי ב-ויקיפדיה (שיש החולקים על מידת דיוקה), שלפיה מדובר ב-"אתר בו המשתמשים מעדכנים ומבנים במשותף את התכנים, באופן פשוט, ישירות מהדפדפן ותוך שימוש בתוכנה מתאימה".

"ה-וויקי הוא חלק ממשפחת המוצרים של ניהול תוכן מובנה או חצי מובנה, משפחת WCM", ציינה. "בניהול תוכן שאינו מובנה, כלי ניהול המסמכים לא מכיר את תוכן המסמך, אלא את הכותרת, את שם המסמך ואת המאפיינים שלו, לא את מה שיש בתוכו. כשמנהלים ידע בכלי ניהול תוכן מובנה מכירים את כל אחד ואחד מהשדות".

"וויקי בנוי על תבניות", הוסיפה ד"ר לוי. "אם רוצים שה-וויקי יצליח, יש לייצר תבנית קבועה, לדעת לפרק אותה למרכיביה וליכולותיה ולפי זה להחליט ל-מה זה מתאים בארגון".

היא ציינה את המרכיבים הפונקציונאליים ב-וויקי – דף תוכן, דף שיחה, דף עריכה וגרסאות. לדבריה, "אחד הדברים הכי יפים ב-וויקי הוא הקישורים בין פריט לפריט, משני סוגים: אחד שמקשר את הפריט כולו לפריט אחר ואחד שמקשר מילה בפריט מסוים לפריט אחר. יש קישורים חזקים, לדוגמה מהערך של ג'ון לנון לערך של הביטלס, וקישורים חלשים, לדוגמה מהערך של ג'ון לנון לזה של שנת הלידה שלו. אם יש הרבה קישורים חלשים, המשתמש מאבד עניין ואת חוט המחשבה. יש גם קישורים חיצוניים ולמקורות נוספים – ספרים, עיתונים, סרטים וכדומה. תפיסת הקישורים היא אחד הדברים שמייחדים את ה-וויקי והופכים אותו למוצלח יותר".

שרון הרשקו, רכזת ארצית לניהול ידע ומידע בסיעוד בשירותי בריאות כללית

בהמשך דיברה ד"ר לוי על ההבדלים בין וויקי לקהילת ידע ולפורטל. "קהילת ידע היא בעיקר שיח, חיבור בין אנשים. וויקי הוא חיבור של אנשים לתכנים. באשר להבדל מול הפורטל – וויקי הוא יותר שיתופי ופורטל הוא בעיקרו ספריית מסמכים. כמו כן, קשה יותר לנהל אפיונים בוויקי".

וויקי זה גם עניין של בריאות

שרון הרשקו, רכזת ארצית לניהול ידע ומידע בסיעוד בשירותי בריאות כללית, נתנה במהלך המפגש דוגמה להטמעת וויקי בקרב האחים והאחיות המועסקים בארגון. היא אמרה כי "אנחנו עוסקים בניהול ידע עם הגורמים הקליניים. יש לנו קהילות ידע, פורומים, אתרי וויקי וטפסים חכמים, שתומכים בתהליכים ארגוניים אדמיניסטרטיביים, למשל העברת משמרת. אנחנו משתדלים לעשות את הכול במערכת אחת, למעט התיקים הרפואיים".

היא הסבירה כי שירותי בריאות כללית זה ארגון הבריאות הגדול בישראל והשני בגודלו בעולם, שמעסיק יותר מ-43 אלף עובדים, מהם למעלה מ-13 אלף אחים ואחיות. לחברה כ-1,400 מרפאות, 14 בתי חולים ויותר מארבעה מיליון לקוחות ברחבי הארץ.

כמו כן, היא ציינה שבכללית, הוויקי וקהילות הידע הולכים ביחד. "הוויקי הוא מה שמחבר אצלנו את כל קהילות הידע ואנחנו לא יכולים לעשות את האחד בלי השני", אמרה הרשקו. היא הוסיפה כי יש בארגון גם ממשק בין הוויקי לפורטל. "דיווחים של אחיות נכנסים למערכת ומופיעים בדף הבית של הפורטל", ציינה.

לדברי הרשקו, אחד הדברים החשובים לארגון בהטמעת המערכת היה הנגישות של האחיות אליה. "היה חשוב לנו שהאחות תוכל להגיע מכל מקום למידע שהיא רוצה – בין אם זה דרך מנוע החיפוש, הקהילות, מפת האתר ועוד. נגישות המידע היא הדבר הכי חשוב", אמרה.

הרשקו דיברה על המצב לפני שהוויקי נכנס לשירותם של האחים והאחיות בשירותי בריאות כללית. "היו אצלנו ידע, מידע ומערכות שתומכות באחות מבחינת עולמות הידע, כולל מערכות טכנולוגיות למידה. היינו צריכים למצוא משהו שיאגד את כל המידע ויאפשר לנווט בו בקלות, לאחד את מה שהאחות צריכה לעשות בפועל עם החלק התיאורטי", אמרה.

"לפני עידן הוויקי, הכול היה מתויק במסמכים ואם המידע היה במערכת, היא הייתה צריכה להקליק לפחות 3-4 קליקים עד להגעה אליו. כיום היא מגיעה למידע בקליק אחד", הוסיפה.

כן ציינה הרשקו את תהליך ההטמעה. "התחלנו מביצוע סקרים לבדיקת עמדות האחיות בנושא ניהול הידע. ראינו ש-68% מהן מחפשות נתונים באתר הכללית, 47% בקלסרים פיזיים ו-55% באתר משרד הבריאות. שאלנו איך להשתפר – הרוב חשבו שאנחנו צריכים להיות גוגל (Google) של בריאות. לטענתן, הן בזבזו זמן יקר על חיפוש מידע על חשבון טיפול בחולה. אנחנו עוד לא שם אבל זה הכיוון שלנו", אמרה.

לדבריה, ההחלטה להטמיע את הוויקי בכללית נבעה בין היתר מדרישה של המשתמשים. הרשקו ציינה כי אחד האתגרים היה להרגיל את האחים והאחיות לוויקי, ולכן הוחלט להשתמש במשחוק (גיימיפיקציה) ולבצע תחרות לרגל השקת האתר. "שלחנו פעם בשבוע חידה דרך ניוזלטר שבמסגרתה האחיות היו צריכות להיכנס לוויקי ולחפש את התשובה", אמרה. "זה עזר לנו להגיע לשותפות מלאה של העובדים בארגון בניהול הוויקי".