צה"ל עורך פרויקט ענק למיכון תהליכים במיליוני שקלים

צה"ל יסיים בחודשים הקרובים פרויקט ענק למיכון של תהליכי משאבי האנוש בארגון, כך נודע לאנשים ומחשבים. הפרויקט מבוצע על גבי מודול HR של מערכת ה-ERP של סאפ (SAP) שבצבא. הפרויקט החל לפני כשלוש שנים ויסתיים בחודשים הקרובים. היקפו הכספי לא נמסר, אולם גורמים בשוק העריכו אותו במיליוני שקלים.

הפרויקט הוא הגדול ביותר בארץ בתחומו, ועל פי סאפ, הוא "מהגדולים ומהמורכבים שנעשו". הוא ישרת את כלל גופי משאבי האנוש בצבא, לרבות אמ"ן, וזרועות הים והאוויר – לצד היבשה.

סא"ל לירון גרשון, ראש ענף מרום, מצפן שבלוט"ם, אגף התקשוב, היא האחראית על תכנית משא"ן (ר"ת משאבי אנוש)  במסגרת תוכנית 2020. היא מובילה את הפרויקט, הנעשה "בתוך הבית", בסיוע מומחי סאפ מהארץ ומהעולם.

בראיון בלעדי לאנשים ומחשבים אמרה סא"ל גרשון כי "הפרויקט כולל יותר מ-100 תהליכי כוח אדם לחיילים הסדירים, בחובה ובקבע. הפרויקט כרוך בייעול תהליכים קיימים, מיכון תהליכים שהיו ידניים, ובהנגשת שירותים". לדבריה, "בעבר, הלקוחות היו אכ"א (ר"ת אגף כוח אדם) והשלישים. היום אנו רואים את החייל והמפקד – כלקוחות לכל דבר".

לייעל תהליכים ולצמצם הביורוקרטיה

לדבריה, "אנו מגדילים את מנעד הלקוחות, במטרה לייעל תהליכים ולצמצם את הביורוקרטיה. במקום שחייל ירוץ עם טופס טיולים מנייר, הטופס יהיה דיגיטלי והתהליכים של עזיבתו את היחידה, למשל – מול הנשקיה, האפסנאות והמרפאה – יהיו ממוכנים לחלוטין. חייל רוצה לנסוע לחו"ל – עליו להדפיס טופס, ולעבור עימו לאישור ביטחון מידע, קצין בדרגת אל"מ והמפקד. זה לא יימשך".

סא"ל גרשון ציינה כי "המטרה היא יצירת רציפות מידע, משלב המלש"ב עד כל שירות החובה והקבע. בעתיד נטפל באנשי המילואים ובאזרחים עובדי צה"ל".

בהיבט הטכנולוגי אמרה סא"ל גרשון כי "החזון הוא שהכל יקרה במערכת ה-ERP. כך, אנו נסמכים על HR RENEWAL, פיתוח של שכבה נוספת של ממשק משתמש ושל יכולות נוספות לכמה תת-מודולים, הכולל מסכים חדישים למשתמש בטכנולוגיית UI5, הרשאות גמישות ומראה רענן".

בפרויקט נעשה שימוש בטכנולוגיות החדשות של סאפ, לרבות In memory של HANA, הטמעת רכיבי ומערכות BI.

עוד פותחו בפרויקט ממשקים לטובת עבודה מקוונת בזמן אמת מול מערכות המורשת (Legacy) הנמצאות בשימוש זה ארבעה עשורים. הממשקים מביאים לזרימת נתונים דו-כיוונית, לטובת אמינות הנתונים. מודול משאבי אנוש יחליף את הרישום האישי, מערכת מחשוב ישנה שפותחה בשנות ה-70' של המאה הקודמת.

הסבת נתונים

לדבריה, הפרויקט מכיל שלושה עולמות תוכן: ניהול ושליטה בתנועות כוח האדם; מקצועות והכשרות; וכניסה לשירות קבע. בחודשים הקרובים יעלה הפרויקט לאוויר, במכה אחת, Big Bang, וישרת אלפי משתמשים, אנשי משא"ן בצה"ל. לאחריו יחל השלב השני, והוא יורחב לעשרות אלפי משתמשים נוספים, החיילים.

"אנו מנסים להוביל את צמצום הביורוקרטיה", אמרה, "ולכן הפרויקט כולל הטמעה של חתימה דיגיטלית, צמצום ניירת ומיכון כולל. בסוף, התכלית היא שיפור השירות לפרט".

לדברי סא"ל גרשון, "מדובר בהיקף עצום של מאות תהליכים, הכל ממוכן עד הקצה, אין אופציה לטעויות ואין שיקול דעת לשליש, התהליכים נדרשים להיות אחודים".

אתגר נוסף, אמרה, "הוא כמות הנתונים שאנו מסבים, למשל, יש אנשי קבע המשרתים כבר 30 שנים. אנו עובדים עם כלי אינפורמטיקה (Informatica) בצבא שנים רבות בהסבות נתונים. יש לנו עשרות רבות של סוגי מידע שאנו מטפלים בהסבתם".

בפרויקט נעשה שימוש בכלי Informatica Data Quality. הסבת הנתונים נעשתה יחד עם קבוצת אמן, נציגת החברה בישראל. מדובר בהיקף נתונים של מיליוני רשומות, והכלי מסייע להציף נתונים אבנורמליים, לטיוב הנתונים. "הדיוק במערכות האלו הוא סופר-קריטי", אמרה, "לא משנה כמה נתונים וכמה הם הולכים אחורה – אמינות המידע הכי חשובה".

פרויקט HR הגדול בעולם

הפרויקט הנוכחי הוא ההמשך התפיסתי של פרויקט שהחל בעשור הקודם ששלב ראשון ומרכזי שלו עלה לאוויר ב-2011. אז צה"ל העלה לאוויר את השלב הראשון בפרויקט משאבי אנוש ענק המתבסס על מודול ה-HR של סאפ, הנחשב לגדול בתחומו בעולם.

היקפו הכספי של הפרויקט, שארך כמה שנים ובוצע בשלבים, נאמד בעשרות רבות של מיליוני שקלים. הפרויקט כונה מרו"ם (מערכות מידע רשומות וניהול משאבי אנוש) ובוצע בשיתוף ענף מערכות מידע באכ"א ומיטב (הגוף שנולד מאיחוד בקו"ם ומנהל גיוס).

בשל מורכבות הפרויקט, הוא חולק לשלושה שלבים עיקריים. בשלב הראשון, שהסתיים ב-2011, העלו לאוויר את מודול ה-HR, לצד מערכות IT נוספות מבוססות סאפ, וכן מוצרים המשלימים לסאפ. אלה מטפלים בתהליכי המיון של המועמדים לגיוס, ולאחריהם תהליכי הגיוס עצמו ושיבוץ החיילים.

בשלב השני, שהסתיים ב-2013, טופלו נושאי "עולם הפרט": היבטים חשבונאיים, תנאי שירות, פרישה וטיפול באזרחים עובדי צה"ל. בשלב השלישי, שהחל ב-2013 וממנו נולד הפרויקט הנוכחי – הוחלפו כלל המערכות הליבתיות בצה"ל בנושא כוח אדם, לצד מערכות ליבה של רישומת צה"לית ומערכות שכר.

"הפרויקט נועד לעשרות שנים קדימה", סיכמה סא"ל גרשון, "הוא פותח עידן חדש של ניהול משאבי אנוש בצבא. זהו מהפרויקטים המאתגרים והמורכבים שבצבא".