"ארגונים שלא ימנעו איבוד ידע – יגרמו לעצמם נזק רב"

"אחת התובנות שצריכות להיות במוקד של פעילות הארגונים ושעליהם לפעול על פיהן הוא שידע הוא נכס של הארגון. הפתרונות צריכים להתרכז בזה. על המנהלים ואנשי הטכנולוגיה בארגונים להבין היכן הם לא יודעים שיש אפשרות לאיבוד ידע, לבדוק נקודתית את המקומות הללו ואת המשרות בהן זה יכול להתרחש. עליהם ללמוד ולהבין איך למנוע איבוד מידע בארגון. ארגונים שלא יעשו זאת יגרמו לעצמם נזק רב", כך אמר אשר גליקמן, מנהל תחום ניהול מסמכים וידע במטרופולי-נט.

גליקמן דיבר בפתיחת KDKM 2016 – הכנס השנתי של תחום ניהול הידע והמסמכים, בהפקת אנשים ומחשבים. הכנס, בהנחיית גליקמן וד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledge, נערך ביום ה' האחרון באולם האירועים LAGO שבראשון לציון, בהשתתפות מאות מקצוענים בתחום.

לדברי גליקמן, אחד הגורמים לאיבוד ידע הוא העובדים של הארגון. "יש שינוע של עובדים, יש עובדים שעוזבים, וכשזה קורה – הם לוקחים איתם ידע ששייך לארגון. זה משהו שעל הארגון למנוע", אמר.

צילום ועריכת וידיאו: ליאור רובינשטיין

"כיום אפשר בקלות להפוך לעבד של המערכת, ולהרגיש לבד. בכל מקרה, צריך להיות בתנועה, אבל התנועה מאוד איטית בגלל כל המשימות שצריך לעשות, וזה עוד לפני שמכניסים לתמונה רגולציה שמאטה עוד יותר את הדברים", ציין.

"ברור שצריך שינוי, אבל איך מנהלים אותו?", שאל גליקמן. התשובה שלו היא שקודם כל, על המנהלים ואנשי הטכנולוגיה בארגון להיות מודעים היטב לקראת מה הם הולכים. "כשהולכים לפתרון של מערכת ניהול ידע ו/או מסמכים, צריך להבין שהתהליך לקליטתה והטמעתה הוא מאוד סוער. זה לא תמיד תהליך שאפשר לבצע בניתוק משאר המערכות הקיימות בארגון, ויש גם את האנשים שלפעמים מערימים קשיים, הם לא ממש רוצים לשנות את הליכי העבודה הקיימים שלהם, והם לפעמים ממש מפריעים", טען.

דירק דה-וו-קר, מנהל אזור EMEA בפוג'יטסו. צילום: ניב קנטור

הוא הסביר מה צריך לעשות כדי להתגבר על המחסום הזה: "קודם כל, לשתף את העובדים וכמה שיותר עובדים. הקושי לקבל את השינויים הוא ברמה הפסיכולוגית. צריך לחבק אותם, וכדאי גם להסביר למטמיעים מי הם המטמיעים ולהיפך. את המתנגדים צריך להפוך למובילים", סיכם.

"למרות השינויים הטכנולוגיים, כמות הנייר הולכת וגדלה"

דירק דה-וו-קר, מנהל אזור EMEA בפוג'יטסו (Fujitsu), התייחס בהרצאה שלו, "זה עולם משתנה", לכך שלמרות השינויים שעובר העולם, ועל אף שיש הרבה מאוד היבטים שצריך לבחון, התוצאה הסופית היא שכמות הנייר שבה משתמשים רק הולכת וגדלה.

עוד הוא אמר כי "חשוב לנו להתאים את העסקים שלנו לשוק, והדבר הראשון הוא פייסבוק (Facebook). זה שינוי בולט בתקשורת. כמות הודעות הטקסט עולה במקביל לעלייה בגישה לאינטרנט וזה מחייב שינוי בדרך בה מתקשרים עם הערוצים. השינויים גם מובילים להתקדמות טכנולוגית, במיוחד בישראל, וזה לא מפסיק, במקביל לגידול באוכלוסיה. אולם, אנשים בסופו של דבר רוצים להרגיש משהו בידיים. זה אומר ניהול מסמכים רחב ונרחב וגדול יותר, והשאלה היא כיצד מחזירים את המסמכים האלה באופן דיגיטלי לתוך המערכת,כיצד מנהלים אותם".

אפרת רייכרט, ראש צוות תכנון, הדפסת והפצת מסמכים בחברת החשמל. צילום: ניב קנטור

לטענתו, הרבה מדי מידע וידע אובדים. "אנחנו בעידן של Big Data, וכולם מדברים על זה, אבל הבעיה היא שרק חצי אחוז מכמות המידע העצום שאוספים עובר ניתוח, ויותר מ-80% ממנו עדיין לא נבדק, כך שהפוטנציאל נמצא שם", ציין דה-וו-קר. "אסור לשכוח שעד 2020 אמורים להיות 75 מיליארד מכשירים מקושרים. אם יש יותר מידע זה בדרך כלל אומר גם יותר נייר, ולכן צריכים להיות חכמים. החוכמה היא המפתח לפיתוחים החדשים".

הטמעת מערכת בחברת החשמל

גבי מזרחי, יזם ומנכ"ל ComposeDoc, ואפרת רייכרט, ראש צוות תכנון, הדפסת והפצת מסמכים בחברת החשמל, סיפרו על אימוץ הפתרון שמציעה ComposeDoc בחברה. הפתרון מאפשר דיגיטציה של תהליכים להפקה והפצה של מסמכים דיגיטליים בארגון, כולל יכולת לנהל תהליכים מקוונים לקישור לקוחות לארגון.

"ב-2011 קיבלה חברת החשמל החלטה לאחד את הטיפול במסמכים בתוך החברה והוקמה יחידה שמטפלת בנושא", סיפרה רייכרט. "הבדיקה העלתה שיש כ-400 מסמכים צרכניים שונים והם משרתים כ-2.4 מיליון לקוחות – 90% צרכנים ו-10% מוסדיים. מדובר בכל מיני מסמכים שמצטרפים למסמך הראשי של חשבון החשמל. הפתרון אליו הגענו עם ComposeDoc מציע שילוב של תהליכי ההפקה של כל המסמכים לתהליך אחד ואחיד, הכולל נראות אחידה. הכול עובר דרך המערכת, והיא מציעה פתרון טוב, שמקל את העבודה. הוא עזר לנו לשפר את השירות ללקוחות הפנימיים שלנו וללקוחות הקצה".