קנת ריצ'רד, זירוקס: "על מנהלים לקבל תמונת מצב אודות כל הקורה בארגון בתחום ההדפסה"

"מנהלים נדרשים כיום לקבל תמונת מצב אודות הקורה בארגונם בעולם ההדפסה", אמר קנת ריצ'רד, סגן נשיא זירוקס (Xerox) לערוצים, תפעול ופיתוח עסקי. ריצ'רד היה אחד מהדוברים בכנס "ניהול מסמכים חכם" שנערך לצד תערוכה בנושא במרכז הכנסים אבניו, קריית שדה התעופה. בתערוכה ובכנס השתתפו כאלף מקצוענים, והם התקיימו הבוקר (א') בהפקת אנשים ומחשבים. בתערוכה הוצגה שורה ארוכה של פתרונות לניהול ההדפסה הארגונית בארגונים. את הכנס הנחו פלי הנמר – נשיא הקבוצה ויהודה קונפורטס – העורך הראשי בה.

לדברי ריצ'רד, "השלב הראשון בחסכון בעולם ההדפסה הוא הכרה וידיעה של מה יש לך. ארגונים לא יכולים לייעל את סביבת ההדפסה שלהם, אם הם לא יוכלו לדעת במדויק מה קורה אצלם בהדפסה". לדבריו, "כל הספקיות מדברות על מיטוב סביבת ההדפסה, כמו גם התייעלות, אולם החוכמה היא לשמור על אותה רמת התייעלות לאורך זמן". כחברה המספקת גם שירותי תחזקה, אמר ריצ'רד, "האומנות לשיטתנו היא לעשות ניהול נכון, על ידי יצירת מדיניות הדפסה שתתמוך ביעילות לאורך כל הדרך, ולא שגרף ההתייעלות יירד בחלוף החודשים של החוזה".

הוא ציטט מחקר של גרטנר (Gartner), לפיו זירוקס מובילה בפתרונות ניהול מדפסות ארגוני לצד מימוש החזון בתחום, והציג את תפיסת החברה הכוללת ניטור רכיבים, ניהולם, לרבות התמקדות בארגוני SMB. אלה, הסביר, "צרכיהם זהים לאלו של ארגונים גדולים, אולם אין להם היכולות הטכנולוגיות והמשאבים של הגדולים. לכן, החיסכון אצלם, משמעותי יותר".

ריצ'רד הציג את תפיסת החברה לפיה נדרש לבצע כינוס של מכונות הדפסה בארגון, לצמצם את כמות יחידות הקצה הדורשות פיקוח ואז להפחית את עלויות התחזוקה שלהן. זאת, אמר, לצד בקרה על הרכיבים המתכלים, הכנסת צבע תוך הגדרת משתמשים בדרגות הרשאה שונות, וקביעת מכסות הדפסה וצילום. "כך, סיכם, "ניתן ליישם שליטה ובקרה על ההדפסה ועל עלויות ההדפסה".

בלפור מור, מנכ"ל מפעיל, אמר כי "נדרש לספק ארגז כלים יעיל, על מנת לייצר את השקט בעולם ההדפסה וניהול המסמכים שהוא עולם כאוטי". הוא הציג את החברה, הפועלת כבר 70 שנים, ותיאר את שלבי התפתחותה – מחברה לריהוט משרדי בשנות ה-30' עד למה שהיא כיום: חברת אינטגרציה בתחום ניהול המידע והמסמכים. מור הציג את תפיסת החברה, Total Office Solution, כתפיסה ניהולית כוללת, "המספקת מערכת שנותנת תשובה כוללת לצורכי המשרד הדיגיטלי, תוך מתן דגש להיבטים טכנולוגיים וארגוניים".

לדבריו, "תפקיד המערכת שפותחה על ידי מפעיל, הוא לייעל את תהליכי עבודת ניהול המסמכים בארגון, כמו גם את התחומים המשיקים והקשורים בה, במישרין ובעקיפין – תשתיות IT, תקשורת חיצונית ותקשורת פנים, וכן תהליכי העבודה בארגון". מור סיכם באומרו, כי "מטרת המערכת היא להפוך מידע קיים ומסמכים בתצורות שונות – לזמינים".

אלון כהן, סמנכ"ל מכירות באוטופונט, הציג את המגמה בארגונים של מעבר לעבודה במסגרת מרכזי הדפסה. המגמה גברה, הסביר, בשל המיתון הכלכלי והעלויות הרבו הכרוכות בהדפסות האינסופיות. העבודה בדפוס הפעולה החדש, הסביר, כרוכה בכך שעובדי הארגון מדפיסים עם כרטיסים חכמים, מבוצעת בקרה על מה שהדפיס, והיא נעשית בצורה מאובטחת. לדברי כהן, ארגוני ענק במשק כבר הטמיעו פתרונות לניהול חכם של מדפסות והגיעו לחיסכון של יותר מ-15% בעלויות ההדפסה.

לדבריו, החברה מפתחת פתרונות טכנולוגיים ייחודיים בתחומי ההדפסה והפלט, ומשווקת פתרונות תוכנה ארגוניים מגוונים בתחום, לרבות פתרונות אבטחת מידע וניהול משתמשים בהדפסות של SafeCom. ג'אן בולמאן, סגן נשיא follow me – המיוצגת אף היא על ידי אוטופונט, הציג את פתרונות החברה לתחום מיטוב ההדפסה וניהול עולם זה, תוך שהבטיח חסכון של 30% בהוצאות התפעול השוטפות.

שרון שפר, מנהל פיתוח עסקי פרויקטים, ברדר (Brother), דיבר על אבטחת מידע בהדפסה והפרצות שבתהליך. הפרצות אמר, מצויות בעולם הסיסמאות, בתווך שבין המדפסת למחשב ובמדפסת עצמה. "אנו לא מתייחסים לשטח האפור שהוא התווך שבין המחשב למדפסת", אמר, מדובר "מדובר בבעיית אבטחה קריטית לארגונים". הוא הציג את פתרונות החברה לתחום, לרבות הצפנת המידע, מניעת גישה לרשת באמצעות חסימת פורטים, ועוד.

קידן אילני, שותף בכיר ומנהל פיתוח, SPS, הציג את "סמדר" – מערכת ארכיון דיגיטלי אוטומטית. המערכת, הסביר, מאפשרת תיוק אוטומטי של מסמכים לפי ברקוד. לאחר התיוק, אמר אילני, ניתן לאתר את המסמכים בקלות ובמהירות. הוא הוסיף כי בזמן התיוק, ניתן לשלב חתימה דיגיטלית על גבי המסמך הסרוק.

זאב שטח, מנכ"ל קומסיין, אמר כי "אין שום צורך להדפיס היום, אין צורך להפוך את המחשב למכונת הדפסה. הסיבה היחידה שיש להדפיס מסמך כלשהו, היא הרצון לתייקו ולשומרו כמסמך מקורי וחתום. הדפסות עולות כסף רב. הטיפול בנייר – יקר, האחסון גם הוא, גניזה של המסמכים וחוסר זמינותם, לצד האבטחה – כל אלה מהווים עלויות רבות".

שטח הציג את החתימה האלקטרונית ואת מעמדה החזק בחוק, והיתרונות הגלומים בה. "החתימה האלקטרונית של קומסיין", סיכם, "מאושרת לא רק על ידי המחוקק, אלא גם על ידי ספקיות הדפדפנים השונות". שטח סיים בהראותו את החזר ההשקעה במשלוח מסמכים בעלי חתימה אלקטרונית, המגיע, לדבריו, תוך שנה.

אשי מרק, מנכ"ל AOS, הציג פתרונות של טונרים ממוחזרים, תחת המוטו "לא כל הטונרים נולדו שווים". החברה, אמר, עוסקת בציוד משרדי, והיא חברה בת של אקסל טלקום. לדבריו, בארץ קיים חוסר מודעות לאיכות הטונרים, ולכן יצרנים של טונרים זולים מדברים על מחיר ולא איכות". אלא שמצב זה, הסביר, מביא לכך שארגונים ניכווים ברכישת טונרים זולים. הוא הציג בדיקות השוואה מקצועיות בין הטונרים מקוריים ואלו של AOS, שמוכיחות לדבריו את איכות הטונרים שהם מספקים. לדברי אשי, "אחוז השימוש בתקלות בטונרים אלה עומד על 0.08%, נתון הדומה לכמות התקלות בטונרים המקוריים".

לבסוף הוצגו שלושה סיפורי לקוח בעולמות ההדפסה – באוסם-נסטלה, DHL ישראל, ובפירמת ראיית החשבון BDO.