אלי יפה, מגן דוד אדום: "הטכנולוגיה קריטית להצלת חיים"

"הטכנולוגיה קריטית אצלנו, לצורך הצלה. באמצעותה אנחנו יכולים לשלוח הודעות לעובדים כשקורה אירוע חירום, להתקשר ישירות מהמערכת לבית החולים ולהסתנכרן עם שאר כוחות ההצלה. כל הכוחות שקופים זה לאלה להצלת חיים", כך אמר אלי יפה, מנהל אגף הדרכה והסברה במגן דוד אדום.

יפה אמר את הדברים בכנס BCP/DRP של אנשים ומחשבים, שעסק בהתאוששות מאסון ורציפות תפקודית של ארגונים. הכנס נערך באחרונה ב-yes Planet בראשון לציון, לעיני מאות משתתפים ובהנחיית יהודה קונפורטס, העורך הראשי של הקבוצה.

בדבריו התייחס יפה לשימושים של הטכנולוגיה בעת קרות רעידת אדמה. "ברגע שהיא מתרחשת, מופעלים הסנסורים שיש לנו, והעובדים והמתנדבים שלנו מקבלים אוטומטית הודעות בביפר ובווטסאפ (WhatsApp) בהן נכתב: 'רעידת אדמה, צא/י מהבניין'. אנחנו יוצאים מנקודת הנחה שחצי דקה אחרי קרות רעידת האדמה התשתיות התקשורתיות יפסיקו לעבוד", אמר.

הוא ציין כי "אפשר להעלות לאתר שלנו, מכל טלפון סלולרי, תמונות של נפגעים, ניצולים והרוגים באירוע, גם כשהמערכת לא אונליין. ברגע שהיא עולה בחזרה לאוויר, כל התמונות נשפכות לתוכו ומפורסמות לאחר שהן עוברות בקרה שלנו".

"אחת הבעיות שתלווה את כולנו לאורך ימים ושנים אחרי רעידת האדמה היא אי הידיעה או הצורך בבירור מה קרה עם החבר או מה עלה בגורל קרוב המשפחה. אנחנו מבקשים מכולם להעלות תמונות כדי שאפשר יהיה, באמצעות זיהוי מיידי, לחסוך מאלפים את אי הוודאות. לחיות עם אי ודאות זה הדבר הכי גרוע שיש", הוסיף יפה.

ליי ברנשטיין, מנכ"ל אילו רק. צילום: קובי קנטור

בהמשך הוא ציין את האספקטים בהם מסייעת הטכנולוגיה לאנשי מגן דוד אדום בשגרה. "הכול אצלנו ממוחשב. ברגע שמתקבלת במוקד קריאה לעזרה, מערכת השו"ב שלנו מאתרת את המתנדבים שנמצאים במרחק של חמש דקות מהמקום ממנו מגיעה הקריאה ושולחת להם הודעה על האירוע. המכשיר של המתנדב נדגם בכל חצי דקה ובזמן שהוא מסמן שהוא באירוע – בכל חמש שניות. אין לנו 100 תחנות אלא למעשה 3,600 תחנות – 100 התחנות הפיזיות ועוד מספר העובדים והמתנדבים במגן דוד אדום", אמר.

"תהליכים, עובדים ותשתיות – לב הפתרון"

ליי ברנשטיין, מנכ"ל אילו רק, אמר כי "יש בעולם ה-DRP וה-BCP ארגונים שמעדיפים להיות בחושך ולעשות את מה שהם עשו, לא לשנות. זאת בעיה".

הוא שאל למה הכוונה בהמשכיות עסקית והשיב: "המושג הזה מדבר על תכנון לבצע משהו מסוים, להגיב מולו, להתמודד עם מצב מסוים ולהתאושש מאירוע, בין אם הוא קטן או גדול".

ברנשטיין ציין את התקן הבין לאומי ISO 22301-2012, ש-"מכתיב לארגונים יציאה מתכנון ובקרה לאסטרטגיית המשכיות עסקית; בניית מערך נהלי ותוכניות התאוששות; תרגול; ניתוח השפעות עסקיות; והערכת סיכוני המשכיות עסקית".

"ברוב הארגונים הגדולים, אין הרבה אנשים שמתורגלים בהמשכיות עסקית, וזה מה שמקשה על ניהול המערך בהם. תהליכים, עובדים ותשתיות הם הלב של הפתרון", הוסיף.

הפער בין הרצוי למצוי

אורין פלג, Team leader ב-Energy Team, עסקה בדבריה באירוע בשאלה איך יודעים שפתרון DR אמנם נותן את המענה הנדרש ברגע האמת.

"במרבית הארגונים יש פער בין איך הם רואים את הפתרון שלהם למצב בפועל", ציינה. "הפער הזה קיים אצל ההנהלה ולפעמים גם אצל האנשים הטכניים. לא תמיד ההנהלה מבינה אילו מערכות יפעלו ואילו לא, כי יש פער בין השפה שבה היא מדברת לשפה הטכנית ואין תיאום ציפיות מפתרון ה-DR. אז מגיע אירוע מסוים, אתר ה-DR לא מופעל וההנהלה תוהה למה, כי היא השקיעה כסף".

"חשוב להתמקד בחוזקות ובחולשות של הפתרון ולהיערך באופן מלא ליום כשל", המליצה פלג. "עושים זאת על ידי ביצוע תהליך מתודולוגי. התוצאות משמשות הן את ההנהלה והן את הגורמים הטכניים ונותנות מעניה לשאלה: מה אנחנו יכולים להעמיד בשעת הכשל? כמו כן, תהליך כזה יספק המלצות מה הכי דחוף לעשות ומה ישפר את הפתרון בזמן חירום".

אורין פלג, Team leader ב-Energy Team. צילום: קובי קנטור

היא אמרה כי הנהלים והתרגול הן שתי הבעיות המרכזיות, משום שהם לעתים לא מבוצעים או מבוצעים בצורה חלקית. פלג ציינה כי "חשובה הפרדה כרונולוגית בין הפעולות בתרגול ובחירום להוראות העבודה הטכניות. יש לחלק את הדברים לספר הכללים והנהלים, תרחיש התרגול, תרחיש האמת והוראות העבודה הכלליות".

בהמשך היא פירטה ואמרה כי "נהלי DR מצוינים כוללים הגדרת תפקידים ברורה, ברור מי אחראי על החלק הניהולי, הטכני והביצועי. ההנהלה אחראית על המשך ההתנהלות העסקית בשעת חירום. בנוסף, יש צורך בהקמת CMT – צוות ניהול בחירום, שכולל בין היתר את המנמ"ר, שלוקח החלטות ניהוליות על בסיס ההבנה הטכנית שלו. הצוותים הטכני והתפעולי הם אלה שמנהלים ומבצעים את הדברים בפועל".

"החלוקה הברורה מובילה לכך שכל אחד יודע מה הוא צריך לעשות, וכך גם מאפשרים לכל אחד לעבוד בלי יותר מדי רעשים", הוסיפה.

"הבעיה המרכזית השנייה, כאמור, היא התרגול", אמרה פלג. "ארגונים משקיעים בפתרונות ה-DR ובפרויקטים הון עתק, בעוד שבתרגול הם חוסכים. מה שלא מתרגלים – לא יעבוד".

היא ציינה כי "תרגול לא טוב גרוע יותר מאי תרגול כלל. התרגול האידיאלי צריך להיות מקיף, לדמות מציאות ולהקנות לאנשי הארגון ולהנהלתו ביטחון. עליו לכלול את הארגון כולו ולא להיות תרגול נקודתי. הוא צריך לגרום לאנשי הארגון לדעת מה הם צריכים לעשות במצבים השונים, כשהכול עובד וכשיש התקלות. דבר חשוב נוסף הוא שתרגול נכון מאפשר לשפר ולעדכן את הנהלים, וכן לקצר זמנים".