כמות המיילים בעבודה משגעת אתכם? אפשר גם אחרת

ידע, או מידע, זה כוח – אמר פעם איש חכם. אלא שהוא יכול להיות גם כאב ראש לא קטן, בין אם מדובר ברמה הפרטית ובין אם ברמה הארגונית.

עובד ממוצע שבא בבוקר למשרד נתקל במיילים רבים שהצטברו מאז סוף יום העבודה של יום קודם, ומצטברים לעוד מאות אם לא אלפי מיילים ששוכנים בתיבה. חלק גדול מהם לא נקראו, חלקם לא רלוונטיים ולפעמים קשה לבור את המוץ – המיילים החשובים – מן התבן של בליל ההודעות.

הדבר גורם להפרעה לא רק ברמה האישית, של עבודתו של אותו עובד בארגון, אלא גם ברמה הכלל ארגונית: הפיכת התקשורת הדיגיטלית בארגון לבעייתית.

Knowmail מבקשת לענות על בעיה זו: לפתור את הצפת המידע בתקשורת הארגונית ובכך לשפר את הפרודוקטיביות של העובדים ואפילו את איכות חייהם.

החברה הוקמה בשנה שעברה על ידי חיים סניור, המשמש גם כמנכ"ל, עודד אביטל, המנהל התפעולי הראשי, ואבי מנדלברג, המנהל הטכנולוגי הראשי.

אביטל אמר כי "הרעיון הראשוני נולד מתוך צורך אישי של קבוצת היזמים. חיים ואני עבדנו ב-EMC ו-'נהנינו' מיותר מ-300 מיילים ביום, שהקשו על היכולת לעמוד ביעדי המכירות. הקושי הביא לצורך בלתי פוסק לבחור בין תגובה בזמן מינימלי, עמידה ביעדים העסקיים וכמובן הבית והמשפחה. לאחר בחינה של מספר כלים, הגענו למסקנה שהגיע הזמן לעצור את השיגעון הזה".

"התקשורת הדיגיטלית – מגורם חיובי לגורם בעייתי"

"יש מספר בעיות קשות שגורמות לכך שהתקשורת הדיגיטלית בארגונים גדולים הפכה מגורם חיובי, שתורם לשיתוף פעולה, לגורם בעייתי, ששוחק את התפוקה של העובדים ואת התגובתיות שלהם למסרים החשובים ומביא לבזבוז זמן מיותר", ציין אביטל.

"הגורם המרכזי לבעיה זו הוא תופעת הצפת המידע בתקשורת הארגונית ככלל ובאי-מיילים בפרט", פירט. "רבים מאתנו מכירים את המציאות שבה יש תיבת אי-מייל מלאה באלפי פריטים שלא נקראו, שלפחות חלקם מכילים מסרים חשובים ביותר. לפי מחקרים רבים, עובד ידע (Knowledge worker) ממוצע בארגון של 200 עובדים ומעלה משקיע בין שליש לחצי מזמנו במעבר על מיילים, כאשר מחצית מהם כלל לא חשובים לו. המשמעות היא שהעובד הארגוני הממוצע משקיע יום בשבוע בעבודה קשה, לא מספקת, לא מאתגרת ולא פרודוקטיבית כלל".

אביטל אמר כי "ארגונים צריכים פתרון שיסייע במיקוד העובדים ושיפור הרגלי העבודה שלהם, וישיב את התקשורת הארגונית להיות כלי עבודה יעיל".

הוא ציין כי המוצר של החברה "מבוסס על פתרון SaaS (תוכנה כשירות – Software as a Service), המצויד במנוע למידה של בינה מלאכותית שמאפשר למידע הפרטי להישאר ברמת ה-Client, כדי למנוע חשיפות אבטחה. אנחנו מציעים ערך מתקדם, שהולך ומתעצם ככל שמנוע הבינה המלאכותית מתפתח. הערך ניתן בשלושה ממדים: אפקטיביות, יעילות ופרודוקטיביות".

בהמשך פירט אביטל על כל אחד מהם: "אפקטיביות – הפתרון מאפשר מיון וסינון של המיילים על סמך חשיבות ודחיפות. אם המשתמש נמצא בין פגישות, הוא ייעזר בפונקציית On-the-run, שמסייעת להתמקד במיילים הדחופים ביותר, שדורשים התייחסות מידית. לעומת זאת, אם הוא נמצא במקום עבודתו ולא לחוץ בזמן, הוא ייעזר בפונקציית Sitting down ובכך ירחיב את הפילטר לכלל המיילים החשובים. אפשרות נוספות שניתן להיעזר בה היא Show all, כדי לראות גם את המיילים שהמערכת זיהתה בתור לא חשובים ולוודא שלא התפספס אף מייל חשוב. במידה שהמשתמש נתקל במייל חשוב, המערכת מאפשרת לו לתת לה פידבק שמציין את רמת החשיבות, כדי לאפשר לה עקומת למידה מהירה.

יעילות – המערכת יכולה לבצע במהירות ובקלות פעולות שמצריכות זמן רב, בעזרת מנגנוני ה-Email conversation view וה-Predicted next best action.
Email conversation view מאפשר את הצגת השתלשלות המייל, על ההסתעפויות השונות, בחלון אחד. Predicted next best action משלב את התובנות והתחזיות של מנוע הבינה המלאכותית על מנת לאפשר למשתמש להגיב בקליק יחיד על פעולות כמו תיוק אוטומטי בתיקייה הנכונה, דחיית הטיפול לזמן אחר או הפסקת מעקב אחרי השיחה, כדי למנוע הצפה.

פרודוקטיביות – השילוב של האפקטיביות והיעילות מאפשרות לעובדים ולארגונים להיות פרודוקטיביים יותר באופן משמעותי".

אביטל מנה מספר יתרונות חדשניים שיש, לדבריו, במערכת: "ראשית, היא מבוססת על מנגנוני בינה מלאכותית אישיים וסוציאליים מהמתקדמים בתעשייה, המשולבים עם ארכיטקטורה מאובטחת במיוחד. בנוסף, ה-SaaS מאפשר את יישום הפתרון בתקורות מינימליות ובגמישות מקסימלית. יתרון נוסף גלום בכלי האנליטיקה לניתוח נתוני השימוש וחילוץ התובנות המשמעותיות מתוך המידע שקיימים בה. בנוסף, זהו פתרון משולב דסקטופ ומובייל, מה שמאפשר חוויית משתמש רצופה לאורך כל שעות היום".

מהן המטרות והחזון שלכם לעתיד?
"המטרה שלנו היא לאפשר חיי עבודה קלים ושפויים יותר לעובדים הארגוניים.

להערכתנו, פתרון בעיית הצפת המידע הנובעת מהתקשורת הארגונית ככלל ובאי-מייל בפרט יסייע בצמצום דרמטי של המתח שקשור בתחושה הבלתי פוסקת של פספוס מייל חשוב. לצד זה, צמצום השקעת הזמן הלא סבירה תאפשר תוצאות טובות בהשקעה סבירה יותר. מנוע הבינה המלאכותית של Knowmail לומד את דפוסי העבודה האישיים של המשתמש וממנף יכולות טכנולוגיות מתקדמות לטובת ביצוע 'העבודה השחורה' עבורו.

החזון של Knowmail כולל הרחבה של יכולות הבינה המלאכותית לביצוע פעולות נוספות, כמו גם הרחבת פלטפורמות התקשורת הנתמכות".