חיים וינר, מנכ"ל Vrtech: "פתרון ניהול ידע צריך להיות בשיטת 'לגו'"

"משרד ללא נייר זה לא סוג של מותרות, היום זה הפך להכרח וצריך להתקדם לניהול מסמכים ללא נייר", כך אמר חיים וינר, מנכ"ל Vrtech.

וינר אמר את הדברים בכנס KMDM 2015, הוועידה השנתית לחדשנות ועסקים בתחום ניהול מסמכים בארגון וניהול ידע, בהרצאה תחת הכותרת "ניהול מסמכים ארגוניים – לא חייבים לבנות את רומא ביום אחד". בכנס, שהתקיים במרכז הכנסים אווניו שבקריית שדה התעופה בהפקת אנשים ומחשבים, נכחו יותר מ-150 אנשי מקצוע, מומחים וספקי פתרונות.

לדברי וינר, אנשי הארגון צריכים פתרון אלגנטי ומודולרי – איש איש עבור צרכיו. "מנהל החשבונות צריך כלי לסריקת חשבוניות ואחזור בצורה קלה מתוך מערכת ה-ERP, או כספים שיעברו באופן דיגיטלי וקל ולא בדואר; החבר'ה מהרכש רוצים הזמנות דיגיטליות ישירות מהמערכת; ואלה במחסן טובעים בתעודות משלוח שצריך להכניס למערכת הארכיון".

אלא שעלויות הפתרונות הכוללים, אומר וינר, עלולים לחנוק את הפרויקט בטרם החל. "כשהצעת המחיר מגיעה, המנכ"ל מבטל את הכל, זה נכנס להקפאה ואחרי זה קשה להעלות את זה שוב למעלה. איפה הייתה הבעיה? ניסינו לעשות תהליך של הכל-כלול, לפתור רוחבית את כל הבעיות בארגון, במקום להתמקד בצרכים ספציפיים", הסביר.

להתחיל בממוקד, חשוב וקטן

לדבריו, יש לעשות חושבים ולמפות את היתרונות והחסרונות של פתרון כולל לעומת זה המודולרי, בשיטת לגו. "יתרון אחד הוא היכולת למפות את הארגון בצורה שלמה, כלומר צרכים נוכחיים ועתידיים. זאת ועוד, מדובר בפתרון לכולם – כלל אנשי הארגון. מנגד, יש לא מעט חסרונות: זה לוקח זמן רב, תהליך האפיון ארוך, התוצרים מגיעים לאחר הרבה זמן וכמובן שהעלויות התקציביות גבוהות"

מה אפשר לעשות? וינר מציע "פרויקט בשלבים" בעזרת רצף של יישומים שונים המתלכדים לפתרון כולל. "להתחיל בממוקד, חשוב וקטן, כדי שנוכל לראות תוצאות מיידיות. תחילה ניישם זאת במשאבים ארגוניים מצומצמים, ומשם הלאה. לאחר מכן יש להסיק מסקנות תוך כדי תנועה".

הוא הסביר כי פתרון לגו מתאים לכמה סוגי ארגונים. "ראשית, לארגוני SMB, שכן בארגונים גדולים זמינותם של אנשי המפתח קטנה – קשה לתפוס את הבנאדם והידע הארגוני לא זמין. כשיש לנו פתרון לגו אנחנו מתחקים את אנשי הידע לזמן קצר ובדיוק למה שאנחנו צריכים, לכן בארגונים קטנים ובינוניים הדבר אפשרי יותר. זאת ועוד, בארגונים שבהם משאבי כוח האדם מוגבלים הפתרון יכול להשתלב היטב – לעתים מדובר במנמ"ר וכמה אנשי מחשוב בלבד ואין להם זמן או יכולת להתפנות כליל, לכן פתרון מעין זה יכול להתאים. וכמובן, ארגונים עם תקציב מוגבל יראו בפתרון זה יתרון – לא צריך להשקיע מאות אלפי שקלים".

וינר העיד על הצלחות החברה שהוא עומד בראשה. "אנחנו פעילים זה יותר מתשע שנים ובאמחתנו יותר ממאה לקוחות, בהם דלק מוטורוס – שם נדרשה היכולת לתעד ולצפות בתמונות של חלקי רכב שהוחלפו במוסכי החברה; במאוחדת – סריקה ממסכים שונים במערכת הקיימת, מבתי מרקחת, עמדות שירות וכו', וארכוב לארכיון ארגוני קיים; אוכל אמיתי ;NETO ורשת א.ל.מ, שלה יותר מ-40 סניפים, שם דרשו לשפר את הנראות של המסמכים, לסרוק את מסמכי הלקוח ולאפשר אחזור מתוך ה-ERP בצורה ישירה".