וריטאס: ארגון ישראלי מבזבז 2.6 מיליון שקלים בשנה בטיפול במידע חסר ערך

למנמ"רים ולמנהלי ה-IT בארגונים אין את היכולת להבין באופן מלא מה מסתתר במערכות המחשוב הארגוניות שלהם. כ-2.6 מיליון שקלים בממוצע בשנה מתבזבזים בארגון ישראלי על שמירת מידע מיותר, מיושן או טריוויאלי – ובכל מקרה חסר ערך; כך עולה ממחקר חדש של וריטאס (Veritas).

המחקר הנושא את השם Databerg Report 2015, "הר המידע", נערך על ידי Vanson Bourne ביולי-ספטמבר 2015, בקרב 1,475 מנהלי מחשוב ב-14 מדינות באזור EMEA (ר"ת אירופה, המזה"ת ואפריקה), לרבות ישראל.

עוד העלה המחקר כי חברות בישראל נהנות מהאחוז הגבוה ביותר של נתונים נקיים, החיוניים לתפעולו השוטף ולהצלחתו של הארגון, המאוחסנים ברשתות הארגוניות שלהן – מכל מדינה אחרת באירופה: 24% בישראל לעומת 14% ממוצע ב-EMEA. כ-24% הם התוצאה של 41% מהנתונים שאותם הארגונים בישראל מאחסנים ומעבדים והנם "בלתי נראים" (נתונים שערכם לא נקבע) – ועוד 35% הנם חסרי ערך ומיותרים להצלחתו העסקית של הארגון.

המשמעות היא הוצאת משאבים ארגוניים מיותרת של עד 3.4 טריליון שקל לארגונים ב-EMEA עד שנת 2020 – על שמירת נתונים חסרי ערך.

לספק את הסחורה ולהביא תועלת לארגון

עוד מצא המחקר כי רק 17% מעובדים בישראל מתייחסים למשאב ה-IT שלהם כאל משאב פרטי ושומרים עליו מידע אישי. זאת לעומת ממוצע של 26% באירופה. הישראלים שומרים תוכן מרשתות חברתיות (56%), משחקים (53%), מוזיקה (47%), תמונות (44%), מידע אישי ומשפטי (36%), וידיאו (25%), תוכנות לא מורשות (8%). ב-EMEA רק 43% שומרים מידע מרשתות חברתיות, 29% משחקים, 45% מוזיקה, 57% תמונות, 53% מידע אישי ומשפטי, 29% וידיאו ו-30% תוכנות לא מורשות.

המחקר מצא כי 26% מהמידע נשמר במייל – כמו 26% בישראל, 24% בענן לעומת 18% בישראל, 20% מכשירים פיזיים לעומת 14% בישראל ו-19% ברשתות חברתיות לעומת 9% בישראל.

לדברי גיל דון, מנכ"ל וריטאס ישראל, "נתונים אמורים לספק את הסחורה ולהביא תועלת לארגון, וזה היום המצב בישראל. למרות זאת, תוצאותיו העיקריות של המחקר 2015 מראות כי החברות עדיין משקיעות משאבים גדולים בשמירה על מידע שאינו רלוונטי עבורן בעליל". דון הוסיף כי "המחקר גם מראה, כי מרבית החברות בישראל (65%) מבססות את אסטרטגיות המחשוב שלהן על נפח הנתונים המאוחסנים והמעובדים ולא על ערכם. משמעות הדבר היא שהן מבזבזות זמן וכסף לניהול מידע אשר אינו חיוני עבורן – במקום להשקיע משאבים אלה במקום אחר".

דון ציין כי "ארגונים נדרשים למזער את הסיכונים הטמונים במידע: עליהם לגלות את 'הנתונים האפלים', לחשוף סיכונים ולזהות מידע בעל ערך; למחוק ROT בהקדם כדי לחסוך בעלויות; לפתח אסטרטגיית ניהול מידע בת ביצוע עבור נתונים חסרי מבנה, תוך אימוצה על ידי ההנהלה ועידוד התנהגות משתמשים בהלימה לרגולציות".

מהו הר המידע?

"הר המידע", Databerg מורכב משלושה סוגים עיקריים של נתונים המאוחסנים בארגונים: הסוג הראשון – "נתונים נקיים", אשר זוהו כחיוניים לתפעולו השוטף ולהצלחתו של הארגון. אלה דורשים הגנה יזומה וניהול בזמן אמת, על ידי מומחים הכפופים להנהלת הארגון. הסוג השני הוא נתוני ROT – אשר זוהו כמיותרים (Redundant), מיושנים (Obsolete), או טריוויאליים (Trivial). אלה דורשים מזעור יזום ומחיקה מאובטחת על בסיס קבוע. הסוג השלישי הוא "נתונים אפלים" (Dark Data) – שערכם לא נקבע. הם יכולים לכלול נתונים החיוניים לעסק, נתוני ROT חסרי תועלת, אך החשוב ביותר – נתונים בלתי חוקיים, או כאלה המפרים את כללי הציות לתקנים. נתונים אלה המסתתרים בלב מערכת המחשוב הארגונית, עלולים לחשוף את הארגון לאחריות משפטית.

גידול באחסון לענן

ארגונים מעבירים יותר נתונים לאחסון בענן, כדי להתמודד עם נפחי נתונים גואים: המחקר מגלה כי נתח האחסון והעיבוד בענן יגדל בשליש (מ-33% עד 45%) באזור EMEA ב-12 החודשים הבאים, ובישראל ב-58% (מ- 24% ל- 36%). כמות המנמ"רים הישראליים שיעברו לאחסון בענן ב-2016 נמוכה מהממוצע האירופי.

המחקר מזהה שלוש סיבות עיקריות לגדילת הר המידע: אסטרטגיות המחשוב המבוססות על נפח הנתונים – ולא על ערכם העסקי; הסתמכות יתר על האחסון החינמי, כגון אחסון בענן; זלזול גובר בכללי ניהול מידע ארגוניים מצד העובדים. גורמים אלה, עולה מהמחקר, מביאים להיווצרות הנתונים האפלים ונתוני ROT, כשהדבר מוציא את המשאבים הארגוניים משדה הראיה של הנהלת הארגון. יתרה מכך, עקב החקיקה הממשמשת ובאה, ייתכנו סוגיות משפטיות וסיכונים עסקיים אשר לא היו מובנים מאליהם בעת הרכישה או השימוש.