מבקר המדינה: משרד האוצר לא הטמיע מערכת IT לניהול תכניות העבודה בממשלה

משרד האוצר – "משרד מטה מרכזי, העובד עם כל משרדי הממשלה באופן שוטף" – טרם הטמיע מערכת IT לניהול תכניות העבודה באגפיו השונים, כך קובע מבקר המדינה, השופט בדימוס יוסף שפירא בדו"ח 65-א', אותו פרסם אמש (ד').

על פי המבקר, "מערכת כזו, אם וכאשר תוטמע בכל אגפי המשרד, יכולה לייעל במידה ניכרת את התכנון, את הבקרה ואת שיתוף הפעולה במשרד".

תכניות העבודה השנתיות והרב-שנתיות של משרד ממשלתי, נכתב, "אמורות להציג את יעדי פעילותו לתקופה המוגדרת, את תכנון פעילותו ואת השינויים והתוצאות המצופים בעקבותיה. תכניות העבודה משמשות כלי מרכזי למימוש יעדי הממשלה ומשרדיה. בשנים האחרונות מוביל משרד ראש הממשלה מהלך להטמעת תרבות ארגונית בכל משרדי הממשלה המחייבת קיום תהליכי תכנון, מדידה, הערכה ובקרה. במרכיביו של מהלך זה: בניית מתודולוגיה ממשלתית אחידה ומיסוד של הכנת תכניות עבודה מדידות. ".

על תכניות העבודה, ציין המבקר, "לשקף את כלל פעילותו המתוכננת של כל משרד לתקופה נתונה כדי להגיע למצב עתידי רצוי. תכנית עבודה כוללת שלושה רבדים: מטרות, יעדים ומשימות".

בחודשים מאי-דצמבר 2013 בחן משרד מבקר המדינה את התכנון של תכניות עבודה במשרד האוצר בשנים 2013-2010 ואת המעקב והבקרה על יישומן. הבדיקה נעשתה בשמונה יחידות ואגפים: בלשכת המנכ"ל ; באגף התקציבים; באגף החשב הכללי; באגף שוק ההון; באגף הכלכלן הראשי; באגף המינהל; בלשכה המשפטית; ובמטה התקשוב.

המבקר מצטט את התקשי"ר, בו נקבע כי הנהלות משרדי הממשלה נדרשות "להרחיב את השימוש במערכות מידע ככלי עזר ניהולי למעקב ובקרה אחר מימוש היעדים השנתיים והרב שנתיים תוך שימת דגש על זמינות מידע שהינו חיוני ללקוחות החיצוניים ולאנשי המשרד".

על פי החלטת הממשלה מדצמבר 2011, "משרד ראש הממשלה בסיוע יחידת 'ממשל זמין' יקדם הטמעת מערכת ממוחשבת במשרדי הממשלה לשם ניהול תוכניות העבודה ולמעקב אחר ביצוען". מחשוב הנתונים, קובע המבקר, מעניק למנהלי היחידות במשרדי הממשלה אפשרויות ניהול טובות יותר ויוצר תשתית מרכזית המאפשרת שיתוף פעולה בין גופים שותפים במשרד ומחוצה לו.
משרד התעשייה, המסחר והתעסוקה, התמ"ת, פיתח בראשית 2011 מערכת ממוחשבת לתכנון ממשלתי רוחבי (תמ"ר). המערכת הוטמעה בכמה משרדי ממשלה ומאפשרת להם מעקב ובקרה על תכניות עבודה. במדריך התכנון נכתב על מערכת זו: "משרד התמ"ת… אפיין ופיתח מערכת ממוחשבת לניהול תוכניות עבודה, המהווה רכיב משמעותי בגישה המשרדית לניהול ממוקד מטרה. המערכת אינטרנטית, תומכת במתודולוגיית התכנון הממשלתית ומיועדת לניהול, לתכנון ולביצוע תוכניות העבודה המפורטות של יחידות המשרד. יתרונה הגדול של המערכת הוא ביכולתה להפוך את תוכניות העבודה לכלי ניהולי אפקטיבי… בעזרת המערכת ניתן לעקוב אחר ביצוע המשימות, למדוד את התפוקות והתוצאות ולראות בכל שלב את מידת התקדמות המשרד לקראת מימוש יעדיו והגשמת מטרותיו. יתרון נוסף של המערכת טמון בכך שהיא מאפשרת את שימור הידע ואת זמינותו. כמו כן, משמשת המערכת זרז ל-'משילות נכונה' על ידי מתן אפשרות לשקיפות התכנון והביצוע הן כלפי פנים והן כלפי חוץ".

למרות זאת, קובע המבקר, "משרד האוצר טרם הטמיע מערכת לניהול תכניות העבודה באגפיו השונים". בכוונת מנכ"לית משרד האוצר, על פי תשובתה למבקר, לקבוע מערכת אחידה לניהול תכניות העבודה שתאפשר בקרה גם ברמה האגפית.

"תכניות העבודה הן כלי ניהול חשוב למימוש יעדיהם של משרדי הממשלה ושל ממשלת ישראל. הן מאפשרות למקבלי ההחלטות לתכנן את המשימות הנדרשות להשגת יעדיהם, לבחון את מידת השגתם, לשנות את התכניות בהתאם – ובכך לייעל את עבודת משרדי הממשלה. מן הראוי שמשרד האוצר יטמיע בהקדם תרבות של תכנון, של מדידה ושל בקרה, שכן הוא מוביל נושאים ורפורמות שהם בליבת הפעילות הכלכלית של מדינת ישראל ובהיקפים של מיליארדי שקלים. להיעדרן של תכניות עבודה מסודרות עלולה להיות השפעה מהותית על כלל המשק", סיכם המבקר.