יעל צרויה, אמדוקס: רוצים להשיג תמורה אופטימלית לכסף? הגדירו מטרות קשיחות כבר בשלב ה-Scoping

"על מנת למקסם את תהליכי ה-Sourcing שלנו ולהבטיח שאנו אכן מצליחים להגיע לתמורה אופטימלית לכסף (Maximum value for dollar), עלינו לוודא משלבי ההתקשרות הראשיתיים ביותר ועד לשלב הסופי של המשא ומתן, שאנו רצים עם שתי חלופות אלטרנטיביות קבילות", אמרה יעל צרויה, סמנכ"ל הרכש הגלובלי של אמדוקס (Amdocs) ומנהלת התחום המקצועי של ניהול רכש ומו"מ במרכז הישראלי לניהול, בדברים שנשאה בפני משתתפי קורס המנמ"רים של ג'ון ברייס מכללת היי-טק ואנשים ומחשבים.

"מרבית ארגוני הרכש רגילים להיות ריאקטיביים לצרכי הארגון, ולהשתלב בתהליך ההתקשרות – Sourcing process – רק לקראת השלבים המתקדמים שלו, כאשר יש כבר הצעות מחיר של הספקים, או לכל המוקדם כאשר מתבצעת הפניה הפורמלית לספק לקבלת הצעת מחיר. ואמנם, בשלב הזה, ניכר כי יכולת ההשפעה של איש הרכש בשלב זה היא מוגבלת מאוד, הגם אם הוא איש רכש ראוי המבין את עולמו העסקי של הלקוח הפנימי שלו בארגון ובקיא ברזי השוק הרלוונטי לנושא הנדון", אמרה.

לדבריה, "בבואנו להתבונן בתהליכי Sourcing ועל היכולת של הארגון להגיע לאופטימיזציה של תועלת לכסף, עלינו להבין כי ישנם למעשה שלושה רבדים של חיסכון והתייעלות, הפועלים מהקל אל הכבד. החיסכון 'הקל' והרזה ביותר הוא השלב שבו כבר יש לנו הצעות מחיר ואנו לוחצים את הספק להוריד אותה, בין אם תחת אילוצי תקציב ושאר מגבלות ארגוניות, ובין אם על ידי הפעלת לחצי תחרות מקבילה. כך או כך, שלב זה יאפשר לנו לכל היותר להפחית את המרווח של הספק בעסקה (ה-Margin) למינימום שהוא יכול לספוג – ולעתים גם מעט פחות מכך, כאשר מדובר בעסקה אסטרטגית שהספק איננו יכול להרשות לעצמו להפסיד".

צרויה הוסיפה: "הרמה השנייה לחיסכון והתייעלות מתרחשת שלב אחד מוקדם יותר, עוד בטרם בחרנו את הספק וכאשר אנו עוד יכולים לדון ולהשפיע על מבנה התמחור של העסקה. למשל, הדיון האם אנו יוצאים לעסקה של רכישת רישיונות או עסקה של רישוי תקופתי (Subscription). דוגמה אחרת, האם אנו משלמים מראש תחזוקה למספר שנים או כל שנה בשנה, מה שעשוי להשפיע מאוד על העלות הכוללת של העסקה. מה תזרים התשלומים בעסקה? האם אנו מנהלים עסקה נקודתית עבוד כמות ציוד הידועה לנו מראש ושבגינה אנו יכולים להתחייב, או שאנו עוטפים את ההתקשרות בשיתוף פעולה אסטרטגי ארוך יותר, גם עבור רכישות שמחוץ לתחזית המידית שלנו, אך תחת מבנה תמחור סגור מראש? כל אחד מהמקרים והשאלות האלו יכולים להשפיע על העלות בשורה התחתונה לעין שיעור יותר לעומת השלב שבו כבר יש לנו הצעת מחיר במבנה מוגדר".

"הרמה שלישית והמשמעותית ביותר לארגון", המשיכה צרויה, "כך שיוכל להגיע להתייעלות מרבית ותמורה אופטימלית לכסף, היא הרמה המיוחסת לשלב הגדרת מטרות ההתקשרות והתכולה – Scoping. בשלב הזה אנו מבינים מהו הצורך הארגוני שלנו, ועל פי רוב אנו יוצרים מגע ראשוני עם השוק על מנת ללמוד מה באמתחתו להציע, לדון בטכנולוגיות הקיימות, הפתרונות האפשריים, סוגי השירות, אומדני עלות,  וכדומה. קיימת הזנה תמידית בין לימוד השוק ולבין זיקוק המטרות והתכולה המדויקת שנגדיר לרכישה בסופו של דבר. שלב זה, המשלב את הגדרת התכולה והמטרות עם לימוד השוק, נקרא בשפה המקצועית Demand Management. אין ספק שהמעורבות בשלב ה-Demand והיכולת להשפיע על הגדת ה-Demand הם הקריטיים ביותר על מנת לוודא שאנו ממקסמים את התועלת לכסף. במקרים רבים הדיון ייסוב סביב השאלה האם אכן אנו זקוקים ל-'רולס רויס' אותו נוטה האיש המקצועי להעדיף, לעומת האפשרות שנוכל לחיות טוב גם עם מוצר נחות במקצת בלבד".

היא הדגישה, כי "איש רכש מקצועי ושותף עסקי אמיתי ללקוחותיו הפנימיים בארגון ישאף תמיד להשתלב בתהליך ה-Sourcing בשלב הראשוני ביותר, כשרק זוהה הצורך, על מנת שיוכל אכן להוביל את הארגון לתהליך בחינה אופטימלי של אפשרויות. כאשר יתאפשר לו להיות שותף בשלב של ה-Demand Management, הוא יוכל לעזור ללקוח הפנימי שלו בארגון להימנע מלהפוך שבוי מיידי של הפתרון ה-'טוב ביותר' כבר מהשלבים הראשוניים, ותחת זאת להריץ במקביל לפחות שתי אלטרנטיבות: האחת – הטובה ביותר, ואילו השנייה, טובה מעט פחות, אך עדיין בגדר פתרון קביל, שעבר את תנאי הסף המחמירים שהצבנו ושאנו מכירים בו כאלטרנטיבה אפשרית שנייה במעלה. באופן כזה, יבטיח איש הרכש תחרות לאורך כל המרוץ ועד לשלב הסופי של תהליך ה-CBA (ר"ת Choose Between Alternatives), שבו יוכלו הצדדים להתבונן בשתי החלופות, לזהות של הפערים האיכותיים ביניהן (Gap Analysis), אל מול פערי המחיר, ולקבל בחירה חופשית, מושכלת, באיזו חלופה לבחור ובתמורת לאיזו עלות שולית".

קורס המנמ"רים של ג'ון ברייס מכללת היי-טק וקבוצת אנשים ומחשבים, הוא הקורס המוביל והיוקרתי ביותר בישראל בתחום מערכות המידע. בקורס עברו בשנים האחרונות מאות מבכירי מנהלי מערכות המידע בארץ, לצד אנשי מקצוע רבים בתחום. הקורס זוכה להכרה על ידי גופים ציבוריים רבים ומהווה את תעודת הכניסה לתפקיד המנמ"ר בארגונים רבים. את הקורס מנחה מקצועית בנצי שפירא, אשר שימש במשך שנים רבות כמנמ"ר של ארגונים מובילים במשק, כגון קוקה-קולה, פלאפון וידיעות אחרונות.

המחזור הבא של הקורס צפוי להיפתח בחודש דצמבר.