פורום IBI | כלי ה-BI המסורתיים אינם מספקים מענה לתכנון תקציב

"רבים מהארגונים, גם כאלו שהטמיעו מערכות BI נרחבות, עדיין מבצעים את תכנון התקציב (ופעילות ניהול כספים אחרת) באמצעות גיליונות אלקטרוניים או בתוכנות מיושנות", אמר ד"ר לירן אדליסט, מנכ"ל Top-IT, במפגש פורום IBI מקבוצת אנשים ומחשבים, שהתקיים היום (ב') בכפר המכבייה, בהנחייתו של אמיר רסקין – שותף ב-B-Pro.

לדברי ד"ר אדליסט, לעומת ה-BI הקלאסי, כולל ה-BI הפיננסי מגוון כלים אטרקטיביים, שהמודעות אליהם לעתים אינה גבוהה, ומנגד – הערך העסקי שלהם הוא בין הגבוהים בשוק ה-BI – לפי סקר של חברת הייעוץ הגרמנית BARC.

לדבריו, כלי ה-BI המסורתיים אינם מספקים מענה לתכנון תקציב, בעיקר בשל כמה מאפיינים שייחודיים לפתרונות BI פיננסי/תקציבי, כמו, למשל, יכולת הקמת מערכת מלאה הכוללת בסיס נתונים רב ממדי, מערכי דו"חות ומנוע חוקים בפרק זמן קצר, ללא התערבות משמעותית של DBA ואנשי תוכנה, אינטגרציה מלאה עם אקסל (הן כאמצעי דיווח והן כאמצעי תכנון המבוקר ונשלט על-ידי המערכת), שליטה מלאה של המשתמש על מרכיבי היישום (תחזוקת ממדים, נתונים, חוקים וכד'), תמיכה בניהול תהליכים – "מחזור חיים" בשלבי התקצוב והתכנון, מגוון יכולות להפצת מידע וקליטת נתונים ועוד.

"עולם ה-BI הפיננסי מספק מענה לכמה תחומים נוספים במשרדו של מנהל הכספים", ציין אדליסט, "כגון תכנון ומעקב אחר תזרימי מזומנים, דיווחים כספים וכלכליים, בניית מודלי תמחיר ורווחיות ועוד".

אדליסט הציג כמה דוגמאות בחברות מסחריות לשימוש בכלי BI פיננסיים, המאפשרים דיווח מהיר ואוטומטי ומענה מושכל על השאלות המרכזיות שמטרידות כל ארגון: הסיבות לפערים בין הביצוע לתכנון; איתור אפשרויות לצמיחה מהירה יותר מהתחזית; וזיהוי ההשלכות של סיכונים, אתגרים וקשיים בלתי צפויים.

גילה קובה, מנהלת תחום ניהול הביצועים העסקיים ו-BI ב-HMS (הלפרין יועצים), את חזון ה-EPM (ניהול ביצועים ארגוני), שלדבריה מייצג בעצם "מתודולוגיה של יישום ה-BI בהסתכלות רחבה יותר, בהיבט של יכולת הארגון להגיב לשינויים במהירות ולהשפיע על התוצאות הכספיות כמעט 'בזמן אמת'".

קובה הציגה מטריצה המשלבת בין גישות שונות של BI בארגונים – Efficiency, Effectiveness, Transformational, ובין חמש שכבות ה-BI המקובלות, שמציירת בעצם את מצב הארגון ואת התוצאות שאליו הוא מגיע.

שולה אלון, מנהלת המחלקה הכלכלית בקבוצת הארץ, סיפרה על יישום מערכת לניהול ותכנון תקציב בקבוצה. הפרויקט בוצע עם חברת ליבי טכנולוגיות בסיוע רו"ח ומיישמים, וארך כשלושה חודשים, תוך עמידה ביעדים ובלו"ז.

לדבריה, המצב שלפני הפרויקט גרם לתלות כמעט מוחלטת במתכנתים חיצוניים לצורך ביצוע התאמות, כמו גם בעייתיות שנבעה מריבוי החברות בקבוצה, שלכל אחת מהן מבנה נתונים ייחודי, מבנה ארגוני ומבנה חשבונות לא מעודכנים. בקבוצה הותקנה ב-2009 תוכנת אורקל אפליקיישנס, ובעקבות המעבר הזה נוצרו גם בעיות של ניתוק מערכת הדיווח מן המערכת הכספית התפעולית בהיבט של הזנת נתוני ביצועים (שהייתה ידנית), או הזנת התקציב החודשי בחזרה לאורקל (לא אפשרית).

אלון הציגה את מערכת התקציב שנבנתה בפרויקט, שאמורה לתת פתרון של תקצוב מלא לרווח והפסד, לתזרים מזומנים ולהשקעות. בטווח הארוך מתוכנן להרחיב את מודל התקצוב לתחומים נוספים, כמו שכר והכנסות מדמי מנוי, למשל, לבנות מודל של תמחיר וניתוחי רווחיות במבט כולל של כל הקבוצה וליצור איחוד של מאזנים בפועל, תוך אפשרו של בניית תחזית מאזנים.