שתי שיטות להפקה וניהול לקחים

"תחקיר והפקת לקחים מוכרים מעולם הדרג המבצעי בחיל האוויר, אך השיטה מיושמת באופן נרחב גם בניהול פרויקטים", אמר סגן אלוף צחי אנקורי, רע"ן תיכון אווירונאוטי בלהק ציוד בחיל האוויר.

אנקורי דיבר ביום ה' האחרון במפגש פורום KMI של אנשים ומחשבים. הוא הציג את תהליך יישום הפרויקטים במחלקות השונות של להק ציוד, ובכלל אלו את תהליך הפקת הלקחים שהתפתחה בלהק ציוד. לדבריו, "בשלוש השנים האחרונות שודרגה התפיסה – ההנהלה לקחה על עצמה מחויבות לתהליך, ובעקבות זאת בוצעו שינויים רבים והנושא תפס תאוצה, בהיקפו ובעיקר בעומקו ומיקודיו". הוא הוסיף, כי "בעקבות ניתוח עומק שבוצע בנושא, הוחלט בין היתר שלא צריך ונכון לתחקר כל פרויקט ובכל היבט, ושיש למקד את תחקירי הפרויקטים המוצגים מחוץ לגבולות הענף והמחלקה. כתוצאה מלימוד הלקחים יושמו גם שינויים רוחביים בתפיסת ניהול הפרויקטי, הכוללים בין היתר את ראיית התהליכים המבצעיים, עדכון הגרסאות במועדים קבועים חוצי פרויקטים ועוד. מתודת הפקת הלקחים השתנתה, וכיום מתמקדים בתחקירים רזים (בתפיסת AAR) צמודי אירוע ובתדירות קבועה וגבוהה".

מרכזת הפורום – ד"ר מוריה לוי, ROM Knowledgeware, אמרה כי "כיום ארגונים לא מרוצים דיים מתהליכי הפקות לקחים בארגון, למרות שהצורך ברור ונהיר". לוי הציגה את תפיסת ניהול מחזור חיים של הלקחים והמשמעות של זיקוק לקחים והפיכתם לתובנות: ניסוח והסכמה לגבי מהות הלקחים, הכללת לקחים, בחינת סתירות ויישובם כנגד לקחים קיימים.

עוד הציגה לוי שתי שיטות להפקת לקחים – שיטת ה-AAR להפקת לקחים, שנלמדה מצבא ארה"ב וצוברת מעריצים גם כאן; וכהשלמה לה, שיטת ה-BAR להיערכות לקראת פעילות. השיטה מרחיבה את נושא סקר סיכונים, ומסייעת בזיהוי סדור של סיכונים ובטיפול בהם.

תמיר חי, מנהל הידע של מפעל מל"מ וראש תחום תהליכים, הציג את פעילות ניהול הידע במפעל. לדבריו, "ישנה משמעות קריטית בארגון כמל"מ להפקת לקחים. בשנתיים האחרונות נלמד הנושא, הן דרך סקרי שטח והן תוך הפעלת צוותי חשיבה חיצוניים ופנימיים. בעקבות זאת שונתה שיטת התחקור ל-AAR; הוחל בביצוע לקחים מזוקקים כיום לתובנות ומצטרפים למאגר המוקם בנושא; ובצד כל אלו נאספים ונכתבים Best Practices. כל אלו משולבים בסביבת העבודה הארגונית. השינוי התרבותי עדיין בעיצומו, אך המפעל כבר עובד על פי תהליכי העבודה החדשים באמצעות בעלי תפקידים שהוגדרו בהתאם".