אופיס ככלי לניהול ידע

מפגש פורום ניהול ידע נערך אתמול כסדנה בהנחייתה של מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware, והודגמו טיפים למינוף היכולות הבסיסיות של תוכנות האופיס (Office) לצורכי ניהול ידע.

לוי ציינה, כי יש ארגונים קטנים רבים, שסביבת המיחשוב שלהם אינה גדולה, ולכן הם נאלצים להסתפק במימושים קטנים של ניהול ידע באמצעות האופיס בלבד. בנוסף, אמרה, יש גם ארגונים גדולים רבים שיש להם "צבא של מערכות מידע", אבל הם יכולים לשלב את יכולות האופיס בתוך המערכות הגדולות, או לממש אותן לצרכים מחלקתיים נקודתיים שאי אפשר לספקם באמצעות המערכות הגדולות.

"חלק גדול מהידע הארגוני מתועד בתוכנות אופיס, או בשרפוינט, או בפורטל", אמרה לוי, "וכלים פשוטים של אופיס מאפשרים להגיע אליו". לוי הדגימה כמה כלים, כמו קישורים, חיפוש, העתקות, נוסחאות, יצירת הערות ועוד.

רישות חברתי עסקי

אראלה כרסנטי שמילה, מנהלת תחום Information Worker בחטיבת שיווק ותכנון אסטרטגי, מיקרוסופט (Microsoft), שיתפה את חברי הפורום בהשפעתו של תחום הרישות החברתי על ניהול הידע הארגוני.

כרסנטי סיפרה על המגמות העולמיות בתחום החיברות הדיגיטלי, בהן ציינה את דור המילניום (בני דור ה-Y), המתאפיין בשימוש נרחב ברשתות חברתיות ובשיתוף מידע. "כשהדור הצעיר הזה נכנס לכוח העבודה", אמרה כרסנטי, "הוא משנה את אופי הארגון. כיום, 30% מכוח העבודה מביאים איתם הרגלי צריכה שונים מאלה שהורגלנו אליהם עד היום, שמשפיעים על ניהול המידע הארגוני, על השיתוף במידע ועל השימוש בו".

מגמה משמעותית נוספת, לדברי כרסנטי, היא הניידות, שדור המילניום עושה בה שימוש נרחב, מה שמחייב את הארגונים לתת לה תמיכה ומענה. "הנגישות למידע הארגוני מכל מקום משמעותה כיום היא לא רק לצפות במידע, אלא גם ליצור אותו, לשתף אותו ואף לשנות אותו ולהמשיך לעבוד גם מרחוק. "כוח העבודה הנייד מהווה כיום כ-30% מכוח העבודה הארגוני, וזהו נתח משמעותי, המחייב מענה כדי לשמור על יעילות ופרודוקטיביות", היא אמרה.

כרסנטי הזכירה כמה מחקרים, הקשורים לארץ, המראים כי כמאמצים מוקדמים של טכנולוגיות, הדבר מתבטא גם בתחום הרשתות החברתיות. למשל, מבחינת שהייה יומית, הישראלים שוהים ברשתות החברתיות פי שניים מן הממוצע העולמי. גם מעגל החברים של הגולשים הישראלים גדול פי שניים מן הממוצע העולמי ועומד על כ-260 חברים. עוד ציינה כרסנטי כי הממוצע העולמי של גישה לפייסבוק (Facebook) ממכשירים ניידים עומד על 28%.

ארגונים כיום, אמרה כרסנטי, חוקרים כיצד המגמות האלה משפיעות על הארגונים שרוצים ליישם את נושא ה-Social ולייצר לעצמם יתרונות עסקיים.

כרסנטי אמרה, כי לפי ריבוע הקסם של גרטנר (Gartner) מאוקטובר 2010, מיקרוסופט קיבלה את המקום הראשון מבין המובילים בכל מה שקשור לתוכנות חברתיות בעבודה וליכולת לממש את חזון שילוב ה-Social בביזנס.

בהרצאתה הדגימה כרסנטי פתרונות המבוססים על פלטפורמת שרפוינט 2010, המאפשרת שילוב של שני העולמות: מצד אחד המיחשוב החברתי, הכולל פלטפורמות של בלוגים, ויקי, רייטינג, טאגים, עדכון סטאטוסים ופרופילים של עובדים, ועוד – ומצד שני, מימוש של שיתוף ארגוני, המתבטא בספריות משותפות, בשיתוף יומנים, באתרים חברתיים ובמחקרים וסקרים ארגוניים ועוד.

הפתרונות הטכנולוגיים שהציגה, מאפשרים לבנות קהיליות ידע וליצור מידע מובנה – שאז אפשר לטפל בו ולהנגיש אותו ביתר קלות לעובדי הארגון.

לסיכום ציינה כרסנטי, כי לפי מחקר של מקנזי שנערך לפני כשנה וחצי – 69% מהמשיבים דיווחו שהארגונים שלהם הרוויחו מהשימוש בטכנולוגיות הללו תועלות עסקיות מדידות, כמו שיווק יעיל יותר, חדשנות במוצרים ובשירות, חיסכון בעלויות הביזנס, עלייה בהכנסות, וכמובן נגישות טובה יותר למידע.