טלי הלמן, ROM Knowledge: "ארגונים מטאטאים טעויות מתחת לשטיח"

"ארגונים רבים נסחפים לעסוק בדחוף והשוטף, כאשר טעויות מטואטאות מתחת לשטיח או עוברות הליך מהיר של הפקת לקחים שטחית. באופן זה, ארגונים מזניחים פיתוח והטמעה של ידע ותהליכים חדשים", כך אמרה טלי הלמן, מנהלת תחום הנחיית קבוצות ב-ROM Knowledgeware.

הלמן דיברה במפגש של פורום ניהול הידע KMI מבית אנשים ומחשבים, שנערך באחרונה ב-yes Planet בראשון לציון. במהלך המפגש העבירה הלמן למשתתפים סדנה תחת הכותרת "כך תעביר את ארגונך מניהול ידע לפיתוח ידע בדרך הנכונה".

היא הציגה בפני המשתתפים את מודל SECI שפיתחו ננוקה וטאקאוצ'י ב-1995 לשינוי המצב עליו דיברה. שם המודל הוא ראשי תיבות של S – סוציאליזציה, E – החצנה, C – שילובים, ו-I – הפנמה. הוא מציע תהליך קבוצתי של 12 מפגשים, במהלכו נפגשים 12 עובדים מכל רמות העבודה והניהול בארגון.

"מטרתה העיקרית של הקבוצה שנפגשת ליישום מודל זה היא ניסיון להעלות לפני השטח ידע סמוי שמחזיקים אצלם העובדים ושטומן בחובו פוטנציאל רב להבנת המתרחש בארגון, להמשגה, פיתוח ושינוי תהליכים ופרטי ידע. לא מצופה מאנשי הקבוצה לעסוק בידע גלוי וידוע בארגון, אלא להתמקד יותר בסיפורים אישיים שכוללים הצלחות וגם כישלונות במסגרת מילוי תפקידם בארגון. זאת מתוך הנחת המודל לפיה הידע הסמוי קשור בשיח אפיזודי יומיומי. באופן זה, הידע הסמוי של כל אחד מחברי הקבוצה הופך למשותף ומאפשר עיבוד להשגת פרטי ידע מנוסחים", אמרה.

רינת סלם, ניהול ידע וקידום תהליכי למידה בעיריית ירושלים. צילום: טולי חסון

לדברי הלמן, בסדנאות המודל שהיא מנחה היא מוצאת שיעיל לעודד את המשתתפים לחשוב אם יש בידע הסמוי שלהם ובסיפור שהם מביאים לקבוצה משהו שכדאי להשאיר לעמיתים בארגון, בהווה ובעתיד. היא ציינה כי המפגשים האחרונים של הקבוצה עוסקים בשלב ההפנמה, במסגרתו סוקרים המשתתפים אילו פרטי ידע שהפכו מסמויים לגלויים הוטמעו בשטח והאם הם תרמו לשיפור תהליכים בעבודת הארגון.

פיתוח ידע בעיריית ירושלים

בחלק השני של המפגש דיברה רינת סלם, שעוסקת מזה שנים רבות בניהול ידע וקידום תהליכי למידה בעיריית ירושלים, תחת הכותרת "כיצד לפתח ידע בחשיבה על היום שאחרי". סלם הציגה תהליך פיתוח ידע שהתקיים באגף הרווחה בעירייה, ששם לו ליעד להפוך את הלשכות בארגון ליחידות לומדות, תוך דגש על יצירת תהליכים שיאפשרו את השארת הידע של העובדים בארגון. היא אמרה כי מניסיונה, ידע חדש בארגון הוא כמו תינוק חדש במשפחה. "התינוק מביא עימו שמחה ותקווה, אולם בה בעת, הוא מפר את האיזון הקיים. להתאקלמותו הטובה ולהשגת איזון מחודש נדרשת סביבה גמישה ותומכת", ציינה.

היא אמרה כי תהליך פיתוח הידע באגף הרווחה החל בהקמת צוות מרכזי, שנפגש אחת לשלושה שבועות וניהל את התהליך לכל רוחב הארגון, כולל ההנהלה הבכירה. בין המפגשים יצאו חבריו לשטח והביאו תוצרים מבעלי ידע שונים בארגון. נציגים אלה אף סייעו להקים ביחידות השונות זירות שיח. את תוצרי התהליך, שנמשך מספר שנים, סייעה לאסוף ולארגן ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware, ואלה פורסמו בפורטל הארגון, ואף נכתבו והודפסו בחוברת תחת השם "התורה המקצועית של אגף הרווחה – כך עובדים אצלנו".

סלם הדגישה כי התהליך היה ייחודי בהיבט הדינמי שלו. הייחודיות באה לידי ביטוי בכך שאנשי יחידות השיח והלמידה שימשו גם כשגרירים של המתרחש ביחידות הלמידה, תוך הבאת התכנים ופרטי הידע החדשים באופן שקוף לצורך תגובות והתנסות של העובדים ביחידות השונות. באופן זה, חזרו השגרירים לקבוצות הלמידה והזינו אותן כל העת בידע חי ועדכני מהשטח, שהשפיע בתורו על השיח בקבוצה והנושאים בהם היא עסקה. עוד הדגישה את מעורבותה של הנהלת האגף לאורכו של תהליך פיתוח הידע, ונציגיה היו גם הסמכות שהחליטה בסופו של דבר אלו פרטי ידע שעלו מקבוצות השיח יזכו לקידום והטמעה בארגון.

היא סיפרה לסיום כי היענות העובדים לקבוצות השיח הייתה רבה, וכי רבים מהנציגים שנבחרו להשתתף בהן הפכו לדמויות בולטות ומשפיעות בעיריית ירושלים, ובמהלך השנים התקדמו והגיעו לעמדות מפתח בה.