משתתפים במכרזים דיגיטליים? יש כמה דברים שכדאי לכם לדעת

עולם הדיגיטל צבר תאוצה רבה בשנתיים האחרונות, בעיקר על רקע הקורונה, הסגרים והצורך במעבר לעבודה מהבית. זה בא לידי ביטוי בהרבה אופנים: מהאצת תהליכי טרנספורמציה דיגיטלית בארגונים אחדים וכניסה אליהם באחרים, עבור באי-קומרס וכלה בעוד רבים. אבל מה עם מכרזים?

המכרזים הדיגיטליים זה לא משהו חדש והם לא התחילו עם הקורונה. הם כאן כבר שנים לא מעטות, והם מחייבים לשים לב לדגשים שלא קיימים במכרזים אחרים. מהם אותם דגשים? על זה – בהמשך. ראשית, כמה הערות פתיחה: מאמר זה כולל תובנות שהתגבשו אצלי במהלך מעורבותי בעשרות מכרזים בתחום הדיגיטל בשנים האחרונות. כשאני כותב במאמר "ארגון", אני מתכוון לכל גוף שמחויב בחוק לבצע את רכישותיו בדרך של פרסום מכרזים פומביים – תאגידים ממשלתיים, מוסדות להשכלה גבוהה, קופות חולים, עיריות, מועצות דתיות ועוד. במילה "דיגיטל" אני מתכוון לא רק לאינטרנט ולמערכות מידע, אלא מדובר בשם כללי לשורת נושאי טכנולוגיה והיי-טק, לרבות חומרה, תקשורת נתונים, אבטחת מידע, אינטרנט, סייבר, שירותי ענן ועוד.

המוטו המרכזי: אם זה לא יהיה פשוט זה פשוט לא יהיה, או – פחות הוא יותר

מקובל לחשוב על מכרזים כעל ספרים עבי כרס, שכוללים הרבה סעיפים ותתי סעיפים, לעתים עד כדי כך שאי אפשר לצאת מהם. זה לא צריך להיות במכרזים דיגיטליים: עליהם להיות קצרים, ויש לעשות כל שניתן על מנת להימנע מסיבוכים, התפלפלויות, כתיבה מרובה לשמה והכנסת נושאים מיותרים. אין למציעים הרבה זמן וכוח לקרוא ספרים בני מאות עמודים. נכון שנושא מכרזי הדיגיטל הוא מורכב למדי ולא כל מכרז יכול להיות פשוט, אבל חשוב לשאוף תמיד לפישוט ולקיצור מרביים – וזוהי הנקודה המרכזית ברשימה זו.

מכרזים רבים כוללים סעיפים שאינם רלוונטיים, כאלה שלא מוגדרים באופן חד וברור מספיק, סעיפים שלא ניתנים למדידה מדויקת וכאלה שמותירים מרווח גדול מדי לפרשנויות שונות. התוצאה עלולה להיות הליכים משפטיים ארוכים ויקרים המעכבים פרויקטים למשך שנים

אני משוכנע שכל מכרז, על נספחיו, לרבות מכרזים מסובכים ומורכבים, יכול וצריך להתכנס לסדר גודל של עד 50 עמודים, ולעתים קרובות, גם 30 עמודים מספיקים. רק המצבים החריגים שבחריגים (והם המעט שבמעט) מצדיקים היקף רחב יותר. לא אחת נוכחתי שדווקא המכרזים הארוכים נכשלו טוטאלית במבחן התוצאה. באותם המקרים היה ספר מכרז מרשים, אבל לא היה מזה, בסופו של דבר, פרויקט.

חשוב להדגיש שהפחתת הכמות לא צריכה לבוא כאן על חשבון האיכות, ובמקרה הה איכות המלל. אי אפשר להפריז בחשיבות הניסוח בלשון ברורה, מדויקת וחד משמעית של כל משפט והוראה במכרז, והכל עם מינימום מרווח לפרשנויות או לספקות. אם מנסח מכרז מקבל יותר מ-50 שאלות או בקשות הבהרה מהמציעים הפוטנציאליים – הוא נכשל.

תנאי סף: החשיבות העליונה של הגדרה נכונה

כאן אני עובר למציעים: תפקידם של תנאי הסף במכרזים הוא לקבוע אילו גופים שיהיו רשאים להגיש הצעות. עליהם להיות מנוסחים כך שמהצד האחד לא תימנע השתתפות של ספקים ראויים, ומהצד השני ספקים קטנים, חלשים או לא ראויים מבחינות אחרות לא יוכלו להשתתף בו. אפשר לכנות את זה כרשת דייגים שהחורים שבה מתאימים בדיוק לדייג. כדי להגיע לכך, על יוזמי המכרז להיות בעלי היכרות מעמיקה עם השוק בתחום הטכנולוגי שהוא נשוא המכרז: מיהם השחקנים הפוטנציאליים, אילו מוצרים ופתרונות יש בנמצא, מהם המודלים העסקיים השוררים בתחום ועוד. ללא כל אלה לא ניתן יהיה ליצור את הרשת המתאימה.

עו"ד גדי אופנהיימר. צילום: פרטי

יש גם את עניין הניסוחים: אלה לעתים נפתלים ופתלתלים. מכרזים רבים כוללים סעיפים שאינם רלוונטיים, כאלה שלא מוגדרים באופן חד וברור מספיק, סעיפים שלא ניתנים למדידה מדויקת וכאלה שמותירים מרווח גדול מדי לפרשנויות שונות. התוצאה עלולה להיות הליכים משפטיים ארוכים ויקרים המעכבים פרויקטים למשך שנים – וכבר היו דברים מעולם. לכן, יש להשתדל לא להרבות בתנאי סף ולהקפיד שמספרם יהיה מצומצם, ושהם יהיו ברורים לכל הגורמים הרלוונטיים. חמישה-שישה תנאי סף מנוסחים היטב יספיקו כמעט לכל מכרז.

האם באמת צריך כנסי ספקים?

בגופים רבים שעורכים מכרזים דיגיטליים יש נטייה לקיים לצידם כנסי ספקים. אין בזה כל צורך, אלא בנסיבות מועטות וספציפיות. ראוי לכנסים אלה שיישארו נחלת העבר. במקום זאת, מומלץ לקיים הליך של שאלות ותשובות בכתב. למה ההליך הזה חשוב? מאחר שלכל גוף שעורך מכרזים יש אינטרס מובהק למנוע תיאום בין מציעים, ולכן מקובל בכל מכרז להחתים כל מציע על תצהיר משפטי בנוגע לאי תיאום שעיקריו: המחירים והכמויות המופיעים בהצעה נקבעו באופן עצמאי, ללא התייעצות, הסדר או קשר עם מציע אחר – קיים או פוטנציאלי, וללא שהמחירים והכמויות בהצעה הוצגו למציע כזה; המציע לא ניסה להניא מתחרה אחר מלהגיש הצעה במכרז, ולא היה מעורב בניסיון לגרום לכך שמתחרה יגיש הצעה גבוהה או נמוכה יותר מהצעתו, או בניסיון לגרום למתחרה להגיש הצעה בלתי תחרותית מכל סוג; וההצעה הוכנה בתום לב, ולא נעשה כל הסדר עם מתחרה או מתחרה פוטנציאלי אחר במכרז זה.

לאחר דברים ברורים אלה, אם הגוף מציע המכרז מקיים ביוזמתו כנס ספקים פיזי, הוא יוצר כר נרחב ומצע להיווצרות שיחות ומגעים של הספקים בינם לבין עצמם. מה זה אם לא ירייה ברגל, יצירת פרצה הקוראת לגנב?

קיום כנס ספקים גם מאפשר להם לדעת מי מהשחקנים בשוק משתתף במכרז ומי לא מעוניין בכך. גם זה לכשעצמו לא בריא, שכן גם מידע כזה עלול להשפיע על שיקולי ומחירי מציעים אחרים.

ולא פחות חשוב: מתן תשובות בעל פה לשאלות הוא לא הדבר החכם ביותר לעשות. אפילו אם הדוברים מטעם הארגון בכנס הספקים יהיו הרהוטים שבעובדים, עלולות מאוד להיאמר בכנס גם אמירות לא חד משמעיות ולא ברורות – דבר שעלול לגרום אי הבנות בהמשך. תופעה זו נמנעת לחלוטין כאשר הכל נעשה בכתב, וכל מילה ותשובה נשקלים בכובד ראש על ידי צוות שלם בארגון.

עד כאן חלקו הראשון של המאמר. בחלק השני, שיפורסם ביום א', אדון בשקלול איכות ההצעה עם המחירים המצוינים בה וב-"מכת" ההגדרות.

הכותב הוא עו"ד ותיק המתמחה בחוזים תאגידיים. אין באמור כדי להוות ייעוץ משפטי.