המדריך למנהל הפרויקטים המצטיין

השאלה איך לנהל פרויקטים היטב ולהביא אותם להצלחה עומדת לנגד עיניו של כל מנהל פרויקטים, כמו גם של כל מנהל אחר שרוצה לבצע את עבודתו על הצד הטוב ביותר. הסוד הוא לדעת את כל הפרטים של הפרויקט ולרדת לעומקו. השאלה הזו צריכה לעמוד גם לנגד עיניהם של המנכ"לים, אלא שזה לא תמיד כך. שי שרגל, מנכ"ל RBS Projects, מביא כדוגמה לכך את מארק צוקרברג, מייסד ומנכ"ל פייסבוק (Facebook), ואת התנהלותו בפרשת דליפת נתוני המשתמשים לקיימברידג' אנליטיקה (Cambridge Analytica). "לפני כמה שבועות ערכו לצוקרברג שימוע בקונגרס, פעמיים, בכל פעם למשך חמש שעות. פעם אחת בסנאט ופעם נוספת בבית הנבחרים. הוא נשאל שאלות לרוב. לא מעט פעמים הוא השיב 'איני מודע למקרה' או 'איני מכיר את הפרטים'. בכל חברה, המנכ"ל נדרש להכיר לפרטי פרטים את כל האירועים. זה שאתה מנכ"ל בכיר של ענקית טכנולוגיה ומעשירי העולם לא פוטר אותך מלהיות בקיא בנתונים. מנכ"ל החברה הוא מנהל הפרויקט להגדלת שווי החברה והוא לא יכול לומר 'איני בקיא בפרטים'. הוא חייב לדעת הכל", אמר. שרגל דיבר בכנס של העמותה לניהול פרויקטים בישראל, PMI. הכנס השנתי ה-22 במספר של העמותה נערך בהפקת אנשים ומחשבים היום (ג') במלון דיוויד אינטרקונטיננטל בתל אביב. הוא נשא את הכותרת "הכנס השנתי – הדור הבא" והתקיים בהשתתפות יותר מ-1,000 מקצועני ניהול פרויקטים. יצוין כי שרגל שימש משך עשור נשיא העמותה והוא בעל תואר כבוד בעמותה העולמית. הוא התייחס בדבריו לאתגרי העולם המודרני הניצבים בפני מנהל פרויקט בזירות המקומית והגלובלית. "רכיבי ההצלחה בעולם ניהול הפרויקטים כוללים שלושה ממדים: תהליכים, טכנולוגיה והון אנושי. לגבי תהליכים, ישנן תפיסות ניהול מודרניות, ישנן מתודולוגיות, אבל עדיין ישנם פרויקטים שלא מצליחים. לגבי טכנולוגיה, אין כיום בעיה של כלים לתחום. בעולם משאבי האנוש יש אתגרים רבים", ציין.

"תכונות הנדרשות לניהול פרויקטים"

"אנחנו רוצים שמנהל הפרויקט יהיה בעל תכונות הנדרשות לניהול פרויקטים – שיהיה מנהיג, שיוביל, שידאג לצוות, שייטע מוטיבציה, שיתקשר, שישפיע על הארגון, שיידע לקבל החלטות, שיניע את העובדים, שיפתור קונפליקטים, שייצר אמון ושירתום אליו את הצוות. בנוסף, בעידן התקינות הפוליטית כיום, עליו לדאוג לגיוון של ההון האנושי", אמר שרגל. "על מנהל הפרויקט ליצור אקלים טוב בו כל המשתתפים בפרויקט רתומים אליו. עליו לקבל החלטות מושכלות, לתקשר את חזון הפרויקט ולהעביר את מסריו, עליו להנהיג, ומעל כל אלה עליו להיות אינטגרטור לשילוב כל הפעילויות הנדרשות", הוסיף. אתגר נוסף, ציין, "קשור לכניסת צעירים למקומות העבודה. לא תמיד מבינים מה הם רוצים ואומרים. הם לא תמיד מחוייבים לארגון. לעתים הם נעלמים, לא תמיד עם סיבה". אתגר נוסף, אמר, "הוא שאנו חיים בעידן של אוטוסטרדת מידע, כולם יודעים הכל". לדבריו, "הדברים משתנים חדשות לבקרים: פרויקט שאתמול היה רלוונטי ו'סקסי' כבר אינו כזה היום". הוא ציין  עוד כי "הבדלי מנטליות עלולים לפגום בעבודת הצוות ויש להיות מודעים לרגישויות האחר". "אנשים כיום", אמר שרגל, "מעדיפים לעבוד בחברות קטנות, מכמה סיבות: יש להם עצמאות, יכולת לשיתופי פעולה, שומעים בקולם, יש להם יכולת לרכוש ניסיון, להתקדם, להפגין יצירתיות  ולקבל גישה בלתי אמצעית למנכ"ל".

"חמשת המפתחות להצלחה בניהול פרויקטים"

שרגל ציטט ממחקר שערכה PMI העולמית, בדבר סודות חמשת המפתחות להצלחה בניהול פרויקטים: צמצום הבזבוז של המשאבים; היכולת לוודא שהפרויקט עומד בקנה אחד עם האסטרטגיה העסקית של הארגון; היכולת לרתום את הספונסרים לקדם את מטרות הפרויקט; הגדלת המשאבים בהדרכה ובאימון וגם השקעה בטאלנטים; הגידול בהיקף האימוץ של תפיסות אג'יליות. "זיכרו איך להתייחס לאנשים ואיך הם התייחסו אליכם", סיכם שרגל וציטט את דברי נלסון מנדלה, הנשיא לשעבר של דרום אפריקה: "זה תמיד נראה בלתי אפשרי עד שזה מבוצע".

"כניסת דור חדש של עובדים לשוק העבודה"

ד"ר טל אספיר, נשיא PMI ישראל, אמר בפתח הכנס כי "העמותה לניהול פרויקטים עברה בעצמה טרנספורמציה בשנה החולפת תוך שהיא שמה דגש מרכזי על שלבי הקריירה השונים של מנהלי הפרויקטים. זאת בשל ההתחלה של כניסתו של דור חדש של עובדים לשוק העבודה. דור המילניום מתחיל להיכנס לשוק העבודה ומנגד, דור המנהלים צריך לערוך שינויים בדרך בה מנוהל הפרויקט". בכנס השנה, אמר ד"ר אספיר, "ננגיש את הכלים והמתודולוגיות עבור מנהלי הפרויקטים בארגונים, אשר נמצאים בשלבי הקריירה השונים שלהם. נעשה זאת, תוך שימת דגש על העולם של העתיד, עולם המשתנה באופן תדיר". "אנחנו ב-PMI ישראל", סיים ד"ר אספיר, "מתאימים את עצמנו למגמה העולמית: אנו מציידים את הכנס בשלל כלים יישומיים עבור מנהלי הפרויקטים