מהו ניהול תוכן וידע בשנת 2015 בואכה 2016?

כתב: יניב לוי, CTO ב-SRL מקבוצת מלם-תים

אם נסתכל מבחינת היישומים בשטח, ניהול תוכן וידע כיום לא שונה בהרבה ממה שהיה לפני כשנתיים וגם לא לפני שבע שנים. פונקציונאלית, הדגש עדין בנושא ניהול ארכיונים ומסמכים, הקניינים הם עדיין ה-IT, המוטיבציה ליישום היא עדיין בעיקרה סביב Cost & Productivity ומבחינת ההטמעה – סקרים מראים כי אחוזי ההטמעה עדיין נמוכים מאוד ונעים סביב ממוצע של כ-40%, הן בהיבט המשתמשים והן בהיבט המידע.

מה ניהול תוכן וידע יכול לעשות?

למעשה, ניהול תוכן יכול לחולל את ההבדל. הוא יכול לתת לארגון את היתרון אל מול המתחרים ברמה העסקית ו/או התפעולית. הוא מהווה נקודת קשר ללקוחות ולעובדים ועוד. הכי פשוט יהיה להסביר זאת באמצעות אנלוגיה, דווקא לתחום ולנושאים שכולנו מכירים: פייסבוק (Facebook ), אפל (Apple), גוגל (Google) וכו'. כידוע חברות אלו מחזיקות כמעט בכל מידע אפשרי לגבינו: חברים, תחביבים, מיקומים, העדפות אוכל ועוד. ובתוך כך, הם הפכו להיות עוזרים אישיים שלנו ויודעים להמליץ לנו מתי לצאת הביתה כדי לא להיתקע בפקקים, איזה חברים נמצאים כעת לידנו וכד'. זה מה שנקרא עוזר אישי דיגיטלי.

רגע, גוגל, פייסבוק , אפל, ניהול ידע ותוכן – מה בדיוק הקשר?

הקשר הוא ניהול תוכן וידע – הם מסוגלים להיות עוזרים דיגיטליים אישיים שלנו, מאחר והם אוספים, מנהלים, מנתחים ומפיקים ערך מהתוכן והידע שלנו. למעשה, תחום ניהול התוכן והידע צועד מניהול תוכן ל-"עוזר תוכן דיגיטלי".

אז היכן בעצם הפער המרכזי בין יישומי ניהול התוכן כיום, לבין מה שקיים בעולם האינטרנט?

הפער קיים בשלושה מימדים מרכזיים, כאשר הדומיננטי שבהם נוגע לתוכן עצמו – הוא מאוד מוגבל, בעיקר מסמכים ודימות בתחומי תוכן מצומצמים בלבד. בעוד שגוגל, פייסבוק ואפל אוספים את המידע עלינו ממגוון רחב של ערוצים, בעולם ניהול התוכן המסורתי הערוצים הם מאוד מועטים ומוגדרים, לדוגמא ממשק Web ייעודי לטעינת מסמך. בנוסף, ישנו תהליך תיוג וקטלוג יחסית מורכב ומייגע. התוצאה היא שאם אין דרישה מפורשת שהמידע צריך להיכנס לניהול התוכן, הוא פשוט לא ייכנס. זה כמובן מקטין את כמות התוכן מבחינת הגיוון שלו, ולכן מקטין את היכולת להפיק ממנו ערך מוסף.

אז מה בעצם צריך לקרות?

צריך לאפשר ללכוד את התוכן בנקודות שונות במחזור החיים שלו – זה גם אומר שצריך ללכוד אותו בפורמטים שונים ומגוונים, כך למשל, בשלב יצירת הקשר הראשוני, זה יכול להגיע כפניה בצ'אט, לאחר מכן יכול להפוך להתכתבות במייל, משם לרשומה, להזמנה בסאפ (SAP) וכו'. זו נקודת המפתח וזה המסר המרכזי, התוכן כיום מגיע במגוון רחב של ערוצים, והוא כבר לא תוכן בודד, כמו מסמך או פקס, אלא תוכן של דברים – Content Of Things!

כדי שזה יקרה, נידרש לייצר חוויית תוכן ושימוש למשתמשים – הכלים צריכים להיות נגישים בכל סביבת עבודה של המשתמש, בכל ערוץ, וזמינים ופתוחים לשימוש ונגישות מכל מקום, בתוך הארגון ומחוצה לו.

האם הכלים כיום תומכים בכך?

בהחלט כן! במלם-תים אנו מייצגים את כלי ניהול התוכן והידע מבית OpenText התומכים בנושאים אלו, ובמיוחד בריבוי ערוצים וחוויית השימוש. באמצעות זאת, המשתמשים יכולים לתייג, לחפש, לערוך ולעבוד עם התוכן מכל סביבה: החל מסייר הקבצים של המחשב, דרך ה-Outlook, עובר ב-SharePoint ועד הסאפ וכן הלאה – זה מה שנקרא follow-me-content. במסגרת הכנס, נדגים כיצד היכולת הזו בעצם מתחברת, מתרגמת ומסייעת לשיפור ומקסום תהליכים ארגוניים.
מעבר לכך, הפתרונות מספקים מענה ותמיכה רחבה ל-CSMA, כלומר: Cloud, Mobile, Social, Analytics.

מה המגמות שכבר רואים מבחינת אימוץ ויישום הדברים בשטח?

נושאים שכבר נמצאים בשימוש והרחבה:
● תהליכים מחליפים יותר ויותר את ליבת התוכן.
● השקעה גדולה יותר באינטגרציה וחיבור מקורות התוכן, תוך הרחבת ערוצי התוכן ושיפור חוויית השימוש.
● המודעות לצורך בשמירה על ביטחון ומידע ואוטומציה בכל נושא אכיפת מדיניות ודרישות רגולציה.

נושאים שנכנסו לבחינה ובדיקה בנוגע למשמעויות ולתכנון היישום בפועל:
● דרישה ברורה לזמינות ונגישות המידע מכל מקום ודרך התקנים ניידים כמו הטלפונים החכמים.
● מעבר של תכנים מסוימים וניהולם בענן ובפתרונות SaaS, שכבר נותנים את החבילה השלמה: חוויית שימוש, ריבוי ערוצים, ניתוח מידע ועוד.
● ניתוח, כרייה והפקת בינה עסקית מתוך ניתוח המידע.

חשוב לציין, שהחלוקה הזו היא כללית, וישנם ארגונים שדווקא התחילו מנושא הענן או חוויית השימוש מרובה הערוצים.

ולסיכום?

בתורת האבולוציה ישנו מונח הקרוי "קפיצה אבולוציונית" המתארת מצב של האצה התפתחותית גדולה בזמן קצר. תחום ה-ECM נכנס לקפיצה אבולוציונית ובשנים הקרובות נראה אותו עובר לקדמת הטכנולוגיה במגוון תחומים: ניתוח מידע לא מובנה, קישוריות עסקית, שיתוף, חוויית תוכן ועוד.

משום כך, ארגונים שרוצים להיות בקדמת המידע, אינם יכולים להישאר מאחור וצריכים לאמץ את הקפיצה האבולוציונית הזו. איך עושים זאת? נשמח להדגים לכם זאת, בהרצאה ובביתן מלם-תים, בכנס  KMDM 2015.