עינת שמעוני, STKI: "הפתרון לבזבוז הזמן של העובדים – הטמעת פרויקטי ECM"

"עובדים בארגונים מבזבזים בממוצע יום בשבוע על חיפוש מסמכים הדרושים למילוי המשימות שלהם בעבודה. נתון זה דורש שיפור. לכן, נדרשת חשיבה חדשה בעת הטמעת פרויקטים לניהול תוכן ארגוני, ECM", כך אמרה עינת שמעוני, סגנית נשיא ואנליסטית בכירה, STKI.

שמעוני דיברה בכנס שערכה IFN מקבוצת יעל, המפגש השנתי המקצועי ECM – ניהול מסמכים ותוכן ארגוני. הכנס נערך היום (ד') במלון דניאל בהרצליה, בהשתתפות לקוחות החברה ושותפיה העסקיים.

לדברי שמעוני, "בניגוד לעבר, ה-IT כיום שייך לכולם, לא רק למנמ"ר ולאנשי צוותו. כל היישומים והשירותים, שפעם היינו מחכים בתור למנמ"ר שיספק לנו אותם – היום הם נגישים, דוגמת דרופבוקס (DropBox)".

מצב זה, אמרה, "משנה, בין  השאר, גם את פרויקטי ניהול ה-IT, ובתוכם פרויקטי  ניהול ידי וניהול תוכן. נגמרה התקופה של המונארכיה של ה-IT, אשר 'הנחית' פרויקטים על הארגון. זה מצריך עבודה שונה של המנמ"ר: עליו לשים דגש על חוויית משתמש. עליו להקדיש תשומת לב ללקוחות שלו, לא רק אלה החיצוניים, אלא גם הפנימיים, עובדי הארגון, אותם הוא מעט הזניח".

היבט נוסף של שינוי בפעולת ה-IT, אמרה שמעוני, "הוא שמערכות ECM היו כבדות, האפיון שלהם היה מורכב, לעיתים הן היו 'איים' ופעמים רבות מערכות אלו לא היו מקושרות למערכות העסקיות". הדבר העיקרי, ציינה שמעוני, "היה חוויית המשתמש: זו לא הייתה טובה. עובדים התלוננו על היבטים רבים – היה קשה להם לעבוד, הממשק לא היה נוח, היו בעיות בעת המיפתוח. כעת חל שיפור בכל היבטים אלה, הופקו לקחים".

שינוי נוסף, אמרה שמעוני, "הוא שפרויקי ניהול תוכן ארגוניים אינם נעשים כפרויקטים לכשעצמם, אלא הם חלק מהפעולות המבוצעות לצורך ייעול של תהליכים קיימים בארגון. אין יותר פרויקטים לכשעצמם, אלא יש פרויקטים לטובת ייעול תהליכים עסקיים. אין 'איי' ECM, אלא חל מעבר לשירותים בעלי הקשר. יש לחפש תהליכים בהם התוכן המנוהל מניב ערך".

בעבר, מזכירה שמעוני, "העובדים חשבו על טובת הכלל, הארגון. היום העובדים ממוקדים בעצמם, מה שמניע אותם, כפי שהמגזין טיים (TIME) כינה אותם: דור האני, אני, אני".

צילום ועריכת וידיאו: ליאור רובינשטיין
"40% מהעובדים בארגונים הם בני דור Y", אמרה, "השימוש עבורם במובייל וההנגשה של המידע, היישומים והשירותים עבורם היא עובדת חיים ברורה. מחקרים מצביעים כי 70% מהם לא ייכנסו לרשת החברתית של הארגון, כי הם לא חושבים שזה יותר טוב ממה יש בחוץ. הם עוקפים את הפורטל הארגוני וכלי שיתוף ארגוניים אחרים בכל מיני דרכים, כמו קבוצות ווטסאפ (WhatsApp)".

לכן, "דרוש לתת לאותם עובדים צעירים מערכות ארגוניות עם ממשקי משתמש נוחים ידידותיים, שניתן לשים במובייל ובטאבלט. זו לא בעיה טכנולוגית – רק נדרש לשים את המיקוד על כך ולשנות גישה, ואז העובדים לא יברחו. יש לראות איך מתמודדים עם חוויית שימוש לקוח של העובדים במערכות ה-ECM. יש להקפיד על ניהול חוויית הלקוח, זו שתבטא את מסעו של הלקוח ועל בסיס מסע זה ייערכו שיפורים וטיובים. צריך ליצור לעובדים מסלול שיהיה קל וחלק. יש לחשוף לעובדים באופן נגיש ומהיר את המסמכים הרלוונטים עבורו, בלא שיטרח על חיפושם. יש לבנות לעובדים סביבת עבודה נוחה, פשוטה, חצי תפעולית עם מסמכים המשולבים בתהליך, על מנת לשפר את התהליך. יש לשים דגש על ההקשר".

"תם עידן המכנה המשותף לכולם", סיכמה שמעוני, "צריך לעשות פרסונליזציה לשירותי ה-IT. הבעיה שלוקח יותר מדי זמן להגיע למסמכים – עדיין קיימת. עובדים מבזבזים יום בשבוע על חיפוש מסמכים נדרשים, נתון זה דורש שיפור. מה שהכי עצוב הוא שבסופו של דבר, מחצית מהמסמכים שמחפשים – לא נמצאים. יהיו עוד פרויקטי ניהול תוכן וניהול מסמכים אבל חייבים לצמצמם נתונים אלה".