מוכנות ארגונית – תובנות ניהוליות

ליבו של הפתרון המאפשר לארגון לשגשג ולהצטיין בסביבה עסקית תחרותית, הוא יכולת המסגרת הטכנולוגית הארגונית להתמודד עם דרישות השוק ועם הכנת הארגון להתמודדות עם אתגרי צמיחה ושינוי עתידיים. יותר ויותר מנהלים מפקפקים ביכולת הארגון שלהם להתכונן ביעילות לשינויים העתידים לבוא, ולהיהפך לארגון מיטבי הממנף כראוי את ההשקעות הטכנולוגיות בו.

השאלות הן כיצד ליצור מסגרת שתביא להצלחה, איך להתמודד עם התנגדויות באופן כללי, וכיצד ליצור סביבה פתוחה לשינויים ומוכנה להתמודד עם האתגרים שהם מציבים ולשמור על יציבות.

קיימות שלוש פעולות יסודיות שעל מנהלים לבצע במטרה להבטיח שהארגון שלהם מוכן לשינוי:

1. הבנת האתגרים – העוסקים בניהול השינוי עמם יתמודד הארגון בהכנסת טכנולוגיות חדשות במטרה לשפר את התהליכים הארגוניים –  הכניסה לדרך לא נודעת גורמת לחששות, פחד, חוסר וודאות וספקות בכל ארגון

2. הערכת רמת המוכנות הנוכחית לשינוי – לפני תחילת המסע לעבר השינוי העתידי, יש להעריך את המצב הנוכחי ולבצע המשימות הבאות:
•    זיהוי הנושאים והגורמים בתוך הארגון העלולים למנוע ממנו לבצע השינוי המבוקש
•    הערכה ודירוג האתגרים שאיתם יתמודד הארגון
•    תיעוד החסמים והאתגרים

3. יישום אסטרטגיה יעילה לניהול השינוי – תוצאות שינוי ארגוני מוצלחות באות מתוכנית אסטרטגית בנויה היטב. צור מסלול מוצלח לשינוי הארגוני התפור במיוחד לארגון.

בארגון בו תוכנן השינוי והוטמע כראוי, השינוי צריך לעמוד במבחן הזמן.

העובדים מהווים את עמוד השדרה של התוכנית העסקית של הארגון. הם מחזיקים בידע לא מתועד של תהליכים עסקיים, עסוקים בשמירה על שביעות רצון הלקוחות ולעתים קרובות מפצים על היעדר מבנה ארגוני או משמעת ארגונית ברורה. אבל בעוד תבנית עסקית זו מבוססת על יכולות היחיד היא אינה ניתנת למדידה או שיפור.

בסיס עובדים שאינו מוכן או אינו מסוגל לשינוי עלול למנוע מהארגון להצטיין ובסופו של דבר לגרום לנפילתו.

כשארגונים צומחים והופכים למוצלחים הם מתמודדים עם אתגרים חדשים. לדוגמא, הטמעת מערכות ERP, עלולה להרתיע ארגונים שאינם מורגלים בעבודה אינטגרטיבית עם מערכות קיימות  ומערכות חדשות. יצירת מסגרת המאפשרת הטמעה מוצלחת  של מערכות חדשות דורשת תכנון קפדני ברמת מנהל ופיקוח, לוחות זמנים, משאבים, קבוצות עבודה וניהול השינוי הארגוני. אולם, כמו בכל יוזמה עסקית הצעד הראשון בניהול השינוי הארגוני יהיה מציאת המתודולוגיה המתאימה לארגון. צעד הגיוני ראוי יהיה לזהות את המחסומים לשינוי ולהבין את הרלוונטיות שלהם לארגון.

הגורמים המשפיעים על הצלחת הטמעת פרויקטים בארגונים:

בבדיקת הגורמים המשפיעים ביותר על הצלחת הטמעת פרויקטים בארגונים מגלים כי גורמים אנושיים, ובמיוחד הנהגה וניהול השינוי –  מהווים את הגורמים הקריטיים להצלחה. מוכנות ארוגנית מגיעה עד אחרון העובדים, וארגון שיוזם שינויים טכנולוגיים ימצא את עצמו מתמודד עם אתגרים הקשורים לעובדיו.

אתגרים אלה ניתנים לחלוקה לארבע קטגוריות:
1. שינויים במבנה הארגוני – שינויים טכנולוגיים יכולים לגרום לשינויים במבנה הארגוני. חייבים לקחת בחשבון את השפעות דרכי חלוקת האחריות החדשות, משרות ותפקידים, וחידושים במבנה הדיווחים על העובדים.
2. שינויים תרבותיים – התרבות הארגונית עשויה להשתנות עם המעבר. כתוצאה מכך, גם עובדים נאמנים לארגון החווים חוסר אונים עלולים לחסום את ההצלחה הארגונית העתידית. על מנת לאפשר לארגון להצליח על העובדים  לתמוך ולאמץ שינויים הכרחיים בתרבות הארגונית.
3. שינויים בתהליכים הארגוניים – הכרחי שכל עובד יאמץ השינויים בתהליכים הארגוניים. לרוב קיים רצון של העובדים להמשיך ולעבוד בדרכים הישנות והמוכרות. עובד מצטיין בעבר, צריך לאמץ מיומנויות חדשות. הדרכה, ומתן אחריות ברורה לעובד, מסייעים לו לקחת חלק ולתרום תרומה פעילה למודל העסקי החדש.
4. התנגדות כללית לפרויקט –  שינויים ארגוניים דורשים שינויים מחשבתיים מהעובדים, הם חייבים להיות מסוגלים לרצות לאמץ פרויקטים שכאלה.

כך שיישום תכנית יעילה לניהול השינוי מספקת את מסגרת העבודה הנדרשת לארגון במעבר להיות ארגון יעיל.