ERP במשרד הבריאות: פרויקט טכנולוגי שמסתכל על האנשים

"לפני כמה שנים, בעקבות החלטת הממשלה, פוצל משרד הבריאות לשני תפקידים מרכזיים: רגולטור של מערכת הבריאות מצד אחד, ומהצד השני מנהל של 25 בתי חולים ממשלתיים – וזה התחום שאליו הגעתי. במסגרת תפקידי הבנתי שאנחנו צריכים להמציא את עצמנו מחדש, ולבדוק היטב מה התפקיד שלנו במערכת הזו, שבה עובדים מעל 50 אלף איש, מרופאים ועד לעובדי ניקיון ומהנדסים – והם מועסקים כעובדי מדינה, עובדי עירייה, בנות ובני שירות לאומי, ובמיקור-חוץ. זוהי מורכבות אדירה של ניהול הון אנושי בבתי חולים שפרוסים, מבחינה גיאוגרפית, באופן מאוד נרחב – ועם מחסור במשאבי אנוש. מכאן נולד פרויקט אל"ה, אנשים לפני הכול, שהוא מערכת לניהול הוליסטי של משאבי האנוש בבתי החולים הממשלתיים", כך סיפרה ליטל אילון, מנהלת אגף משאבי אנוש בחטיבת המרכזים הרפואיים הממשלתיים במשרד הבריאות.

אילון השתתפה בכנס ERP 23 של אנשים ומחשבים, שנערך באחרונה במרכז האירועים והכנסים לאגו בראשון לציון, בהנחיית אבי עסיס, יועץ למערכות מידע, ששימש כיו"ר ועדת התכנים של האירוע.

לדברי אילון, "עד להטמעת המערכת, לכל בית חולים היה פתרון משל עצמו, ויותר מ-70% מהזמן האנשים הרלוונטיים בהם היו מתעסקְים בביורוקרטיה. הבנו שיש חסם משמעותי, והוא לפנות את העובדים מהעיסוק הידני הארכאי, ובמקום זה לבנות מערכת שתהפוך את רוב העבודה לאוטומטית ותנהל באופן הוליסטי את כל סוגי האוכלוסיות. המטרה הייתה לייעל את התהליכים ולהפוך אותם ליותר אוטומטיים, ואנחנו כבר רצים קדימה. המערכת מאפשרת לעבור בין מבנים שונים של תיקי עובד בלחיצת כפתור, לפי אירועים שונים, ובאמצעותה אנחנו מנהלים הרבה תהליכים שלא נוהלו עד עכשיו – או שיותר גרוע, נוהלו באקסל. כעת, כל הדבר הזה מנוהל לחלוטין, וכולם יכולים לעקוב, בהתאם להרשאות שלהם".

שירלי כהן, מובילת מודול הערכות עובדים ומודול בריאות העובד בפרויקט אל"ה של משרד הבריאות. צילום: ניב קנטור

עוד סיפרה על פרויקט אל"ה שירלי כהן, מובילת מודול הערכות עובדים ומודול בריאות העובד בפרויקט, שהיא עובדת אגף הדיגיטל, הטכנולוגיות והחדשנות במשרד הבריאות. לדבריה, "בעקבות הפרויקט חל שינוי עצום בתפיסת ההון האנושי בבתי החולים. הפכנו לגוף שיודע לטפל בהון האנושי הרבה יותר טוב".

"כדי לממש את זה, בחרנו בפלטפורמת Success Factor של סאפ, שנמצאת בענן – מה שמאפשר למרכזים הרפואיים להתרכז בתהליכים העסקיים, עם פחות צורך בתשתיות. המנהל והעובדים גם לא מוגבלים בעבודה מבית החולים, והם יכולים לעבוד גם מהמובייל, בכל התהליכים המוגדרים. זה עזר לנו מאוד בתקופת הקורונה, שהייתה מאתגרת ושהיינו צריכים בה מודול של בריאות העובד, כדי לדעת מי יכול לעבוד. אלא שהמודול הזה התפתח מאוד מאז, והוא מוכל בתוך המערכת, כולל כל החיוויים ההכרחיים של העובד", דיווחה.

לגבי המימוש הכולל, כהן סיפרה כי "אחת ההחלטות הייתה להתכנס לכמה שיותר תהליכים אחידים במערכת. זה קשה, כי המרכזים שונים בגודל ובתחום ההתמחות שלהם, כמו גם באוכלוסיית המטופלים. היינו צריכים למצוא את מרב התהליכים שניתן היה לקיים בכל המרכזים. אנחנו עובדים באשכולות, פורסים את המערכת בכמה מרכזים שיש להם אופי דומה – וכך ההטמעה קלה יותר וזולה יותר".

שחר זמיר, מנהל הטכנולוגיה הראשי של פריסבי. צילום: ניב קנטור

שחר זמיר, מנהל הטכנולוגיה הראשי של פריסבי, אתר רכישת והשכרת הרכבים של קבוצת קרסו, דיבר על השילוב המנצח בין מערכות CRM ל-ERP, ועל יישומו בחברה. "המטרה שלנו הייתה ועודנה לספק את כל מה שקשור לרכב במקום אחד, באתר, באופן מנגיש ונוח לשימוש", ציין. "הגדלנו בזכות השילוב בין ה-ERP ל-CRM את שביעות רצון הלקוחות והנאמנות שלהם".

"השאלה הגדולה שהייתה לאורך הפרויקט ותמיד נשארת ברקע היא המשחק בין ה-ERP ל-CRM, מתי מפתחים לכאן ומתי לכאן", אמר.

לדברי זמיר, אחת הסיבות להסתבכות פרויקטים של CRM היא העמסת יתר. "ההסתבכות נובעת מכך שמעבירים יותר מדי מה-ERP, ואומרים ש-'נהפוך את ה-ERP רק למערכת פיננסית', אבל לא צריך לעשות את זה אוטומטית. צריך להחליט בדיוק מה מעבירים – ולא לחרוג. לדוגמה, ליסינג – האם זה B2B או B2C? ואולי זה בעצם ביחד? והאם המערכת צריכה לטפל בהיבט הפיננסי או שירות לקוחות? לאיפה לחבר אותה?", הוסיף.

"לסיכום", אמר, "הבחירה בין CRM ל-ERP תלויה בצרכי העסק שלכם. אני ממליץ לבחור ב-CRM עבור מכירות ושירות לקוחות, וב-ERP עבור תפעול וכספים – ולא צריך להיבהל מהשימוש במודל של תוכנה כשירות. אחרי שעושים את ההשוואה הכוללת, כולל הוצאות אחסון, עלות שרתים ואבטחה, רואים שזה זול יותר בכל חודש בהשוואה להתקנה מקומית, וזה עוד לפני שלוקחים בחשבון שהבינה המלאכותית כבר מובנית במערכת".

עדית שרויטמן, חברה בוועדת התכנים של כנס ERP 2023.עדית שרויטמן, חברה בוועדת התכנים של הכנס, דיברה על המנמ"ר כמנהיג עסקי, על הבחירה הקשה באיזה פרויקט לבחור קודם, ולא פחות חשוב – על הבחירה בפרויקט שיוסיף נקודות לצד הזכות של המנמ"ר, כדי שיקבל מקום חשוב יותר בהנהלה.

"מה המנמ"ר בוחר לעשות?", שאלה. "כל אחד אומר: כולם מדברים על ענן, אז גם אנחנו צריכים, ויש גם המרה דיגיטלית, ואנחנו חייבים להבין מזה מהם כל האפליקציות, פורטלים, חתימה דיגיטלית, ואוי אבוי שלא תהיה אבטחת מידע ושזה יהיה 1,000% ולא רק 100%, ועוד מלא דברים אחרים, כולל הטמעה של מערכות במהירות ובעלויות נמוכות, והאמת שזה לא נגמר… אז מה עושים קודם? ומעבר לכך, על מה נקבל נקודות זכות? על מה הארגון ימחא לנו כפיים?".

התשובה של שרויטמן פשוטה יחסית, לפחות על הנייר: "צריך להקדיש את הזמן למה שהכי חשוב להנהלת הארגון. לפרויקטים חדשים שיקדמו את הארגון. יציבות חייבת להיות וכך גם אבטחה, אבל החידוש זה מה שמוביל וקורה. אז איך מפנים זמן לדברים שחשובים למנהלים? באמצעות אנשים טובים מסביב. כדי שמנמ"ר יהיה גדול וטוב, הוא חייב לידו אנשים שיעזרו לו מאוד. מאוד חשוב שהוא יחזיק לידו תותחים מקצועיים".