מהם הטרנדים החמים בעולם ניהול המסמכים?

"ניהול ידע" ו-"ניהול מידע" – ויש הבדל מסוים ביניהם – אלה שני מונחים שעלולים להיראות לקורא הממוצע משעממים. אבל אם חושבים על זה רגע, יש להם הרבה משמעות להצלחת הארגון, משום שבארגון ממוצע, ודאי אם הוא בינוני ומעלה בגודלו, יש כל כך הרבה נתונים וידע, שניהול לא טוב שלהם עלול להוביל לבלאגן שלם, ולהוות מכשול בהצלחתו – גם אם אין כוונה לכך. מנגד, ניהול טוב של ידע ומידע יכול להוות לארגון כר פורה להצלחה.

ניהול מסמכים הוא תחום בן של ניהול ידע, שיש הרבה מהדומה בין אופן פעילותו לזה של ה-"אבא" שלו, אבל גם מהשונה. כמו כל תחום בעולם הטכנולוגיה ובעלמות הקשורים אליו, הוא משתנה עם הזמן ומפעם לפעם מתפתחים בו טרנדים חדשים.

אשר גליקמן, סמנכ"ל דיגינו – חטיבת הדיגיטל והחדשנות של מילגם, ומהמומחים הבולטים בארץ בניהול מסמכים, הציג את הטרנדים החמים בתחום ב-KMDM 2023 – הכנס השנתי לניהול ידע ומסמכים מבית אנשים ומחשבים. הוא אף הנחה את האירוע, שהתקיים באחרונה במרכז האירועים והכנסים לאגו בראשון לציון.

צילום ועריכת וידיאו: ליטל רובינשטיין

גליקמן מנה ארבעה טרנדים, תחומים ואתגרים – ובעצם ארבעתם יחדיו – שהם בימים אלה מנת חלקו של מי שעוסק בניהול מסמכים בארגון: הענן, המדיה החברתית, המובייל והפורטלים.

באשר למחשוב הענן, אמר, "ארגונים רבים עוברים אליו, ומעבירים לשם גם את ניהול הידע והמסמכים שלהם. אם הם מחליטים לעבור לענן, עליהם לחשוב טוב כיצד לנהל את המסמכים שלהם שם. כך גם אם הם ארגונים מסורתיים ואחרים, שבוחרים להשאיר את המסמכים שלהם בשרתים המקומיים. אופציה נוספת היא להעביר אותם לחוות שרתים אחרת, חיצונית".

"המגמה השנייה היא טכנולוגיה חברתית", ציין. "סושיאל הוא אחד הטרנדים החכמים כיום. הדיבור הוא על סושיאל". ב-"סושיאל", גליקמן לא מתכוון לרשתות החברתיות המוכרות לנו, כגון פייסבוק ואינסטגרם, אלא לקהילות ניהול ידע ולכלים אחרים, פנים וחוץ ארגוניים. "השאלות הן: האם המדיה החברתית רלוונטית לסושיאל? האם לצרף מידע לקהילה משותפת נחשב לסושיאל?", שאל. "התשובה לשאלה השנייה היא כן, אבל אם מנהלי המסמכים לא ייצרו תהליכים שמעודדים את הגורמים הרלוונטיים לעשות את זה בזמן ההטמעה של המערכות המתאימות, ייצרו תהליך משותף ויגרמו לכך שהקהילה תדחה את מי שלא מוכן לשתף מידע – התהליך לא יהיה מוצלח".

הוא הוסיף כי "כמו ידיעה חדשותית חשובה שאנחנו משתפים בווטסאפ המשפחתי או בציוץ בטוויטר, כדאי למנהלי הידע והמסמכים לשתף מידע חשוב ותובנות בולטות בתחום בתיבת ניהול הידע בארגון. אם שולחים אליי מייל אבל הוא רלוונטי לכל הקבוצה שעוסקת בניהול מסמכים, במידה שלא שיתפתי אותם בתוכנו – לא עשיתי כלום. השאלה היא: איך משכנעים את הגורמים הרלוונטיים בארגון לעשות את זה?, והתשובה: על ידי טכניקות מתחום המשחקולוגיה. על מנהל המסמכים בארגון ליצור בו אווירה שלפיה לתייק ידע זה חשוב, ולא פחות מזה – חברתי וכייפי".

אפליקציות המובייל הפתוחות – בעיה לארגון, אבל אפשר להתגבר עליה

גליקמן עמד על בעיה שקיימת, לדבריו, באפליקציות לניהול מידע במובייל – היותן פתוחות. "היו כבר כמה מקרים שבהם גורמים עוינים חדרו ללפטופים של קצינים בצה"ל ושאבו מהם את המידע", אמר. "על מנהלי המידע לעשות את כל שנדרש על מנת שהעובדים יפתחו את האפליקציה בצורה מאובטחת, תמיד דרך VPN, שרק מי שיש לו מידור והרשאות יוכל לפתוח אותה, להעביר את המשתמשים עוד שלב אבטחת מידע לפני שהם מגיעים למידע עצמו – ולעשות את כל זה בצורה פשוטה ומהנה. יש להיזהר מהמובייל".

הוא סיים בציינו את האתגר / טרנד הרביעי – פורטלים. הכוונה היא גם לפורטלים הארגוניים, אבל גם לאלה של גורמים חיצוניים, כגון ספקים, שעל מנת שניהול המידע והמסמכים בארגון יהיה על הצד הטוב ביותר, צריך לשתף בהם גם אותם. עם זאת, שיתוף שכזה מהווה סיכון מסוים לדליפת מידע, שכן ייתכן שהמערכות של הספקים לא מאובטחות מספיק. למרות זאת, גליקמן בהחלט בעד שיתוף המידע עם גורמים חיצוניים: "כדי שניהול המידע והידע בארגון יהיה כמו שצריך, עליו לשתף את הגורמים החיצוניים בעלי העניין, בארגון ומחוצה לו – ספקים, אנשי משאבי אנוש וכדומה. אם מנהלי הידע והמידע ישתפו אותם – הם, והארגון בכלל, ירוויחו מזה".