חמש דרכים בהן עסקים יכולים להרוויח מהעברת התקשורת לענן

השאלה האם כדאי לעבור ממרכזיית טלפוניה (PBX) מסורתית המותקנת מקומית לפתרון טלפוניה בענן, עם אופציה לכלול יכולות של תקשורת אחודה (חיבור בין הטלפון, תוכנה לשיחות וידיאו, היומנים, אמצעי הקשר ואפשרות לשתף ידע), יכולה להיות מורכבת עבור עסקים קטנים ובינוניים. היתרונות של הענן הם ברורים, אבל השיקול העסקי אינו תמיד ברור עבור גופים כמו בית ספר, משרד עורכי הדין, המרפאה או מפעל מקומי, שכבר השקיעו במערכת טלפוניה מסורתית.

שאלות רבות עשויות לעלות על ידי מקבלי ההחלטות בארגונים: האם המעבר לענן מבוצע בקלות? האם ניתן לאחד את כל התקשורת הארגונית בפלטפורמה אחת? האם החיוב נעשה בחשבונית אחת? מה קורה כאשר העסק מתרחב במהירות או מתכווץ (לא עלינו)? ומה לגבי עדכוני תוכנה ותוספת יכולות חדשות?

עבור אותם מתלבטים האם להישאר במצב קיים או לעבור לשירותי מרכזיה בענן, ריכזנו כמה נקודות ותובנות אודות המאפיינים של המרכזיה בענן: 

הגירה חלקה מאפשרת אופטימיזציה של הפתרון הנוכחי – המשמעות של פתרון תקשורת בענן היא שאין חומרה של מרכזיית PBX מקומית שצריך להתקין או לתחזק. עובדי הארגון משתמשים בפתרון וספק המרכזייה בענן מנהל אותה עבורכם. הגירה חלקה מאפשרת לבצע אופטימיזציה של ציוד הטלפוניה הקיים, במקביל למודרניזציה של מערכת התקשורת העסקית. ניתן להמשיך את השימוש בחלק ממכשירי הטלפוניה הקיימים, שנרכשו במסגרת המערכת המקומית, ובמקביל לקבל גישה ליכולות נוספות כגון הקלטת שיחות, זיהוי מתקשר, "חניית שיחות" (Park), "כריזה" (Paging) ולקבל קווי גשר לקיום שיחות ועידה (Bridged Line), ועוד תכונות כמו שיתוף (Collaboration).

ייעול העלויות וביטול עלויות נסתרות – אחד היתרונות החשובים ביותר של פתרון תקשורת ענן הוא העלות. תשלמו רק על שירותים בהם אתם משתמשים, עם מחיר טוב יותר לצד יכולת חיזוי ושליטה בעלויות ללא הפתעות. לעולם לא תדאגו יותר לגבי תשלומים עבור רכישת חומרה או רישיונות עודפים. תיהנו מחיסול עלויות נסתרות הקשורות ברכישת ציוד, שדרוג הרשת, עמלות רישוי, התקנות, חיובים נפרדים על חיווט, שירותים עצמאיים, הכשרות צוות, ועוד. הכל תקבלו בפתרון מלא יחיד, בעלות חודשית נמוכה, תחת חשבונית יחידה ופשוטה.

ללא מורכבות – מערכות טלפוניה מקומיות אינן מספקות חוויית תקשורת אחודה (Unified Communications), אשר מקיפה את כל מה שהעובד צריך כדי לבצע את המשימות שלפניו בצורה הטובה ביותר (שיחות וידיאו, פגישות רשת, הודעות צוות, שיתוף ידע ארגוני, ניהול משימות ועוד). עובדים מתוסכלים מהצורך לקפוץ בין יישומים שונים – טלפון, מחשב, יומן פגישות, פרטי קשר וכדומה – כדי להשיג את היעדים שלהם. חוסר החיבור הזה גם מוסיף עבודה וגם מבזבז זמן. עם פתרונות לניהול תקשורת אחודה ניתן לבצע שיחות וידיאו וצ'אט בין עובדים, לבצע ולקבל שיחות, לתכנן ולהצטרף לפגישות, לשתף ידע עם שיתוף מסך וידיאו, ולשמור על הצוות בכיוון הנכון, בעזרת שיתוף קבצים וניהול משימות – הכל מתוך אפליקציה אחת מבוססת ענן וקלה לשימוש, אשר זמינה בכל מכשיר.

התרחבות וכיווץ פשוטים כאשר העסק צומח או מצטמצם – הגדלת משתמשים בענן נעשית ללא מאמצים כמעט. היא מאפשרת להתרחב או להצטמצם ללא גבול באתר אחד או באתרים שונים של החברה. לעולם לא תצטרכו לרכוש חומרה עודפת כדי להתמודד עם הצמיחה – רק לשכפל ולהוסיף משתמשים על פי הצורך. גם הניהול פשוט מאוד עם פתרון תקשורת ענן. כאדמין (Administrator) אתם מקבלים הרשאות להיכנס למערכת הניהול מכל מקום, בכל זמן ומכל מכשיר, כדי לצפות במידע, לבצע שינויים, ולנטר באופן מאובטח את התקשורת העסקית.

חיסול הצורך בעדכון קבוע של מערכת הטלפוניה – עם מרכזיית תקשורת בענן אתם עובדים תמיד עם הגרסה הכי עדכנית של המערכת, ללא הוספת תשלום. אין צורך להשבית את העסק או להשקיע מאמצעים על מנת לשדרג גרסה. פתרון תקשורת ענן הוא תמיד מעודכן, עם מאפיינים חדשים ועדכוני אבטחה – באופן אוטומטי– ללא התיישנות של חומרה או אתגרי שדרוג. עובדים יקבלו את כל מה שהם צריכים כדי לעבוד באופן יעיל, ולעולם לא תצטרך לדאוג מכך שפתרון התקשורת שלך אינה מעודכן.

יתרונות רבים. העברת התקשורת לענן. אילוסטרציה: BigStock

העברת המרכזיה לענן ושימוש בטלפוניית IP, הם מהלכים, המאפשרים לארגונים קטנים ועד גדולים את היתרונות המוכרים של מודל הענן: גמישות בהרחבה או צמצום מספר המשתמשים, חיסכון ברכישה או תחזוקה של חומרה ותוכנה מקומית, כמו גם מכשירי קצה, וכן חיסכון רב בעלויות השיחות – בעיקר לארגונים הנוהגים לבצע שיחות גלובליות. למעבר יתרונות נוספים כגון: קבלת חיוב קבוע מדי חודש, גישה לפונקציות מתקדמות, גישה גם בעבודה מרחוק ועדכוני גרסה אונליין ללא צורך בביצוע פעולה כלשהי. עבור ארגונים קטנים ובינוניים הנוחות של חיוב קבוע והעובדה שאין צורך לעסוק בהתקנה ותחזוקה של המערכות, חוסכים המון כאבי ראש למקבלי ההחלטות.

הכותב מנכ"ל הפעילות העסקית של אוויה (Avaya) ישראל, המציעה את פתרון התקשורת בענן Avaya Cloud Office