למה פגישות בווידיאו אפילו טובות יותר מפגישות פנים אל פנים?

עוד לפני כניסת הקורונה, חידושים בתחום הווידיאו כבר היו בשימוש בארגונים שונים. אולם ב-2021, עולם העבודה השתנה בצורה מהותית – כנראה לנצח – "זום" (Zoom) הפך לפועל של ממש באנגלית, והשימוש בווידיאו היה לחלק חיוני מארגון כוח העבודה והתקשורת בין חלקי הארגון השונים.

אבל האם יש מצב שפגישות בווידיאו יכולות להיות אפילו טובות יותר מפגישות פנים אל פנים? הרשו לי להעריך שלא כל הפגישות, אבל, בוודאות חלק גדול מהן – בהחלט כן.

יצירת חווית פגישה יעילה יותר

מגנוס פאלק, יועץ ל-CIO בחברת זום העולמית. צילום: יח"צ

כאשר העובדים חוזרים למשרדים, יש פגישות שרבים מהם אולי להוטים לחוות באופן אישי – החל מפגישות היכרות עם עובדים חדשים, דרך חגיגות משותפות עם קולגות על עבודה שנעשתה היטב, ועד לאירועי חברה במועדים וחגים.

עם זאת, הפגישות שבאמת דורשות נוכחות פיזית הן מעטות. הרוב המכריע של הפגישות, כמו דיווח על התקדמות בפרויקטים, עדכוני מועצת מנהלים, פגישות סיעור מוחות, ובכלל פגישות לניהול פרויקטים, יכול להיערך בווידיאו. פגישות אלו עשויות להיות יעילות יותר דווקא במרחב וירטואלי. מניסיון אישי: לפגישות וידיאו יש אפילו יכולת לייעל ולפשט את האינטראקציה עם לקוחות.

טיפוח כישרון ושיפור התפוקה

במהלך המגיפה, מנהלים רבים הופתעו מכך שהתפוקה של הצוותים שלהם גדלה. רבים, שהאמינו בעבר שעבודה מהבית היא אוקסימורון, החלו לתהות מדוע לא סמכו קודם לכן על הצוות שלהם יותר.

למרות העובדה שהעובדים היו רחוקים זה מזה, הם הצליחו להשיג יותר מתמיד ולתת למעסיקים ולמנהלים אות ברור כי העובדים מרחוק יכולים לשמר, או אפילו להגדיל, את התפוקה שלהם. כתוצאה מכך, ארגונים רבים מכירים כעת ביעילותו של מודל כוח האדם ההיברידי, ומארגנים מחדש את פעילותם ואת מרחבי העבודה שלהם סביב גישה היברידית זו.

מהפך במתן השירות

יעילות בעבודה היברידית. זום

אחת הסיבות שבגללן פגישות וידיאו יעילות כל כך, היא שמשתמשים יכולים לכוונן את הטכנולוגיה שלהם כך שתתאים למטרת הפגישה.

לדוגמה, אנשי רפואה מסוגלים כעת לקיים אינטראקציה עם מטופלים ישירות בבתיהם, באמצעות גישה אינטואיטיבית ודינמית לווידיאו (וכמובן עם אבטחה הדוקה המסייעות בהגנה על פרטיות המטופל). ציוד רפואי לניטור מרחוק הופך נפוץ יותר ויותר, ומאפשר למטופלים לספק נתונים לצוותים הרפואיים בשיחות וידיאו.

מטופלי בריאות הנפש יכולים להתחבר עם מטפלים אחד על אחד, או להשתתף בפגישות ייעוץ קבוצתיות, באמצעות וידיאו. בסקטור השירותים הפיננסיים, המציאות של 'להיות בבית', עם כל הנוחות הביתית, הופכת את הפגישות לנגישות, פרודוקטיביות ויעילות יותר, ויעידו על כך אנשי בנק לאומי, שאיפשרו ללקוחותיהם לקבל ייעוץ ללקיחת משכנתא בזום – מהלך שזכה להצלחה מסחררת ואף הורחב לתחומים נוספים בבנק.

יצירת אמון

חרדה מפני המגיפה האחרונה ואפשרות ההדבקה, השפיעה ללא ספק על אנשים בדרכים שונות. רבים גילו על בשרם כי עריכת מפגשים אישיים, בהם אחד או יותר מהמשתתפים דואגים ל'ענייני היגיינה' ושמירת מרחק, במקום לנושא המפגש, לא ממש הצליחה.

אז נכון, הקורונה כבר די מאחורינו, אבל, הדיבורים על 'וריאנטים', ואפילו על סתם שפעת חורף, מביאים למסקנה שעם היכולת (הדי פשוטה לביצוע) להשתתף בפגישות באמצעות וידיאו, הפתרון לבעיה הוא קל מאוד.

בנוסף, לאלו המשתתפים באופן פיזי, חשוב לתת אפשרויות המגבילות את הצורך לקיים אינטראקציה פיזית עם ציוד שאחרים נגעו בו, ולעשות שימוש, לדוגמה, בהפעלה קולית להתחלת פגישה ומתן אפשרות למשתתפים לשלוט ב'חדר הזום' באמצעות הנייד שלהם. העובדים, בתמורה, יחושו יותר אמון כאשר יראו את הארגונים שלהם עושים את הדברים הנכונים כדי לשמור על ביטחונם ובריאותם.

הכותב הוא יועץ ל-CIO בחברת זום העולמית