הכירו את ה-OCIO: "זרועו הארוכה של המנמ"ר"

ישנם כמה דברים שכל טירון לומד תוך ימים מגיוסו לצה"ל. לדוגמה, לא להרים יד כאשר המפקד מבקש מתנדב, או שבמבה אוכלים רק עם קולה. דבר חשוב נוסף שטירונים לומדים במהירות הוא, שהחיילים אפורי המדים שלצידם אינם חיילי צה"ל, אלא חיילי ה"צבא בתוך צבא" שלנו – חיילי חיל האוויר.

מצב זה דומה לאופן ששבו מחלקות טכנולוגיות הופכות למעין ארגון בתוך ארגון. ככל שעידן המידע מתפתח, המחלקות הטכנולוגיות בעסקים ובארגונים גדלות מבחינת כוח אדם, היקף פעילות ותרבות פנימית. המנצח על הגוף הטכנולוגי שבתוך הארגון הוא המנמ"ר (CIO), שעל תפקידיו כתבתי בהרחבה. תחומי האחריות של המנמ"ר גדולים מתמיד בימינו. בין היתר, הם כוללים את הובלת הפיתוח, אבטחת המידע, ניהול העובדים והתאמת הפיתוח הטכנולוגי לצרכים העסקיים של הארגון.

מדובר באחריות עצומה עבור מנהל אחד. הגוף שעוזר למנמ"ר להוציא את כל אלו לפועל הוא משרד המנמ"ר (ה-OCIO – ר"ת של Office of the CIO). בשורות הבאות נבין את האופן שבו עובד משרד זה, כיצד הוא תורם להתפתחות העסקית של הארגון, ואת הטווח הרחב של סגנונות שבהם ניתן למצוא אותו בארגונים שונים.

ניהול, בקרה, יוזמה: המשרד שבלב העשייה

סדר הגודל של משרד המנמ"ר משתנה מארגון לארגון, בהתאם לכוח האדם והיקף הפעילות. בארגונים מסוימים הוא מורכב מ-1-2 סגני מנמ"ר, באחרים המשרד עשוי לכלול יותר מ-20 מנהלי תחומים ועשרות עובדים תחתיהם.

אבל יותר ממספר האנשים, משרד המנמ"ר הוא גישה ניהולית: בעוד המנמ"ר מתמקד בתכנון מדיניות וחזון, משרד המנמ"ר הוא גוף המטה, שאחראי על הוצאת כל אלו לפועל. לפיכך, בין תפקידי משרד המנמ"ר ניתן לציין תכנון פרויקטים, ניהול ובקרת עובדים, ניהול רכש וספקים, גיוסי כוח אדם, בקרת תקציב ועוד. תפקיד חשוב נוסף הוא דיווח למנמ"ר ועבודה שוטפת מולו כגוף מייעץ. משימות שוטפות אלו משתנות בין ארגון לארגון, אולם בשנים האחרונות מתגבש תפקיד חשוב נוסף למשרד המנמ"ר: להוות מצפן שמכווין את הדרך למחלקות הטכנולוגיות. למה הכוונה?

אם לדבר בהכללה, מתכנתים (כאינדיבידואלים) ומחלקות טכנולוגיות עשויים לאבד מיקוד בעבודה יחסית בקלות. זה נובע מסיבה טובה: אנשים בעלי אוריינטציה טכנולוגית לרוב נהנים מעבודתם ונהנים לחקור ולהעמיק בעבודתם. תכונה נפלאה זו עשויה ליצור מצב שבו מאמצי הפיתוח יופנו לאפיקים שלאו דווקא משרתים את הצרכים העסקיים של הארגון, וכך פעילותו עשויה להיפגע.

לפיכך, אחד התפקידים החשובים של משרד המנמ"ר הוא להוציא לפועל את חזון המנמ"ר, שבתורו נוצר לשרת את צורכי הארגון. כך, דרך הניהול השוטף של המחלקות הטכנולוגיות, משרד המנמ"ר ממקד את העבודה כדי ליצור שירות טוב יותר, חוויית לקוח מהנה, פיתוח כלים ותהליכים לייעול עבודת הארגון ועוד.

מדובר באחריות קריטית, כפי שניתן ללמוד מברברה קופר, מנמ"רית של אחת מהחברות הבנות הרבות של טויוטה: " משרד המנמ"ר עוזר לי לשפר תפוקה ולהתמודד עם מורכבות תפקידי… הזמן שלי עכשיו יותר ממוקד בפגישות חשובות עם עמיתיי (מההנהלה הבכירה) והמנכ"ל. עבורי, משרד המנמ"ר מטשטש את ההפרדה בין הטכנולוגי לעסקי…"

משרד חדש למנהל חדש: להיכן הולך משרד המנמ"ר? 

כפי שכתבתי בכתבה שהתמקדה במנמ"ר, מדובר בתפקיד יחסית חדש, שנולד מעידן המידע בו אנו חיים. בהתאמה, גם משרד המנמ"ר עודנו מתגבש ועשוי להיות שונה מאוד בכל ארגון: בחברות מסוימות הוא מורכב מ-1-4 אנשים שעובדים צמוד, ובחברות אחרות הוא מורכב מעשרות מנהלים ומאות עובדים, שמחולקים לצוותים, האמונים על נושאים שונים: כספים, כוח אדם, ניהול ספקים, תשתיות, ניהול פרויקטים, הטמעת טכנולוגיות ועוד.

מעניין גם שתחומי ההתמחות של סגל משרד המנמ"ר מגוונים. ניתן לצפות שיעבדו בו מומחים טכנולוגיים ומפתחים מוכשרים, אולם לעיתים הוא כולל גם אנשים מתחומי עיסוק שונים לחלוטין. לדוגמה, משרד המנמ"ר של ברברה קופר מטויוטה מונה כ-25 מנהלי תחום, מחציתם לא הגיעו מרקע טכנולוגי אלא מתחומים כמו כלכלה וניהול משאבי אנוש. "הייתי צריכה אנשים שסגרו עסקאות", היא אומרת, "רציתי מומחים בחוזים, לא רק מתכנתים".

גם אופי העבודה בתוך משרד המנמ"ר צפוי להיות מגוון, עקב תחומי האחריות הרבים שתחתיו. הרי במובן מסוים משרד המנמ"ר הוא בו זמנית (א) גוף שאחראי על ניהול עבודה מקצועי שוטף, (ב) גוף שאחראי על בקרת התוכנית השנתית, (ג) גוף לוגיסטי שאחראי על רכש, משכורות וניהול תקציב, וגם (ד) גוף שיוזם פרויקטים עם אוריינטציה טכנולוגית לקידום האינטרסים העסקיים.

ניתן לראות, שצורתו הסטנדרטית של משרד המנמ"ר עודנה מתגבשת. עם זאת, כמה דברים כבר ברורים, כמו החשיבות של הגדרת יעדים פנימיים והקפדה על תוכנית עבודה. חשוב באותה מידה, היום כבר ברור שמשרד המנמ"ר קריטי במיקוד המחלקות הטכנולוגיות ביעדים העסקיים ובתפקידו כגוף שיוצר תרבות ארגונית, שמושכת את האנשים המתאימים לארגון ומשמרת אותם.

הכותב כיהן כמנמ"ר מימון ישיר וכיום משמש כיועץ טכנולוגי לארגונים ומנכ"ל חברת הייעוץ New Advice.