כך העבירה האוניברסיטה הפתוחה מאות קורסים ואלפי סטודנטים לאונליין

האוניברסיטה הפתוחה מקיימת קורסים מסוימים באופן מקוון גם בימים "רגילים", שאינם ימי קורונה. אלא שהמגפה אילצה אותה, כמו את כל הגופים האקדמיים האחרים, לעבור ללמידה מרחוק באופן כולל ומלא. רמי ענבר, מנהל המרכז לדטה ובינה ארגונית באוניברסיטה, דיבר על כך לא מכבר בפאנל שנערך במסגרת כנס BI של אנשים ומחשבים, שהנחה מוטי סדובסקי, יו"ר ועדת התכנים של הכנס. בפסקאות הבאות מובאת תמצית השיחה ביניהם.

איפה תפסה אתכם הקורונה וכיצד נערכתם לכך?
ענבר: "הקורונה יצרה מציאות שבה כל מרכזי הלימוד שלנו נסגרו וכל הלמידה הפכה למקוונת. תהליכי המודרניזציה הדיגיטלית באוניברסיטה, במיוחד בתחום הדטה, קיבלו בוסט רציני. ההנהלה שלנו, ובייחוד דיקאן הלימודים האקדמיים, פרופ' אופיר מינץ מנור, והמשנה לנשיאה, פרופ' גיא מירון, קיבלו דיווחים שוטפים על כך בכל רגע נתון, וקיבלו החלטות מבוססות נתונים, שהגיעו ממערכות ה-BI שלנו.

השיא היה במהלך הסמסטר השני (של שנת הלימודים האקדמית הקודמת – י"ק), בשיא המשבר: ההנהלה יכולה הייתה לנתח בזמן אמת את מצב הלימודים באמצעות דשבורדים ודו"חות ייעודיים שבנינו, לתכנן את היצע הקורסים המקוונים ולקבל סטטוס של ההיערכות למעבר מלא להוראה אונליין – וביצוע המעבר.

אחד האתגרים הקשים שלנו היה איך מעבירים להוראה מקוונת, מהיום למחר, 183 קורסים עם אלפי קבוצות לימוד ב-65 קמפוסים. ביצענו אותו בהצלחה. בסך הכול, קיימנו עד כה בתקופת הקורונה מעל 45 אלף מפגשים ויותר מ-123 אלף שעות שידור, שבהם השתתפו מעל 190 אלף סטודנטים".

כיצד עשיתם זאת ומאיפה אתם מעבירים את המפגשים?
"אנחנו מעבירים אותם מהאולפנים המרכזיים שלנו ברעננה, מאולפנים שקיימים בקמפוסים השונים, ממשרדו.ה או מביתו.ה של המנחה, או מהכיתה במרכז הלימוד. הכול נעשה תחת מעקב שלנו".

איך עברתם את תקופת הבחינות?
"דשבורדים שיצרנו סייעו בזמן אמת להנהלה לתכנן את מערך הבחינות מרחוק. יצרנו כלים מבוססי דטה לבחירת סוגי הערכות חלופיות, בהתאם לקורס, ביניהם דשבורדים לניהול ימי הבחינה, וגם אחריה. יישמנו כלים להפקת לקחים – האם הבחינה, בהערכה חלופית, שיקפה נכונה את הידע של הסטודנט? איך היא בהשוואה לבחינה קלאסית במרכז בחינה? מה המתאם בין תוצאות הבחינה בהערכה חלופית לתוצאות המטלות שהגישו הסטודנטים? ואיך זה בהשוואה למצב של טרום הקורונה?"

האם קיים בארגון "מילון" עסקי אחד?
"לגבי כל עולם הנתונים הגדרנו מאגר שאלות שכיחות שעליהן המערכת צריכה לענות. הגדרנו תשובה סטנדרטית לכל אחת מהשאלות השכיחות הללו".

תן דוגמה בבקשה.
"ניקח שאלות הכי פשוטות שיש: כמה לקוחות יש לנו? כמה הרשמות יש לאוניברסיטה? בעבר, על כל שאלה הייתה תשובה עם פרשנות אחרת. לכן, מילון המונחים הארגוני הוא יתרון שלא קשור כלל לטכנולוגיה, ויחד עם זאת הוא היה תנאי מקדים להקמת מערכת ה-BI. זהו בונוס שמקבלים עם הקמת מערכת BI. הדבר מתבצע אצלנו בעזרתם של המנמ"ר, אורי ברדה, ומנהלת המחלקה, מירב שמחה – שניים מוותיקי האוניברסיטה, שבנו את המילון עם הגדרה ברור לכל מונח, באישור ההנהלה".

מה הדבר המרכזי שאתה לוקח איתך מתקופה זו?
"בתקופת הקורונה הוכחנו לעצמנו את אחד הדברים החשובים ביותר: את היכולת שלנו לעסוק בחדשנות וביזמות, אבל בראייה מציאותית, פרקטית, כזו שמובילה לתוצאות אמיתיות. זה בלט בשיא תקופת המשבר: -תקופה שבה לכאורה יותר קשה לעשות דברים בפועל. דווקא בתקופה זו התחלנו בפיתוחים שימשיכו לסייע לנו בתהליכי ההוראה גם הרבה שנים לאחר שנעבור אותה".