"ארגונים רבים 'חולים' וחסרי כלים לניהול ידע"

"ארגונים נדרשים לפתרון כולל לתחום ניהול הידע, עם מעטפת תרבותית, מתודולוגית ופסיכולוגית – ולא רק לכלים בתחום. ארגונים לא מעטים 'חולים' בתחום, הם מנסים לפתח מתודולוגיה לניהול מסמכים וידע, אך אין ביכולתם לעשות זאת, כי אין להם הכלים והידע לכך, ויש אצלם ידע רב שמפוזר לאורך ולרוחב הארגון, אצל עובדים שונים ובמקומות שונים, כשחלקם הם בעלי אינטרסים מנוגדים", כך אמר אשר גליקמן, סמנכ"ל ומנהל תחום ניהול ידע במטרופולינט מקבוצת מילגם.

גליקמן דיבר בכנס KMDM – הוועידה השנתית לאסטרטגיית ניהול הידע והמידע הארגוני. הכנס, בהפקת אנשים ומחשבים, נערך אתמול (ג') והנחה אותו יהודה קונפורטס, העורך הראשי של הקבוצה.

COVID-19 – לא הנגיף

בדבריו הציג גליקמן כלים ורעיונות שיסייעו לארגונים להתמקד במשימתם בתחום, "תוך הבנה שהמצב החדש איננו זמני. נדרש להמציא את שיטות העבודה מחדש, כי מה שהיה לא יהיה". כך, הוא הציג את מודל COVID-19 (שם שמן הסתם נבחר לא במקרה), שמורכב מהנושאים הבאים: C – תקשורת פנים וחוץ ארגונית, וכן מידור הרשאות; O – ארגון במשמעותו הכפולה, שם עצם ופועל; V – וירטואליזציה כדימוי לתשתיות הארגון לעבודה מרחוק; I – הזדהות וכן הטמעה; D – המסמך ותיעודו; ו-19, כסמל למספר טיפים.

הדובר ציין כי "יש למנות אנשים שיהיו אחראים על התקשורת הצוותית של עבודה משותפת, בכל אמצעי טכנולוגי – זום לפגישות משותפות, ווטסאפ או אחר. המשקל הסגולי שלהם גדל. העובדים רוצים ומחכים להיות חלק מאותה הסביבה שבה הם משתפים. הם מדברים לא רק על חוויות אישיות אלא גם על מידע ארגוני. יש להגדיר הגדרות לגבי התהליכים, עם תקשורת מתמשכת, תוך התאמות ובדיקה האם התהליכים הללו משרתים את הארגון, והאם התקבל שיתוף פעולה יותר גדול מהעובדים".

"לגבי ההרשאות", הוסיף, "יש לטפל במידור לא רק בקשר להגנת הסייבר. יש לבנות תקשורת להעברת מידע מרחוק, ולנהל אותו ברמת מידור והרשאות. עד היום היו מודלים רזים ופשוטים, כיום יש לדבר עם החלקים האחרים בארגון ולצרוך מידע או תוכן אחר. מישהו נדרש להגדיר מה נכון ומה לא. יש לנהל ולרענן את ההרשאות בכל מקום ובכל נקודת זמן".

סדר ארגוני חדש – גם בניהול הידע

"הארגונים", אמר גליקמן, "לומדים בימים אלה לחשב את מסלולם מחדש. נבנה בעבר סדר, וכעת יש סדר חדש, כי הארגונים עוברים משבר, עם תהליך ארוך טווח שמערער את הסדר הקיים. כעת יש לבנות נהלים ושיטות ניהול חדשות. זה לא נגמר ביום אחד, כי הארגון צריך לשמור על המשכיות עסקית".

הוא דיבר גם על החשיבות הגדולה יותר שיש כיום, לדבריו, לזהות ולהזדהות. "עליי להזדהות מול הצוות שלי, מה אני תורם – לא רק הרשאות כניסה לתוך המערכות. הארגון צריך לתת גם יכולת הזדהות חברתית".

לגבי ה-I הנוסף, הטמעה, אמר גליקמן כי "לבצע הטמעה מרחוק של ניהול מסמכים זה דבר מורכב. אי אפשר לצלם מסמכים וקלסרים. קשה לתעד את הסביבה הארגונית. כל התהליכים הללו כמעט בלתי אפשריים – נדרש לייצר תהליכי הטמעה מרחוק".

גליקמן סיים בכמה טיפים: "אף שיש סולידריות בין עובדי הארגון, אל להגיע למצב של שטפון מידע, בעיקר כזה שלא אמורים לשתף אותו; אם עובד זיהה פרצות אבטחה, עליו לדווח עליהן אף שהוא לא רוצה להיתפס כ-'מלשין'. יש להסביר לעובדים ולמנהלים בארגון שהם שותפים להגנה על המידע; פתרונות לעבודה מרחוק בענן הם טובים וקלים להטמעה, אולם הם לא פתרונות לניהול מסמכים וידע – אם לא בונים מתודולוגיה לתחום, אי אפשר להצליח בתהליכים; יש לפתוח ערוץ תקשורת יומיומי ולהתייעץ על כל בעיות הטמעה: כדאי למנות סוכני שינוי לתהליך ההטמעה ולצייד אותם בכלים לליווי העובדים במהלכו; ולגבי מסמכים ותיעוד שלהם – נדרש מסמך משורשר מאד ברור, עם גרסה סופית אחת ויחידה".