סוף עידן האקסל בניהול ביצועי עובדים

יום בהיר אחד, בתחילת מגפת הקורונה, נעלמו העובדים מהמשרדים, האורות והמחשבים כבו, הדלתות נסגרו והעובדים התחילו לעבוד מהבית. הטכנולוגיה אפשרה כמעט לכל עסק משרדי לבצע את הקפיצה הנחשונית מהמשרד לבית, ללא כל עיכוב או מכשול קריטי. אבל איך יכולים המנהלים לנהל עובדים שנעלמו מהעין ולא ניתן לראות את התפוקות שלהם? האם המנהלים הפכו ל-"עיוורים" והאם לפני הקורונה הם ראו בבהירות את ביצועי העובדים?

הקורונה חידדה והעצימה בעיה ממדרגה ראשונה, שארגונים רבים מתקשים להתמודד עמה גם בימי שגרה: הצורך למדוד ביצועי עובדים, להשוותם ליעדים, לזהות פערים וליישם שיפורים שמייעלים את עבודת הארגון.

ידני זה יקר ומסורבל

כ-90% מהארגונים הגדולים בארץ (שיש בהם 500 עובדים ומעלה) לא מבצעים מדידה ארגונית רחבה או שמבצעים אותה בצורה ידנית, המבוססת על גיליונות אקסל. בהתאמה, תגמול אישי מבוסס ביצועים, המוכר גם כ-"שכר עידוד", מבוצע באופן ידני או שלא מבוצע כלל.

לדוגמה, כדי למדוד ביצועים של מנהל חשבונות שמטפל בהחזרים לעצמאים יש צורך לקחת מגיליון אלקטרוני אחד את הנתונים על מספר התיקים שבהם טיפל, לקחת מדו"ח אחר את מספר התיקים שנסגרו, מדו"ח שלישי את זמן הנוכחות שלו בעבודה וכמה זמן נדרש לסגור כל תיק, מעוד מסמך את מספר התלונות שהוגשו נגדו, ועוד. יש להגדיר KPIs, לעשות אינטגרציה של כל הנתונים, לעבד אותם, לבצע מדידה ורק אז להבין האם מנהל החשבונות עמד ביעדים ובזמני ההתקן שהוגדרו (SLAs), מה מספר החריגים במהלך חודש/רבעון וכדומה. כשיש ליישם תהליכים דומים בקרב מאות ואלפי עובדים, אין פלא שארגונים מתקשים להתמודד עם המשימה. מכאן הצורך במערכת ייעודית, שתשקף באופן שוטף ומדויק את המדידה והתגמול.

תהליך מייגע ומסורבל זה מתבצע בארגונים רבים בארץ, ועל בסיסו משולם לעובדים שכר עידוד במפעלים ובחברות ציבוריות. עבודה ידנית כרוכה בטעויות בהיקף משמעותי. לפי גרטנר, התגמולים העודפים בגין הטעויות עלולים להגיע לשיעור של בין 5% ל-8% מכלל התשלומים. השיטה הידנית גם לא מסוגלת לשקף בזמן אמת את סטטוס הביצועים הן לעובד עצמו, שמעוניין להשתפר ולהצליח, והן למנהליו, שאחראים לכלל ביצועי הארגון.

קפיצה של פי 2.5 בתשע שנים

מערכות אוטומטיות לניהול ביצועי הארגון ותגמול עובדים הפכו בשנים האחרונות לאחד התחומים החמים במגזר הארגוני, הן בשל הקשיים שתיארתי והן עקב הצורך של ארגונים להבין את נקודות הכשל ולהתייעל. על פי Allied Market Research, ב-2016 הגיע היקף השוק ל-4.7 מיליארד דולר והוא צפוי לצמוח ל-12.5 מיליארד ב-2025. מערכות אלה מאפשרות להגדיר באופן דינמי את התפוקות הנדרשות הן מכל עובד והן ברמה של קבוצות עובדים הנמדדות בשיטות ובמדדים שונים. המערכת האוטומטית קולטת את הנתונים מהדוחות השונים, ממזגת ומעבדת אותם ומציגה אותם לעיני כל עובד ומנהל בזמן אמת, בכל רגע נתון.

מערכות אלה מאפשרות לעובד לראות שבמדד מסוים הוא מדורג במקום ה-40 בקבוצה של 50 עובדים ובמדד אחר במקום השני – מה שאומר שעליו להשתפר במיוחד במדד הראשון. בנוסף, מערכות אלה מאפשרות למנהלים להבין את ביצועיו של כל עובד בזמן אמת ולספק לו הדרכה כיצד להשתפר. חלק מהפתרונות אף תומכים בניהול מטריציוני במגוון היררכיות ארגוניות.

לסיכום, מערכות אוטומטיות לניהול ביצועי הארגון מסמנות את סופו של האקסל הידני כאמצעי למדידת ביצועי העובדים ומתן תמריצים על הישגים. הן פותחות בפני הארגונים נתיב חדש לניהול מדויק של ביצועים, זיהוי פערים וחריגים, ויישום שיפורים חיוניים בתחרות המחריפה שעמה הם מתמודדים.

הכותב הוא מנכ"ל ומייסד אינסנטיב סולושנס.