המעבר לעבודה מהבית – כאב הראש החדש של חברות

אפקט הקורונה הוביל לא מעט חברות לפורמט חדש של עבודה היברידית – שילוב של עבודה מהבית ומהמשרד. בעקבות כך הודיעו מספר חברות על מעבר למשרדים חדשים, המותאמים לצרכיהן בעידן החדש, ויש אף חברות שוויתרו לחלוטין על המשרדים. די אם אזכיר את צ'ק פוינט, שכבר עובדת במודל היברידי, ואת לייב פרסון, שהייתה הראשונה בארץ לעבור למודל מלא של עבודה מרחוק ושפרויקט ההעברה שלה בוצע על ידינו. מגמה זו צפויה להמשיך ואף להתגבר בעתיד הנראה לעין. כאן עולה השאלה: איך נערכים למעבר לעבודה במשרדים חדשים, כולל גולת הכותרת – העברת חדר השרתים ללא תקלות?

ככל שהצעד של מעבר משרדים נראה פשוט וכמעט יומיומי, פרויקט שכזה, ובעיקר העברת מערך המחשוב, הוא לא אחד כזה שנעשה כלאחר יד, אלא פרויקט שחייב להיעשות באופן מאורגן, על פי שלבים מוגדרים מראש. פרויקט שכזה חייב לכלול את הכנת האתר שאליו החברה עוברת ופינוי המשרדים הישנים תוך זהירות מקסימלית שלא לאבד נתונים בדרך.

דין מעבר חדר שרתים אינו כדין מעבר חדר ישיבות או אופן ספייס. חברה שמעוניינת להעביר את הדטה סנטר שלה חייבת להצטייד בנוהל שלם ערב המעבר, וליישם אותו במהלך הפרויקט באופן מדויק מאוד. אחרת, היא תשלם על התקלות ותאבד כסף רב בדרך. למעשה, במקרה הטוב זה יעלה רק כסף. במקרה הגרוע זה יעלה בלקוחות שינדדו למתחרים.

לאורך השנים, אני נתקל בארגונים שלא ביצעו בצורה מאורגנת ונכונה את המעבר של חדר המחשב למשרדים החדשים, והתוצאה הייתה חיבור לא נכון של השרתים ואובדן המידע הקיים. כל טעות בדרך עלולה לעלות לארגון בהפסד ימי עבודה במקרה הטוב ולאובדן בלתי ניתן לתיקון של נתונים ומידע חשוב במקרה הגרוע.

איך עושים את זה נכון?

לפניכם כמה טיפים מהירים, שיסייעו לכל ארגון להמשיך לתפקד בלי הפרעה בעת מעבר הדטה סנטר:

עוברים משרד או למתכונת של עבודה מהבית? קחו מספיק זמן מראש להתארגנות. מעבר שכזה הוא כמו ניתוח לב פתוח לכל ארגון, ומומלץ לא לבצע אותו בחופזה ובלי תכנון מראש. בשלב הראשון יש למפות את כל הציוד הקיים שצריך לעבור: מחשבים, ציוד תקשורת ואבטחת מידע, שרתים וציוד אחסון וגיבוי. בשלב הבא, יש לבצע תכנון מסודר של השלבים השונים במעבר, תזמון מדויק ותיאום עם כל הגורמים הרלוונטיים.

כבר בשלב התכנון הראשוני, קבלו החלטה בנוגע למעבר של הדטה סנטר, שהוא הלב הפועם של כל ארגון. זה נכון יותר ויותר ככל שהארגון גדול יותר. אם המטרה היא להעבירו למשרד חדש, שריינו מקום ותשתיות ייעודיים. האופציה השנייה היא להעביר את הדטה סנטר למיקור-חוץ באחת מחברות האירוח, שמעניקות שירות למספר ארגונים בו זמנית. גם במקרה זה יש לבצע הגדרות מדויקות ומסודרות של הדרישות.

אל תעשו את זה לבד, וחשוב יותר – אל תבנו על מובילי בתים שיעבירו לכם את המשרדים. חפשו חברה פרויקטלית עם ליווי מקצועי, שמתמחה במעברים טכנולוגיים שיידעו לטפל בכל המרכיבים הלוגיסטיים והטכנולוגיים של המעבר, כך שהוא יתבצע בצורה המקצועית ביותר, ובכלל זה ניתוק מערך המחשוב בצד אחד ולאחר זמן קצר החזרתו לעבודה מלאה באתר החדש. הדבר האחרון שאתם רוצים במשרד החדש הוא לדעת שחדר השרתים ומערך המחשוב שלכם לא מתפקדים כראוי.

הכותב הוא מנכ"ל תיפ-אול.