"המענה למשבר: הכנת הנתונים והטיפול בהם מראש"

"בעת משבר, אין חודשיים-שלושה להפיק דו"ח עם תובנות עסקיות מנתונים, אלא יש לכך יומיים-שלושה. לכן, הטיפול מראש בנתונים לטובת מקבלי ההחלטות בארגונים הוא קריטי", כך אמר מוטי סדובסקי, מנהל מכירות לאזור מזרח אירופה וישראל באינפורמטיקה.

סדובסקי וד"ר יהודית קבלי-שני, מומחית לתחום האנליטיקה, דיברו באירוע Data Science, BI, Big Data, Analytics 2020. הכנס הווירטואלי, בהפקת אנשים ומחשבים, התקיים לפני ימים אחדים.

לדברי סדובסקי, שהיה יו"ר ועדת התכנים של האירוע, "סקר שנערך באחרונה בארצות הברית בקרב מנמ"רים בדק מהם הנושאים שהכי חשובים להם, שלדידם עליהם להיערך לקראתם. הנושא הראשון במעלה היה אנליטיקה. מקבלי ההחלטות בארגון רוצים לקבל החלטות מושכלות, ו-BI ואנליטיקה הם המענה לכך. הנושא השני הוא המידע: בלי מידע אמין, זמין, שלם ואיכותי – האנליטיקה לא תהיה שווה. הדבר הזה נכון בעת משבר וגם בזמן שגרה".

"בשגרה, ארגונים בונים מערכות מידע מסוגים שונים, ולעתים הן לא מקושרות בינן לבין עצמן. נדרש לבנות מחסן נתונים חדש, או אגם נתונים חדש. על מנת לבנות אותם, עלינו לדעת איזה מידע נכניס פנימה ומה לא", אמר. "לכן", הסביר, "הדבר הראשון שיש לעשות הוא חיקור: היכן נמצא המידע הרלוונטי, באילו מערכות, האם המידע הוא בעל ערך, מתי הוא עודכן, האם הוא שלם ומי הבעלים שלו. זה תהליך חשוב", אמר.

"השלב הבא", המשיך סדובסקי, "הוא ניהול הלקוח, או המוצר. בארגון ממוצע יש בין חמש ל-10 מערכות מידע, ולא תמיד יש סנכרון ביניהן. נדרש סנכרון לטובות אמת ארגונית אחת על הלקוח, כדי שניתן יהיה לקבל מבט של 360 מעלות עליו. כך אפשר לסייע למחלקות השיווק והמכירות בהתמקדות בלקוח. סנכרון זה יוצר את 'רשומת הזהב'".

התחום השלישי שהוא ציין הוא "ממשל הנתונים. ממשל נתונים מכניס חוקים ומנפיק יכולת לומר היכן נמצא המידע הרגיש של הארגון, היכן כל הנתונים שלו ומהו המידע הרלוונטי. ממשל נתונים הוא גם מענה רגולטיבי וגם מונע מצב של 'ביצת מידע', כזה שלא עונה לצרכים. כאשר מנמ"רים נשאלים 'היכן המידע נמצא?', יש המגלים כנות ואומרים: 'אני לא יודע'. המצב הזה לא צריך לקרות".

צילום ועריכת וידיאו: אורי אלון

סדובסקי סיכם בכמה המלצות: "יש לדעת איפה המידע ככלל והיכן המידע הרלוונטי והעדכני; יש לבנות כלי אינטגרציית נתונים, כדי ליצור מראש תהליכים אוטומטיים, מבוססי בינה מלאכותית, על מנת לממש תהליכים בצורה גמישה ומהירה – לטייב, לנהל ולסדר את המידע, כדי שיהיה זמין לקברניטים; או אז, יש לבנות דטה מרקט פלייס: מקום שבו נמצא המידע הארגוני – כל ישות וכל יחידת מידע – כשהוא מוגדר עסקית. אז נכנסים לתחום הדמוקרטיזציה של המידע, בו מנגישים אותו לאנשים הלא טכניים, העסקיים – מקבלי ההחלטות והאנליסטים".

"במשבר הקורונה היה מידע שהיה קיים, אבל לא זמין"

ד"ר קבלי-שני אמרה כי "בעת משבר מכל סוג שהוא, יש מעט זמן על מנת לתת מענה איכותי וממוקד לטובת קבלת החלטות מושכלות. במשבר הקורונה, ההחלטות התקבלו ללא התבססות על מידע שהיה קיים – אך לא תמיד היה זמין, אמין ושלם".

ד"ר יהודית קבלי-שני, מומחית לתחום האנליטיקה. צילום: אורי אלון

"אנליטיקה", הסבירה, "מתבססת על מידע שיש לאסוף ולמצוא ממקורות שונים. יש לבחון את איכותו ולהכין אותו לטובת בנייה של מודל סטטיסטי. מחקרים מעלים שהאנליסטים משקיעים 80% מזמנם באיסוף המידע, הערכתו ורכישת הידע. בעת משבר, ברור שאם הכנו מידע מראש, למשל לחיזוי מידע מודיעיני, או אז לא נבזבז זמן יקר לבניית המודל ונוכל להביא את הנתונים המעובדים למקבלי ההחלטות בתוך פרק זמן סביר".

היא סיימה בציינה כי "עלינו להכין מראש יכולת לבצע העברה של מידע בין ארגונים. כך, למשל, בתחילת משבר הקורונה, משרד הבריאות ביקש מידע מהמשטרה, מארגון הבריאות העולמי ומהמשרד לביטחון פנים. הוא ביקש, אבל לא תמיד קיבל את המידע בזמן סביר ומספיק מהר".