טיפים להתמודדות עם תקציב IT מוגבל בימי קורונה

משבר הקורונה תפס את המנמ"רים בעיצומו של יישום תכניות ופרויקטים ל-2020, שרק בעוד שבוע מסתיים הרבעון הראשון שלה. מן הסתם, אף אחד לא הכין אותם, גם בתסריטים הכי קיצוניים, שמאז תחילת השנה, תכניות רבות שהם מעורבים בהן ירדו לסדרי עדיפויות נמוכים, והציפייה המרכזית של ההנהלות מהם, שנכונה תמיד אבל עכשיו ביתר שאת, היא לצמצם תקציבים ולעשות הרבה יותר. נכון שמנמ"רים רגילים להתמודד עם משאבים מוגבלים, אבל הם לא בעלי ניסיון כיצד עושים זאת כאשר הפעילות של הארגון מצטמצמת עד לרמת אפס. זה כמו רכב שנוסע ב-100 קמ"ש ונאלץ לעצור עצירת חירום.

אז איך בכל זאת מתמודדים?

המגזין אינסיידר שאל מנמ"רים ומומחים נוספים כיצד עוברים את המשבר בשלום, וריכז כמה טיפים מעניינים, שיכולים להיות רלוונטיים גם אצלנו.

אחד היסודות להתמודדות עם משברים כמו זה הנוכחי הוא בביצוע תהליכים נכונים של תכנון. נודה על האמת שרובנו, מנמ"רים ואחרים, לא ממש חזקים בזה. לכן, כל שנותר הוא להשתמש בחכמת הבדיעבד ולהמליץ לעשות תכנון הדוק לקראת המשברים שלצערנו, יש להניח שעוד יפלו עלינו.

הנושא השני הוא העובדה שכשיש לחץ תקציבי, בתקופות משבר כמו עכשיו, באופן אוטומטי עולה הלחץ מהשטח, מהקולגות לעבודה ומהספקים. כולם רוצים נתח גדול יותר מהתקציב שאין למנמ"רים. פה מומלץ קודם כל לפתח יכולת עמידות ולא להתרגש, אבל גם לא לפספס הצעות מספק שיש להן ערך עסקי ישיר ועשויות להביא את המנמ"ר להראות להנהלה חיסכון תקציבי. על דרך השלילה, ניתן לומר שהצעות לשדרוג מערכות כמו ERP יכולות להידחות, בפרט במקרים שבהם יש חשש שהוא לא יביא לתועלת ישירה ורק יזלול הרבה תקציב. היטיב להגדיר זאת אחד האנליסטים: "כשאתם שוקלים פרויקט חדש, אל תפלו קורבן למגרשי המכירות של הספקים, המבטיחים פריסה חלקה וקלה".

טיפ נוסף: כאשר יוצאים לדרך לפרויקט, גם בימי משבר, חשוב מאוד לשמור על העיקרון של שיתוף כל המשתמשים שאמורים להשתמש במערכת, ליצור יחסי אמון ולעבוד ביחד. הדרך היא להתחיל עם קבוצה קטנה, שהיא כבר מדליקה את היתר.

מנמ"ר, אין לך בעל ברית טוב יותר מסמנכ"ל הכספים

ואם כבר שיתוף, בתקופות משבר מומלץ, יותר מבכל תקופה אחרת, לפתח מודלים פיננסיים מדויקים. כאשר נאבקים על תקציבים ועל מנת לעמוד ביעדי התקציב שנקבעו, למנמ"רים אין בעלי ברית גדולים יותר מעמיתיהם מהתחום הפיננסי. לכן, מומלץ שמנהלי ה-IT יעבדו יד ביד עם האנשים שאחראים על הקופה, כדי לפתח מודלים המבוססים על נתונים היסטוריים, במיוחד כאשר מתקצבים עלויות תפעול IT.

אין כמו שיתופי פעולה להצלחה. צילום אילוסטרציה: BigStock

לצד כל זה, מומלץ למנמ"רים לעשות את הדברים המתבקשים כאשר יש מצוקת תקציב: צמצום תהליכים לא יעילים וחשיבה כיצד מערכות המידע יכולות לסייע לארגון להפוך למרכז רווח. מומלץ לשקול הטמעת יישומים ותהליכי אוטומציה שיעבירו חלק מהפעילות לאחריות המשתמשים.

עצה נוספת, שתמיד נכונה, היא להיעזר ביועצים חיצוניים, מומחים בתחומים מסוימים, אנליסטים ועמיתים בענף. ויש דבר נוסף: להשתתף בכנסים ולקרוא הרבה מידע באתרים רלוונטיים. גם בימי הקורונה, מתקיימים כנסים מקצועיים, וירטואליים, כמו, למשל, האירועים הווירטואליים הקרובים של אנשים ומחשבים. ביום ה' הקרוב נקיים מפגש ראשון בסדרה של מפגשים וירטואליים של פורום המנכ"לים והמנמ"רים C3, שיעסוק בעבודה מרחוק בתקופת משבר הקורונה. העולם מתחיל להסתגל למציאות חדשה, שאולי לא מאפשרת מפגש אישי, אבל גם בה אי אפשר לוותר על מידע ועל כלים להמשך פעילות, גם כשהתקציב מוגבל הרבה יותר מאשר בימים רגילים. ואת המידע הזה ניתן להשיג במפגשים וירטואליים.