כך מוקם הפורטל החדש לניהול ידע במשרד המשפטים

אתרי הממשלה, שנותנים שירות אונליין לאזרח, נתפסים פעמים רבות כמיושנים, כאלה שמאחרים ללכת עם הזרם ולהטמיע את הטכנולוגיות החדשות. עד לפני כמה שנים אפשר היה לגלוש ברבים מהם רק באמצעות אינטרנט אקספלורר (זוכרים את הדפדפן הזה?). העדר החדשנות הזה היה, ובחלקו עדיין, נכון גם ללא מעט מהפורטלים הפנימיים של משרדי ממשלה שונים. במשרד המשפטים הייתה מי שהרימה את הכפפה והובילה פרויקט לחידוש הפורטל הארגוני, כך שיהיה מותאם למאה ה-21 – עו"ד מייסא זועבי.

עו"ד זועבי, שבתוארה הנוכחי היא מנהלת תחום ניהול הידע בחטיבת תכנון מדיניות ואסטרטגיה במשרד המשפטים, בכלל לא הגיעה מתחום ניהול הידע. היא הושאלה לתפקידה זה לפני כשנתיים מלב העשייה המשפטית, ובחודש הבא תעזוב אותו ותחזור לעבוד בצפון, במקום בירושלים, על מנת לשרת את הציבור משם. אלא שהתרשמות מהירה מהפורטל הפנימי של משרד המשפטים בגרסתו המחודשת מראה שגם ללא ניסיון ספציפי בניהול ידע, היא הרימה פרויקט שלא היה מבייש מנהלת ידע בעלת ניסיון רב.

הפורטל המחודש עמד במוקד דבריה של עו"ד זועבי במפגש של פורום ניהול הידע KMI מבית אנשים ומחשבים, שנערך באחרונה ביס פלאנט בראשון לציון, בהנחיית ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware.

לדבריה, "הגעתי למשרה שלי עם משימה להקים תחום חדש – להפוך את משרד המשפטים לארגון לומד ולנהל את הידע במשרד, ולחזור לעולם המשפטי לאחר שאסיים למלא אותה. כשהגעתי לפני שנתיים, היה לנו פורטל ארגוני שחלקו מבוסס SP מ-2007 – מיושן ולא עדכני. הדבר הראשון שעשינו, אנשיי ואני בשיתוף עם אגף מערכות מידע, היה לשאול את העובדים מה הם חושבים על הפורטל הקיים, והם השיבו לנו שהוא לא עונה על הצרכים שלהם, לא עדכני הן בתוכן והן בנראות. יש במשרד המשפטים עובדים צעירים רבים, ונתנו להם חוויה ישנה".

"בתחילה", הוסיפה, "היינו צריכים להגדיר את התפיסה שלאורה יתקיים התהליך ואת קהל היעד. יש במשרד המשפטים למעלה מ 40 יחידות, שלעתים יש ביניהן קשר רופף, ולכל אחת יש צרכים אחרים, שצריכים לבוא לידי ביטוי בפורטל הפנימי".

"לאחר מכן היינו צריכים להחליט איך אנחנו רוצים שהפורטל ייראה ומה הוא יכלול – האם אנחנו רוצים ספרייה, שולחן עבודה מקצועי או רשת חברתית. ביצענו סקרים וקבוצות מיקוד, והגענו למסקנה שאנחנו רוצים שולחן עבודה מקצועי", אמרה עו"ד זועבי.

"לאחד שני פורטלים לאחד"

עד התחלת התהליך היו במשרד המשפטים שני פורטלים: אחד ארגוני, שאמור היה לשמש לצרכים פנימיים כמו פתיחת קריאות, דיווחי שעות עבודה ואספקת מידע פנים ארגוני, ושני מקצועי, שאמור היה לכלול תכנים מקצועיים בלבד מעולמות החוק והמשפט. לכאורה, מדובר בחלוקה הגיונית ונוחה. אלא שהביצוע היה מאוד לוקה בחסר: "בפורטל הארגוני לא היה דגש מספק לתקשורת פנים ארגונית, והעובדים לא ראו בפורטל כלי מקצועי מרכזי המסייע להם בעבודתם", ציינה.

"שאפנו לאחד את שני הפורטלים לפורטל אחד, ולשים בו דגש רב על התקשורת הפנים ארגונית", הוסיפה. לדבריה, הכוונה הזאת שלה "זכתה" לעיתים להתנגדות מצד עובדים ומנהלים במשרד. "ביחידות השונות ביקשו שיהיה בפורטל שלהן רק מידע על אותה היחידה", אמרה עו"ד זועבי.

עם ה-"שק" הזה, כל מה שנכתב כאן עד עכשיו, החלו במשרד המשפטים בפיתוח. התוצאה הייתה פורטל אחד, פרסונאלי, שמשלב בין הארגוני למקצועי, וכולל, בין היתר, שולחן עבודה שמאפשר גישה מהירה למערכות ולטפסים הכי שימושיים לכל עובד; פתיחת קריאות ממקום אחד; צפייה באירועים של הארגון בכלל ושל היחידה בפרט; לינקים לאתרים חיצוניים שימושיים, כגון מאגרים של פסקי דין; ומידע על זכויות עובדים באופן כללי ועל מה שרלוונטי לכל עובד, כאשר המטרה הסופית לאפשר הנגשת מידע אישי לכל אחד מהעובדים.

סוגיה נוספת שהיה צורך לתת עליה את הדעת בפרויקט היא שאלת אבטחת המידע, כאשר מצד אחד יש רצון להביא את הפלטפורמות המתקדמות ביותר בענן ומאידך הצורך להגן על מידע רגיש שיכול ויועלה לפורטל ונכון להשאיר אותו בחצר הארגון (און-פרמיס). בעניין זה, הפתרון המסתמן הוא מתכונת היברידית, המגנה על המידע אך נותנת גמישות תפעולית.

מה הייתה תגובת העובדים על התוצאה? ובכן, טרם הייתה כזאת, מן הטעם הפשוט שהפורטל אמנם כמעט מוכן, אבל עדיין לא עלה לאוויר. זה יקרה בקרוב.

המלצות על סמך המסקנות

על סמך המסקנות שלה מהפרויקט השיאה עו"ד זועבי במפגש כמה עצות איך נכון להקים או לחדש פורטל ארגוני. "ראשית", אמרה, "יש להשקיע בתכנן מוכוון מטרה – להגדיר את התפיסה של הפורטל, להכין קונספט עיצובי של הפורטל, ליצור סקיצה ודרכה לקיים דיונים עם ההנהלה. מדובר בפעילות בהובלת אנשי ניהול הידע להבין ותוך שיתוף פעולה עם גורמים רבים במשרד, במטה, במחשוב ובשטח. במקביל, יש לעבוד על התוכן, משום שגם אם אנשי ניהול הידע יקימו את הפלטפורמה עם הטכנולוגיות הכי מתקדמות והכי נוצצת מבחינה עיצובית, אבל התוכן יהיה לא נגיש או מסובך להבנה – אף אחד לא ישתמש בה".

כמו כן, היא המליצה לבצע ניטור ומעקב על נתוני הפעילות בפורטל – כגון כמה אנשים צופים בו וכמה זמן הם נשארים בכל דף- שיהיו זמינים למנהליו. עוד כדאי לוודא שפניות העובדים יקבלו התייחסות ולא יהיו תלויים במומחי התוכן במשרד, מה שיכול לצמצם את משאבים. "הדבר נכון שבעתיים אצלנו, במשרד המשפטים, מאחר שמדובר בכסף ציבורי", אמרה עו"ד זועבי.