איך מתאימים את פורטל הידע בארגון לעידן החדש?

הידע הוא אחד הדברים החשובים בארגון וניהולו הוא כלי חיוני להמשך העבודה הטובה והתקינה שלו. לכן, ארגונים רבים משתמשים בפורטלי ידע, שבהם נכללים מידע על הארגון, חדשות והתפתחויות בתחום שבו הוא עוסק ועוד, והוא גם מהווה מעין רשת חברתית פנים ארגונית.

אלא שלא כל הארגונים עושים את הטוב ביותר האפשרי על מנת שפורטל הידע שלהם יהיה מותאם לעידן החדש, של העובדים הדיגיטליים, והארגון יוכל להפיק ממנו את התועלות המרביות האפשריות. ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware, דיברה על האתגרים שיש לארגונים בתחום זה והדרכים לפתרונם במפגש של פורום ניהול הידע KMI מבית אנשים ומחשבים, שנערך באחרונה ביס פלנט בראשון לציון ושאותו היא הנחתה.

פורומי אנשים ומחשבים

לדברי ד"ר לוי, "פורטלי ניהול ידע קיימים כבר קרוב לשני עשורים והתחום מתחדש בכל כמה שנים. הדבר הכי חשוב בהם הוא התוכן, אבל גם צריך להניע עובדים לבצע תהליכים ארגוניים לשימוש בפורטל ויישומה של טכנולוגיה תומכת".

היא ציינה כמה אתגרים בניהול פורטל הידע הארגוני: ראשית, אמרה, על הארגון לבדוק מה פחות מצליח בפורטל, למשל פרסום חומר שהארגון מעוניין בפרסומו, אך לא מעניין את הקוראים. אתגר נוסף הוא ריבוי מקורות הידע, משני היבטים: הראשון הוא מספרם הרב של הפורטלים הארגוניים שנמצאים על שולחן העבודה של העובד, כאשר כל אחד מהם מנסה לשאוב אותו להיות פורטל ברירת המחדל, והשני הוא הרשתות החברתיות. "כל זה יוצר תחרות רבה על תשומת הלב של המשתמש, וביזורה", אמרה לוי.

בנוסף, היא ציינה כאתגר את התחזוקה והעדכון של הפורטלים הארגוניים: "התכנים לא מעודכנים או מעודכנים חלקית, מה שיוצר מצב שהמשתמש לא יודע אם המידע רלוונטי או לא. יותר מדי מאמצים הושקעו בפורטלים שהפכו בסופו של דבר לפילים לבנים".

מהן ההמלצות?

ההמלצה הראשונה של לוי היא "להפוך את הפורטל לספרייה של המאה ה-21. הפורטל נותן את הידע במשיכה – וזאת מטרתו. כשהפורטל הופך לספרייה, השיח עובר לערוץ אחר ולא חייבת להיות תחרות".

"המלצה נוספת היא לא להילחם בפורטלים ובערוצים האחרים, אלא שהארגון ייקח אחריות על התמונה הכוללת", אמרה.

כמו כן, ציינה לוי, "יש להתייחס לפורטל הארגוני בהיבט של שיח אל מול מידע, קונקט אל מול קולקט. קולקט זה אדם יושב מול מחשב וקונקט – אדם יושב מול אדם אחר. כשמתכננים פורטל ארגוני, יש להסתכל על הציר הזה כמו על צירים של מקצועי-ארגוני ופוש-פול".

כדוגמה היא נתנה ארגון היי-טק שרצה להעביר את כל התקשורת הארגונית שלו לרשת החברתית ושהפורטל ישמש כספרייה בלבד. "זה כדאי, כי כך יש יכולת טובה יותר לייצר מעורבות של העובדים – מה שארגונים לא מספיק מצליחים בו. ניתן להשיג מעורבות חזקה יותר ברשתות חברתיות. ההפרדה מאפשרת לייצר תקשורת ארגונית טובה יותר וחזקה יותר", אמרה לוי.

המלצה נוספת היא לאגד פורטלים של תתי גופים בארגון לפורטלים של הגופים שהם נמצאים תחתיהם, ולסנן את המידע. "זה יוצר פחות עומס לעובד. הדבר הכי חשוב כדי שזה יצליח הוא מספיק ביטחון עצמי וחוסר אגו של הגורמים הרלוונטיים בארגון". כך, למשל, לוי המליצה לא להכניס את דבר המנהל – דבר שארגונים רבים נוטים להכניס לפורטל הידע שלהם. "על פי רוב, זה לא משרת את המטרות של הפורטל, ואפילו מעצבן את העובדים ובא על חשבון דברים אחרים", אמרה.

כמו כן, נתנה ד"ר לוי כמה המלצות איך לדאוג שהפורטל לא יהפוך לפיל לבן ושהוא יתוחזק כראוי: "יש לחשוב על ולהתעסק בתכנים תחילה; למשוך מידע ממקורות שונים ככל האפשר; להכין את התכנים מראש ולהשקיע את עיקר הזמן בתוכן, ורק לאחר מכן לבצע את העבודה הטכנולוגית".

מהם השלבים המרכזיים באפיון הפורטל?

בדרך כלל, לפני שפורטל עולה לאוויר – מאפיינים אותו. "כדי שהאפיון יתבצע על הצד הטוב ביותר צריך קודם כל להגדיר קהל יעד ומטרות. ברגע שבוחרים את קהל היעד, אפשר לנסח את המטרות: לא מה הפורטל יכול להכיל, כי פלטפורמות יכולות להכיל הכל, אלא, למשל, לגרום לעובד שיוכל להתעסק בהיבטים הארגוניים בזמן מינימלי, כדי שהוא יוכל להתפנות לעבודה המקצועית שלו", אמרה.

"השלב השני הוא להגדיר אסטרטגיה – מה יגרום לפורטל להצליח, שהקוראים ייכנסו ושהמטרות יושגו", ציינה לוי. "זאת השאלה הכי מסובכת".

"השלב השלישי הוא הגדרת התכנים, כדי שיענו על משולש הזהב: עליהם להיות תומכי מטרה, תומכי מצאי ומושכי קהל. יש לייצר פורטל שייתן את כל התכנים במקום אחד (One Stop Shop), במידת האפשר", הוסיפה. דרך טובה לכך היא באמצעות קבוצות מיקוד, שבהן הקוראים הפוטנציאליים יישאלו מה חשוב להם ומה מעניין אותם שיהיה בפורטל.

"בנוסף", אמרה, "יש להגדיר את הדרכים שבהן מוגש הפורטל לקורא: חיפוש, ניווט וקיצורי דרך. צריך שקיצורי הדרך יהיו שימושיים, דרך ניווט אסוציאטיבי, עם קישורים ממקום למקום ותגיות".