איך להימנע מכמה מהטעויות הנפוצות בניהול מערך העובדים?

כל מעסיק יודע שבשוק תחרותי, העובדים שלו עושים את ההבדל בין חברה צומחת ומשגשגת לעסק מדשדש, אם לא גרוע מכך, ולכן חשוב לגייס, לטפח ולשמר את הטובים ביותר. אבל, בו בזמן, חייבים להתמודד גם עם משימות יומיומיות כגון ניהול הזמן והנוכחות, סידור עבודה, התאמה לדיני עבודה, תשלום שכר, תפוקות העובדים וכדומה. בהתחשב במורכבות המשימות, אין זה פלא שמנהלים לא תמיד מצליחים למצות את מקסימום הפוטנציאל של המשאב האנושי שלהם.

שישה טיפים שבאים לפתור שש טעויות שכיחות

מתקשים לשמור על דיני עבודה?
מעסיק חייב לפעול על-פי תקנות ודיני עבודה. הקנסות הכבדים המוטלים על ארגונים, ואף על מנהלים, עלולים להגיע ל-35 אלף שקלים לכל הפרה, ובמצטבר למאות אלפי שקלים. ללא מערכת המתריעה על הפרת רגולציות ודיני עבודה, קשה לשמור על החוק ולהוכיח שעשיתם את המקסימום בכדי להימנע מהפרה.

מנהלים מדיניות היעדרות לא עקבית?
סקר של SHRM (ר"ת Society for Human Resource Management) מגלה כי העלות הישירה של ימי היעדרות, כולל שעות נוספות ו/או עובדים זמניים, מגיעה ל-15.4% מתשלומי השכר. אם מוסיפים לכך עלויות עקיפות, דוגמת ירידה בפרודוקטיביות, מגיעים גם לכ-22%. המשמעות: מעקב ההיעדרויות, וקביעת מדיניות ברורה בנושא, הכרחיים לכל ארגון. מערכת ניהול היעדרויות מאפשרת למנהלים לצמצם היעדרויות לא מוצדקות על-ידי זיהוי מגמות ודפוסים חוזרים, ופעולה לתיקון המצב. בנוסף, מערכות מסוג זה מאפשרות לאשר/לדחות בקשות היעדרות באופן מושכל ומבוסס על נתונים, כגון כיסוי נדרש לעומסי העבודה, יתרות הזכאות של העובד ועוד.

ניהול מערך עובדים. צילום אילוסטרציה: BigStock

מסתבכים עם ניהול משמרות?
אפשר לקבוע סידור עבודה שייתן מענה לצרכי הארגון, אבל זה לא ממש יעיל כאשר העובדים לא נצמדים אליו ומגיעים חצי שעה לפני הזמן, כאשר העמדה שלהם עדיין תפוסה. מערכות היודעות להשוות בין נוכחות בפועל לבין המשמרת המתוכננת, יחשבו את התשלום המגיע לעובד עבור עבודה בפועל ולא עבור הזמן המיותר.

בנוסף, חשוב לוודא שיש התאמה בין המשמרות המתוכננות לבין זמינות העובד. לכל אחד יש אילוצים והעדפות שיש להתחשב בהם כבר בשלב התכנון. אבל כדאי לתת לעובדים עצמם יותר חופש פעולה וגמישות, ולאפשר להם, באמצעות כלים לשירות עצמי, לבחור משמרות מועדפות, לבצע החלפות עם חברים, להציע את עצמם למשמרות פתוחות ועוד.

לא מנגישים מידע רלוונטי לעובדים?
כיום העובדים רגילים להיות היפר-מקושרים, כשהם יכולים לעשות הכל, מכל מקום ובכל זמן, והם מצפים מהמעסיק להעמיד לרשותם טכנולוגיות מובייל נוחות ויעילות.

כך הם יכולים לדווח בסלולר על תחילת וסיום עבודה, לעקוב אחר מאזן החופשה שלהם, לבקש ולקבל מהמנהל חופשה או היעדרות, להגיש דו"ח הוצאות, ועוד. והתוצאה: עובדים עצמאיים ופרודוקטיביים, ואפילו מרוצים יותר.

לא רואים את התמונה כוללת?
עסקים לא מעטים עדיין מסתמכים על מערכות מחשוב מבוזרות ושונות לניהול המשאב האנושי. כשקצב השינויים מהיר ואין זמן לאיסוף נתונים, מערכות שלא מחוברות ביניהן מקשות לקבל החלטות קריטיות.

רק פתרונות משולבים מספקים ראייה הוליסטית ומידע מרוכז ועדכני אודות כל עובד. כך, מנהלים יכולים לקבל החלטות מושכלות ובזמן אמת – מכמות האנשים הנדרשת על מנת לעמוד בעומסי העבודה, ועד לניהול נכון של שעות נוספות – החלטות המשפיעות מיידית על עלויות העבודה, ניהול התקציב והרווחיות. 

מתעלמים מציפיות העובדים?
בכדי לשמר עובדים טובים ולגייס טאלנטים חדשים, מנהלים צריכים לנקוט גישה פרואקטיבית ולהבין מהן ציפיות העובדים.

הדרך הטובה ביותר לחוש את ה'דופק' של הארגון, היא לנהל דיאלוג רציף ופתוח בין המנהלים לעובדים. תהליך הבנת ותיאום ציפיות היה מאז ומתמיד חלק מתהליך הערכת העובדים. כל ארגון מתקדם מבין שכיום לא ניתן לבצע תהליך כזה אחת לשנה, ורק באמצעות מערכות חדשניות להערכת עובדים, יוכל לקיים דיאלוג רציף וקבוע עם עובדים, ולתת למנהלים כלי חשוב להבנת צרכיהם.

לסיכום: ניהול נכון של המשאב האנושי הוא משימה מורכבת, שגם טובי המנהלים עלולים לטעות בה. אל תתנו לתהליכים ידניים או חצי-אוטומטיים, למערכות מחשב שלא ממש מדברות האחת עם השנייה, וכדומה, לסבך את המצב עוד יותר. מה כן צריך? מערכות שמספקות תמונה מלאה ומקיפה, ותובנות בזמן אמת, המאפשרות שליטה בעלויות העבודה, הגברת פרודוקטיביות, צמצום סיכונים בשל הפרת דיני עבודה, והעלאת שביעות רצון של העובדים.

הכותב הוא מנכ"ל EMEA בחברת סינריון