Big Data כמנוף לשיפור ביצועים בארגון

מסקר שנערך על ידי IDG, עולה כי 78% מהארגונים טוענים שאיסוף וניתוח מידע הינו בעל פוטנציאל רב לשנות באופן יסודי את הדרך שבה החברות עושות את עסקיהן בשנים הקרובות. לצורך המחשה, בשנתיים האחרונות נוצר יותר מידע מסך כל המידע שהיה קיים קודם לכן בהיסטוריה, והוא ממשיך לגדול בקצב של כ-35% בשנה.

מציאות חדשה זו, הופכת את מאגרי המידע לנכס המשמעותי ביותר. אך יחד עם זאת, היא מביאה עימה אתגרים רבים, למשל, חוסר ניהול ומיקוד בצורה נכונה של המידע עלול לייצר "הצפה" של דו"חות ונתונים אשר אינם נותנים ערך ממשי, גוזלים זמן רב ומשאבים של מנהלים ועובדים, ומסיטים את המיקוד העסקי.

על מנת לתת מענה לאתגרים הקיימים ולמנף את המידע, הביג דטה (Big Data) ביעילות לטובת הצרכים העסקיים, על הארגון לייצר תשתית ניהולית תומכת, אשר תהיה מוכוונת תוצאות ושיפור מתמיד. אבל כיצד להשתמש ולנהל את המידע בצורה יעילה יותר בארגון, כך שיניב שיפור של הביצועים הקיימים?

ניהול יעיל ואפקטיבי של זרימת המידע ממקורות פנימיים וחיצוניים

בעולם של ריבוי נתונים, מתגבר הצורך באיסוף, ריכוז וניהול המידע במקום אחד מרכזי, להצגת תמונה עסקית מלאה. למרות כניסתם של כלים ופתרונות טכנולוגיים, כגון: מערכות BI (ר"ת Business Intelligence), אנו עדים לכך שבארגונים רבים, התמונה העסקית המתקבלת הינה חלקית, ובכך מצריכה שליפה ועיבוד רב של נתונים בצורה ידנית, לצורך הצגתם למקבלי ההחלטות.

על מנת שניתן יהיה להפיק את המרב מהמידע הקיים, נדרשת הגדרה של מהו המידע החיוני והרלוונטי לתמיכה בתהליכים העסקיים, ריכוז ומתן גישה נוחה למידע, שילוב של יכולות אנליזה וניתוח מתקדמות, וכן יצירת מנגנוני ניהול, שליטה ובקרה על בסיס שוטף.

מיקוד המנהלים והעובדים במידע החשוב באמת לארגון

במקרים רבים הדו"חות והנתונים משמשים בעיקר את ההנהלה ולא מחוברים למנהלים והעובדים "בשטח". ללא יצירת מעורבות מלאה של המנהלים והעובדים, תוך הכוונה ומיקוד במידע החשוב לארגון, יכול להיווצר פער בין רצון ההנהלה להשגת היעדים והמטרות לבין היישום בפועל.

כדי שההנהלה תוכל לוודא שהחברה פועלת כנדרש, עליה לסנכרן בין היעדים והמטרות לתכניות העבודה השנתיות, תוך קביעת מדדים ו-KPI's (ר"ת Key Performance Indicators) בכל הרמות הארגוניות – מרמת ההנהלה ועד רמת המחלקות והעובדים, תוך יצירת שפה ארגונית משותפת ואחידה. כתוצאה מכך, המנהל והעובד מבינים בצורה ברורה מה הציפייה מהם, וכיצד הפעילות שלהם תורמת להשגת היעדים של החברה.

שימוש נכון במידע

הגדרת המדדים והיעדים ברמת כל מנהל ועובד הינה השלב הראשון בדרך לשימוש נכון במידע במטרה לשפר את ביצועי הארגון, העלאת התפוקות ושיפור השירות ללקוחות

לצורך היישום, נדרשת הטמעה של המדדים במערכת מידע תומכת בכדי לאפשר הצגת המידע בזמן אמת, ובמקביל לבנות תהליכים חדשים, שגרות עבודה וניהול ובקרות מותאמות לאיתור וטיפול מהיר בחריגים, וזיהוי הזדמנויות לשיפור. בנוסף, אחד המפתחות להצלחה, הינו התמודדות עם חששות והתנגדויות של המנהלים והעובדים, אשר רגילים לשיטת עבודה מסוימת. קיימת חשיבות רבה לניהול השינוי בקרב כלל העובדים, ביצוע הכשרות והדרכות למנהלים והטמעת תרבות ארגונית חדשה מוכוונת מדידה ושיפור ביצועים, בהובלה מצד ההנהלה הבכירה.

זוהי רק תחילתה של המהפכה והפוטנציאל הוא אדיר. שימוש נכון במידע בשילוב של טכנולוגיות חדשניות, טומן בחובו הזדמנויות עסקיות חדשות וצפוי לשנות את פני המשחק. החברות אשר ישכילו לראות את התועלות ויקימו תשתית אפקטיבית ומערך ניהולי ותפעולי תומך, יוכלו להקנות לעצמם יתרון תחרותי ביחס למתחריהן בשנים הבאות.

הכותב הוא מנהל ושותף בתחום שיפור ביצועים פיננסים, ERGO Consulting Group