"אנשים ומסמכים – מערכת יחסים של אהבה ושנאה שאי אפשר לנתק"

"אנחנו בתקופה של חידושים רבים ותקינה חדשה, וכאחד שעוסק שנים רבות בניהול מסמכים, לצד הרבה פתרונות טכנולוגיים, אני יכול לומר במפורש שלא פחות חשוב הוא להתייחס בתרבות הארגונית לפסיכולוגיה שנמצאת מאחורי הקלעים, ועל מערכת היחסים שלנו כאנשים עם המסמכים. זו מערכת יחסים מורכבת וסבוכה, עם תלות שהיא עד רמת הטפילות – זו מערכת יחסים של אהבה ושנאה שאי אפשר לנתק", כך אמר אשר גליקמן, סמנכ"ל לקוחות, שיווק וניהול מסמכים ויידע במטרופולינט בפתיחת כנס KMDM – ניהול מסמכים וידע החמישי שנערך אתמול.

גליקמן, יחד עם ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledge, הנחה את הכנס שנערך באולם האירועים LAGO שבראשון לציון בהפקת אנשים ומחשבים. הכנס משך אליו את המקצוענים בתחום שהציגו וזכו לראות פתרונות, סיפורי לקוח וגם לקבל מידע על השינויים שעובר ענף ניהול הידע והמסמכים.

צילום ועריכת וידיאו: ליאור רובינשטיין

"יש להודות שהמסמכים מייצרים לנו צרה צרורה בכל פעם שאנחנו רוצים להתקדם, כי אנחנו נדרשים לתת פתרונות עסקיים בארגונים ואנחנו תלויים במשהו שלא ניתן לשתף אותו, אנחנו לא יודעים לגמרי מי אחראי להם ואיך מתייגים אותם ואנחנו צריכים אותם נגישים ומהר מאוד כי אין זמן היום, ואין לנו זמן לחכות לראות מי אחראי ומתי הוא יתפנה אלינו", הוא אמר.

לדבריו התחום כבר הגיע לנקודת האל חזור שלו. " אין לנו ברירה. אנחנו צריכים להתחיל להיפרד כמה שיותר מהעולם הזה שקוראים לו מסמך ולהפוך אותו למידע, חייבים להיפרד מהתלות הזו, כי זו בסופו של דבר בעיה ולא משנה אם מדובר במסמך נייר או מסמך דיגיטלי".

"טוני רובינס, מאמן בינלאומי, אמר שהמטרה תמיד נשארת מחוץ לטווח ההשגה. זה אומר שאנחנו צריכים לחזור לארגון שלנו, ואנחנו מפסיקים להשתמש ב-'צריך', ומתחילים להשתמש ב-'חייב' – חייבים לשנות את הסטנדרט בארגונים, ואני מקווה שהתקנים שיגיעו בשנה הבאה יעזרו לארגונים להתקדם", הוא סיכם.

גבי מזרחי, יזם ומנכ"ל ComposeDoc. צילום: ניב קנטור

גבי מזרחי, יזם ומנכ"ל ComposeDoc עלה על הבמה יחד עם אלדד עומר, מנהל תשתיות ואחראי ComposeDoc באיילון חברה לביטוח כדי להציג את הפתרון של החברה ואת הדרך בה הוא יושם באיילון כדי לספק מעבר קל לעולם הדיגיטל, מהליבה ועד ההנגשה לעובדים וגם ללקוחות.

"אנחנו בעקרון מפתחים ומוכרים שני קווי מוצר עיקריים. האחד הוא פלטפורמה לתהליכים עסקיים רבים לצורך הפקה והפצה של מוצרים דיגיטליים ולהפיץ אותם, והקו השני הוא פתרונות ייחודיים להנגשת מסמכים למשתמשים עם בעיות ייחודיות – וזה בגדר חייב ולא צריך או רוצים, כי יש כבר רגולציה בנושא. אנחנו עובדים כבר עם כמה חברות וארגונים גדולים שמפיקים מאות ואלפי מסמכים ביום", אמר מזרחי.

עומר הציג את הסיבות שהובילו את חברת הביטוח לבחירה בפתרון של ComposeDoc, שרובן מגיעות מהשינוי שעובר השוק בגלל המובייל ובגלל שיותר ויותר לקוחות מצפים לקבל את התשובות לשאלות שלהם מיד.

אלדד עומר, מנהל תשתיות ואחראי ComposeDoc באיילון חברה לביטוח. צילום: ניב קנטור

"יש לנו מיליוני מסמכים בשנה, ומעבר לכך כבר היינו צריכים למצוא מענה לכך שהתקנות קובעות שאנחנו צריכים להנגיש מסמכים רבים במערכת שלנו. איילון, כמו רוב החברות הפיננסיות, נמצאת בתחרות רבה ואנחנו רוצים לאפשר ללקוחות שלנו לבצע באופן אישי פעולות, בדיוק כמו שאנחנו רוצים לספק ללקוחות שלנו את היכולת לעבוד בעידן דיגיטלי, תוך התבססות על פורמט PDF".

"אנחנו צריכים מערכת שמגיבה מהר, בטווחי זמן קצרים, לצורך הפקת מסמכים, שינויים ועדכון וכן להתמודד עם צורך בהשקת שירותים חדשים בתדירות גבוהה", סיפר עומר.

לדבריו גם למהירות הביצוע של הפרויקט, מהירות ההסבה, הייתה חשיבות בבחירה. "יש לנו כמות גדולה מאוד של אפליקציות במערכת וחיפשנו פתרון שלא יצריך אותנו לשדרג את כל התוכניות ואת כל האפליקציות כי אחרת זה היה הופך למהלך שלוקח מספר שנים. בעזרת הפתרון של ComposeDoc זה לקח לנו פחות מחצי שנה", הוא אמר.

ההיבט השלישי היה האפשרות לספק לעובדים ולסוכנים להפיק מסמכים באופן עצמאי. "ביקשנו גם מוצר שמאפשר להנגיש ולייצר מסמכים באופן עצמאי, כדי שהעסקים יוכלו להתרחש לבד בלי צורך לחכות ל-IT. זה יתרון עצום מבחינתנו. יחד עם זה גם קיבלנו ביצועים, גמישות וטכנולוגיה מאוד מתקדמת שנותנת מענה לצרכים העסקיים שלנו. לא התייחסנו לזה כטכנולוגיה בלבד, אלא כמוצר שמספק ערך עסקי", הוא סיכם.