כיצד מתמודדים עם אי הוודאות כגורם מרכזי בניהול פרויקטים?

ברחבי העולם מוכרות דוגמאות לפרויקטים שונים שנכנסו לפנתיאון של היסטוריית הפרויקטים הכושלים. הסטטיסטיקה, המבוססת על מחקר שנערך במשך 15 שנים, מדברת על כך ש-10% מכלל הפרויקטים בעולם נכשלים. בישראל יש, למשל, שני פרויקטים מפורסמים שלא עמדו, בלשון המעטה, בלוחות הזמנים שלהם: הרכבת הקלה בירושלים ונתב"ג 2000. מעטים זוכרים שהרכבת הקלה החלה לפעול בבירה באיחור ניכר ושנתב"ג 2000 נחנך ב-2004.

לכישלון של פרויקט יש כמה פרמטרים, כאשר אחד מהם הוא אלמנט אי הוודאות. הכוונה היא לחוסר יכולת לנבא שינויים או תהליכים בלתי צפויים, שגורמים לפרויקטים להיכשל או לצאת שלא כמו בתכנון. איך ניתן להתמודד עם פרמטר זה ומה ההשלכות שלו? זהו אחד הנושאים שחוקר סרגיי גרגר, דוקטורנט בתחום ניהול פרויקטים בתנאי אי ודאות.

גרגר היה הדובר המרכזי במפגש של פורום PPM&PMO מבית אנשים ומחשבים, שהתכנס השבוע ב-yes Planet בראשון לציון ואירח גם חברים מפורום המנמ"רים והמנכ"לים C3. במפגש, אותו הנחה גילי רגב, מנכ"ל Proceed ויו"ר ועדת התכנים של הפורום, נדון נושא אי הוודאות בהיבט של תפיסות ומתודולוגיות של ניהול פרויקטים – מקומיים וגלובליים.

בהרצאתו אמר גרגר כי אלמנט אי הוודאות לא עומד בפני עצמו ויש לו פוטנציאל להיות טמון כמעט בכל אחד מהפרמטרים שמוכרים בתורת ניהול הפרויקטים. "בבתי הספר מלמדים שצריך לעשות תכנון נכון, להקפיד על תקשורת בינאישית ובכל פרויקט צריך להיות צוות שמוביל", אמר. "אלא שבפועל זה לא מסתדר: לא תמיד מוצאים את קבלני המשנה הנכונים, התוכניות לא תמיד תואמות את המציאות וכך מתחיל להתהוות אלמנט אי הוודאות, שעלול להיות מאוד כואב וקריטי".

מהם הכלים לצמצום אי הוודאות? לדברי גרגר, התפיסה המרכזית שעוסקת בתחום זה היא ש-"יש להגיע להבנה שהעולם משתנה והטכנולוגית תופסות יותר ויותר נפח. הטלפון הנייד, שבעבר שימש בעיקר לשיחות בין אנשים, משמש כיום להרבה דברים אחרים, כשהחיוג הוא רק אחד מהם". בנוסף, ציין, ארגונים נדרשים ליישם במהירות רבה יותר תפיסות של אג'יליות, כלומר: להיות יותר גמישים, ולהתאים את עצמם לדור החדש של המפתחים. "על ארגונים להבין שהכלים שהיו מקובלים בכל מה שקשור לתכנון וניהול פרויקטים כבר לא רלוונטיים. ארגז הכלים הארגוני אינו מספיק", אמר.

גרגר ציין כמה טיפים שלדבריו מאפשרים להתמודד טוב יותר עם מצבי אי ודאות. "העצה הראשונה היא להגדיר נכון את הפרויקט, באופן שתואם את המציאות, כאשר אלמנט אי הוודאות הוא אחד הצירים שעליו הפרויקט אמור להתבסס", אמר. "הכלל שני הוא בחירת אסטרטגיה מתאימה – להגדיר רמות שונות של אי ודאות, שלכל אחת מהן מצרפים תוכנית פעולה בהתאם, וכן, אין מה לעשות, חייבים גם לממש את השיטה הידועה והמוכרת של ניסוי וטעייה".

דביר זוהר, מנכ"ל Simple. צילום: יח"צ

הוא הוסיף שהכלל השלישי, שגם הוא לכאורה ידוע אבל לא ממומש, הוא התאמה למציאות. "משך הזמן שחברות שורדות נמצא בעקומת ירידה מאז שנות ה-30'", ציין גרגר. "ב-1934, ממוצע השרידות של חברות היה 90 שנים, חברות שנולדו בשנות ה-70' שרדו 30 שנים ובשנות האלפיים, הממוצע הוא 15 שנים. לכן, התפיסה כיום היא שמי ששורד הוא לא החזק אלא זה שיודע להתאים את עצמו למציאות. על הארגונים להיות מעודכנים כל הזמן, לתת ללקוחות שלהם – הפנימיים והחיצוניים – את הדברים הכי חשובים להם ובכך להקטין את הסיכוי לאי ודאות".

תכנון פרויקטים ומניעת אי ודאות בעידן דור ה-Y

דובר נוסף במפגש היה דביר זוהר, מנכ"ל Simple, שדיבר על הצורך לדעת לעבוד עם דור ה-Y כחלק מההיערכות נכונה לתכנון פרויקטים ומניעת אי ודאות. "זה דור שנולד לתוך הטכנולוגיה", ציין. "לא צריך ללמד אותם מה זה סמארטפון, הם לא קוראים הוראות הפעלה והם נולדו לעולם האג'ייל. נהלים ומתודולוגיות ישנות של ניהול לא מעניינות אותם ואפילו משעממות אותם. מצד שני, הם מבינים שאי אפשר בלי כלים, ולכן החלו ליישם אותם".

אתי אילוז-וינר, מנהלת קבוצת ניהול פרויקטים ב-JCI

צד חיובי נוסף עליו הצביע זוהר הוא ש-"דור ה-Y אוהב להימדד. הם רגילים לכך מכיתה א'. הדור שלפני כן מפחד מזה – הם לא. ואין דבר יותר חשוב בניהול פרויקטים מאשר מדידה".

על נושא דומה דיברה אתי אילוז-וינר, מנהלת קבוצת ניהול פרויקטים ב-JCI, שהתמקדה בניהול פרויקטים גלובליים בעידן דור ה-Y. היא ציינה שדור זה לא ממש מתחבר למבנה ההיררכי של ארגונים גלובליים ואלה מחפשים דרכים כיצד לחבר אותם. מצד שני, גם היא אמרה שדור ה-Y אוהב מדידות ושלהימדד זה דבר מאוד מקובל בארגונים גלובליים.

ניצן שכטלמן, מומחה תשתיות מחברת סלע. צילום: יח"צ

דובר נוסף במפגש היה רן נחמן, מנהל תחום ניהול פרויקטים ב-eTORO. הוא סיפר על תהליכים שהחברה עוברת כדי להתאים את עצמה לתפיסה הנכונה של ניהול פרויקטים ולמימושם בצורה מיטבית יותר, ובכך להעצים את ההצלחה של הטכנולוגיה שלה – זירת מסחר אלקטרונית למטבעות, סחורות ומדדים, דרך האינטרנט ובאופן שקוף לכל משתמש.

כן דיבר ניצן שכטלמן, מומחה תשתיות מסלע, שציין את היתרונות שבמעבר לענן של מיקרוסופט (Microsoft), כחלק מתפיסות ניהול פרויקטים וצמצום אלמנט אי הוודאות.