"הימים הנוראים" של המנמ"ר, או: איך לעבור את אישור התקציב בשלום

החגים קרבים ועימם הימים שבין כסה לעשור – עשרת הימים הנוראים, שבהם רבים מאתנו עושים חשבון נפש ומתוודים על חטאינו במהלך השנה שחלפה. אלא שלמנמ"רים יש בתקופה הזו וסביבה "ימים נוראים" מסוג אחר, למעשה הימים הקשים ביותר שלו בשנה – ימי הכנת תוכנית העבודה והתקציב לשנה הבאה (האזרחית, כמובן).

התקופה לחוצה בארגונים, עם הרבה מהמורות ואתגרים, ולמול רצונם של המנכ"ל וסמנכ"ל הכספים להקטין את ההוצאות ולהגדיל את ההכנסות מופיעים חברי ההנהלה האחרים – אלה שתיאורי התפקיד שלהם מתחילים ב-C: ה-CMO, ה-CDO, ה-COO וכדומה, ומעל כולם ה-CIO – המנמ"ר. עלויות האחזקה השוטפות עולות באופן טבעי, עקב גידול במספר המשתמשים, צריכה נוספת של משאבים פנימיים, עליות מחירים וכדומה, והוא צריך עוד תקציב. אלא שבמקום ששאר החברים ב-"מועדון ה-C" יהיו לצדו – כולם נגדו, כי גם הם רוצים תוספת, כדי להביא את התוצאות הנדרשות מהם.

מול כל אלה עומד המנמ"ר חסר אונים, ללא זמן וללא עוזרים (שהרי, כאמור, גם אנשיו הופכים בתקופה זו ל-"אויבים", מאחר שגם הם מעוניינים בתקציבים), ועליו לראות איך הוא מקטין את התקציב ולא מגדיל אותו. המנכ"ל הלוא לא ירד ממנו עד שהוא לא יעשה זאת ויגיע לתקציב שהוקצב לו לשנה הקרובה.

לפני שאתחיל בעצות למנמ"ר המיואש, אספר לכם על שני אירועים מכוננים שאירעו לי בנושא התקציב עם מנכ"לים שמולם עבדתי כסמנכ"ל הטכנולוגיות של ישראכרט (והיו ארבעה כאלה): עם אחד ניהלתי 13 (!) דיונים בנושא התקציב, שבאחד מהם אף היה בינינו עימות שבו עצרנו רגע לפני שעברנו את הגבול; ואחר אמר לי שאו שאסכים למספר או שנתחיל לבדוק כל שורה ושורה בתקציב.

בתקופה הנוכחית של השנה, כל שנה, יש דילמה עצומה בין רצון המנמ"ר "לרצות" את המנכ"ל (גם) בכל הנוגע לתקציב – ובדרך כלל להקטין אותו ב-5%-7% – לבין הרצון והיכולת שלו להחמיץ פנים מול המנכ"ל בחודשיים הקרובים, ומאידך "לחיות" באופן סביר בשנה הקרובה.

איך מתמודדים עם הקושי בבניית התקציב?

יש כמה עצות עיקריות שאני יכול לתת למנמ"רים בבואם לנסות להסתדר עם התקציב החדש, והקטן יותר:

– אל תיכנעו מידית למנכ"ל ונסו בכל זאת להגדיל את מסגרת התקציב. עשיתי זאת באחת השנים על ידי שליחת מנהל התשתיות למנכ"ל, על מנת להציג את דרישות התקציב שלו. הוא ביקש להכפיל את הסכום עקב הצורך בחידוש מערכות בסדר גודל ענק. המנכ"ל כל כך נבהל, עד שאמר לי: "תוריד אותו מהגב שלי ונסתדר לגבי התקציב".

– בדקו מה התקציבים שמבקשים הקולגות שלכם בהנהלה. זהו קלף חשוב במשא ומתן הישיר שלכם מול המנכ"ל.

– נסו להוציא הזמנות עוד השנה, היכן שתוכלו, על מנת להקטין את התקציב שיידרש לכם לשנה הבאה.

– שיטה קיימת אבל פחות מומלצת: נסו להכניס, באופן חכם, חלק מהתקציבים של השנה הבאה תחת תקציבי המשתמשים, וכך להגדיל את התקציב שלכם בזהירות. היזהרו אם אתם בוחרים להשתמש בשיטה זו, כי המנכ"ל עלול לגלות זאת ויום אחד לרצות לבזר את התקציב שלכם בין האגפים השונים בחברה.

– רתמו את חברי ההנהלה האחרים, או לפחות את חלקם, כדי שיתמכו בכם בבקשה להוצאה גדולה כזו או אחרת, במטרה להעביר אותה ביתר קלות מול המנכ"ל. אם תוכלו לרתום את סמנכ"ל הכספים – בכלל יהיה לכם קלף מנצח.

– נסו להכניס פרויקט גדול ועתיר כסף כשורה נפרדת בתקציב. לדוגמה, "דרישת הדירקטוריון", אם זה פרויקט פיננסי שרואי החשבון "דחפו" לכם דרך הדירקטוריון, או "דרישת הרגולטור", במקרה שמדובר בפרויקט גדול, שאוכל חלק ניכר מהתקציב שלכם. תסבירו שמדובר בפרויקט גדול וחד פעמי, שלא הגיוני שייכנס במסגרת הרגילה. אם הצלחתם – אתם על הסוס: בשנה הקרובה תקבלו תקציב ובשנה הבאה תכניסו את הפרויקט כחלק מתקציב השנה הקודמת, כך שתוכלו להראות שלא הגדלתם את ההוצאות אבל בפועל, תקבלו יותר.

אם עשיתם את כל האמור לעיל והצלחתם לשמור על התקציב – לפחות באופן חלקי, אבל בעידן הזה גם זו הצלחה – הרי לכם כמה עצות נוספות, לעבודה מול אנשיכם על הנושא הפיננסי:

– רדו עם אנשיכם לפרטים בכל הנוגע לדרישות התקציב שלהם ותנסו להבין כל סעיף. גם בתקציב הפנימי שלהם יש רזרבות.

– בקשו מאנשיכם להוריד מוצרים שלא משתמשים בהם או לאחד מוצרים – המוצרים מתקדמים ומספקים פתרונות שבחלקם מכסים כלים קודמים שיש לכם.

– אמרו לאנשיכם שאתם מקצצים בשנה הקרובה 5% מכל מחלקה – באופן מפתיע, תיווכחו שבמקרה כזה, אנשיכם מוצאים מקורות חסכון חלופיים. כך גם תחסכו וגם תישארו עם האנשים.

– והכי חשוב – תחברו את אנשיכם למהות, לאחריות, לתקציב, למצב החברה, להבנה שהם חלק מחטיבת המחשוב ולא סטטיסטים בתהליך. חיבור כזה של אנשיכם יביא להתייעלות, לחיסכון ולגילוי של מקורות תקציב באופן שיפתיע אתכם.

אם טרם התחלתם להתכונן ל-"ימים הנוראים", דעו שהם בפתח. הכנה מתאימה ושימוש בכלים הנכונים יאפשרו לכם, בסופו של דבר, שנת תקציב שאתו תוכלו לספק את הצרכים המחשוביים הארגוניים.

שנה טובה ומתוקה!

הכותב הינו יו"ר פורום C3 מבית אנשים ומחשבים ומנכ"ל חברת הייעוץ BSD-IT.