מדוע פרויקטי IT נכשלים גם בעידן האג'ייל?

חלק גדול מפרויקטי הפיתוח נעשים כיום על פי התפיסה האג'ילית. התפיסה הזו נועדה להקטין באופן דרמטי את היקף פרויקטי ה-IT שנכשלים וגורמים להפסדים כספיים וכלכליים כבדים לארגונים.

עד שתפיסה זו החלה להיות מיושמת הייתה הסכמה כמעט מקיר לקיר שפרויקטי IT לעולם לא מסתיימים ולעתים נכשלים. הסיבות היו בדרך פערים גדולים מאוד בתקציבים ובין שלב התכנון לביצוע. זה עדיין יכול לקרות, כמובן, אולם מאחר שאנחנו כבר עמוק בעידן האג'ילי, נשאלת השאלה מדוע העקומה של פרויקטים שנכשלים עדיין גבוה – אמנם פחות מבעבר, אבל בהחלט לא בהתאם לציפיות.

מה עושים כדי שהפרויקט לא יגיע לבית הקברות?

מאמר מעניין שפורסם במהדורת האונליין של ה-CIO מנסה לנתח את הסיבות, על ידי דוגמאות וציטוטים מחברות מחקר שבדקו את התופעה בשנה האחרונה. המאמר מציג דוגמה לפרויקט הטמעת CRM בענן, שתוכנן, פותח ובוצע בדיוק לפי כל הכללים, כולל מעקב ואישורי הנהלה, אבל עדיין, בסופו של יום, הוגדר ככישלון.

"חשבנו שיש לנו את כל המידע על הפרויקט ועל התמיכה אבל, בסופו של דבר, המכירות לא אימצו אותו", אמר המנמ"ר של אותו ארגון שצוטט בכתבה. הסיבה: המוצר לא היה מתאים למשתמשים. מסקנה מיידית היא, אפוא: לא נכנסים לפרויקט לפני שמבינים באמת מה הלקוח צריך והאם הוא יהיה מסוגל ליישם אותו.

בתי הקברות של המחשוב הארגוני מלאים בפרויקטי פיתוח שאיש לא עשה בהם שימוש על אף שהם בוצעו לפי הספר. החיבור בין השיווק לבין המוצר חשוב מאוד, והעבודה הצמודה עם הקווים העסקיים חשובה, אולם על אף שכולם מכירים בכך, עדיין היא לא הדוקה. הכישלון של הפרויקטים איננו יתום. יש לא מעט מחקרים שמספקים נתונים המאששים את המציאות הלא נעימה הזו.

הניסיון מלמד שאף על פי שקיימות מתודולוגיות חדשות וטכניקות ניהול שנועדו מראש למנוע כישלונות, רבים מהגורמים שנוטים באופן מסורתי לשים פרויקטי IT בסיכון לכישלון נמצאים עדיין בארגון: משאבים לא מספיקים, צירי זמן אגרסיביים מדי, עלויות זלזול והתעלמות מדרישות, סיבוכים בלתי צפויים, ניהול לא תקין וטעויות אנוש – כל אלה יכולים להוביל לכישלון הפרויקט.

אחד המחקרים מראה ש-28% מהפרויקטים שנעשו בקרב ארגונים גדולים ובינוניים הוגדרו על ידי המשתמשים כנכשלים. 37% מהמשתתפים במחקר הסבירו את הכישלון בהעדר אבני דרך בהגדרת הפרויקט ויעדים ברי השגה. 19% ציינו שהסיבה היא תקשורת גרועה עם ההנהלה והיתר ציינו סיבות מוכרות אחרות, כמו התנגדות של העובדים ומימון לקוי. מחקר אחר מראה שארגונים בזבזו 97 מיליון דולר נוספים על פרויקט שהושקעו בו מיליארד דולר. כלומר: עוד כ-10%.

מחקר שלישי, של PWC, שנעשה ברבעון הראשון של השנה, הקיף 2,216 עסקים ומנהלים טכנולוגיים מ-53 מדינות שנעשים בהם פרויקטים של טרנספורמציה דיגיטלית. 64% השיבו שהפרויקטים האלה נכשלו כתוצאה מבעיה בקשר שבין ה-IT לעסקים, כאשר כל צד מאשים את השני, 58% טענו לחוסר גמישות בתהליכים ו-41% ציינו שאימצו טכנולוגיות חדשות מהר מדי.

הגדרת ההצלחה משתנה

אבל אם רוצים באמת לעמוד על הסיבות להגדרות של פרויקטים כנכשלים, מן הראוי לשים לב למה שארגון מנהלי הפרויקטים העולמי PMI אומר: לדעתם, הגדרת ההצלחה שונה כיום ממה שהייתה בעבר. המדדים המסורתיים לבחינת הצלחה של פרויקטים – היקף, זמן ועלות – אינם מספיקים עוד בסביבה התחרותית של היום. היכולת של הפרויקטים לספק את מה שהם היו אמורים לספק היא חשובה, אבל ב-PMI במילים אחרות ששביעות רצון הלקוח הסופי והשימוש שלו במוצר הם שקובעים אם הפרויקט הצליח או נכשל.

מחקר של IDC מאשש טענה זו. החברה מעריכה ש-30%-35% מכלל פרויקטי ה-IT יכולים להיחשב ככישלון מאחר שהם לא הצליחו לשנות באמת תהליכים עסקיים פנים ארגוניים. הטכנולוגיה עבדה מצוין אבל לא סיפקה את הסחורה למי שצריך אותה.

למהירות יש מחיר

השימוש בתפיסת העולם האג'ילית מביא ללחץ גובר והולך של מנהלים על אגף הפיתוח לפתח פתרונות במהירות ולהשיג יעדי שינוי וייעול בקצב רצחני. למהירות הזו יש מחיר: היא לא מאפשרת תמיד ירידה לעומק הדרישות והצרכים של המשתמשים ובסופו של דבר, עלול לגרום לעובדים לא להשתמש ביישום. כשזה קורה, ההשקעות האדירות של הפרויקט שהוגדר כמוצלח יורדות בעצם לטמיון.

אבל ההשקעה באג'יליות, שמוזילה את עלות הפרויקט, הופכת את הכישלון שלו לדבר סביל, מתקבל, בתנאי שהוא לא חוזר על עצמו. בניגוד לעבר, שאז כישלונות IT היו בגדר תקלה חמורה שהביאה לפיטורי הנהלות שלמות, כישלונות בפרויקטי אג'יליות נזקפים לזכות הסיכונים שנלקחים.

השורה התחתונה: הצלחה של פרויקט IT מחוברת כיום יותר מתמיד לא רק לצרכים של קווי העסקים, אלא גם לאנשים עצמם – אלה שעובדים במחלקת השיווק והמכירות או במחלקות אחרות שמכניסות כסף לארגון. היכולת של ה-IT לשכנע או להבין מה בדיוק צריך כל אחד מהעובדים היא ההבדל בין כישלון להצלחה והטיעונים שהכול נעשה לפי הספר ובאישור הבוס כבר מזמן אינם תירוץ. חומר למחשבה.